E-mailul

Dacă ne gândim la factorul timp, este ușor de înțeles de ce e-mailul este alegerea preferată în materie de comunicare scrisă. Avantajele utilizării e-mailului sunt următoarele:

• Este scris. Poate fi editat și verificat înainte de a fi trimis. Destinatarul îl poate citi, redirecționa către altcineva, imprima și păstra într-un dosar.

• Nu ține cont de fusul orar. E-mailul este o modalitate excelentă de a comunica ușor cu persoane aflate în tări cu diferență de fus orar față de noi.

• Este rapid. Mesajele ajung adesea la destinatar, în câteva secunde. (Pote că nu vor fi citite atât de repede, dar se vor afla în căsuța poștală a destinatarului).

• Este ieftin. Desigur, este nevoie să îți cumperi un computer și un modem și (uneori) să plătești un furnizor de servicii internet. Însă, oriunde ar fi destinatarul mesajelor tale, fiecare e-mail nu va costa mai mult decât un apel telefonic local.

• Este flexibil. Ai posibilitatea să redirecționezi sau să trimiți cu ușurință mai multe copii ale aceluiași mesaj și să atașezi documente la mesaje fără prea mare bătaie de cap.

• Poți atașa fișiere. Atât timp cât destinatarul are software-ul necesar să deschidă respectivul fișier, poți avea o foaie de lucru, un raport, fotografii, un joc, un film - aproape orice!

• Nu este invaziv. Tu hotărăști când să citești și când să răspunzi la e-mailuri.

• Poate fi clasat în funcție de priorități. Când deschizi e-mailul dis-de-dimineață, îți poți organiza mesajele în funcție de prioritățile din ziua respectivă. Problemele simple sau urgente pot fi rezolvate rapid înainte de implicarea în sarcini mai grele sau care nu necesită rezolvare în regim de urgență.

• Vezi istoricul fiecărei comunicări. Acesta este un instrument grozav care te ajută să te uiți în urmă și să îți amintești discuțiile anterioare pe un anumit subiect.

! Trebuie să evităm tentația de a ține activată tot timpul opțiunea de a fi alertați atunci când primim un e-mail. Atunci când lucrăm la un raport sau o fișă de bilanț, trebuie să ne concentrăm. Nu putem face acest lucru dacă auzim o dată la câteva minute o notificare sau dacă sunetul specific primirii unui mesaj se aude incontinuu. Astfel, ar fi indicat să dezactivăm această opțiune atunci când avem nevoie de concentrare.

E-mailul sporește eficiența

Este important să ții pasul cu tehnologia care te ajută să păstrezi legătura cu clienții și cu colegii. Însă rolul e-mailului nu trebuie exagerat. Această tehnologie minunată trebuie privită ca un instrument care sporește comunicarea, nu ca un substitut al acesteia. E-mailul ne ajută, într-adevăr să avem mai multe realizări, să fim eficienți și să dăm dovadă de profesionalism. Trebuie totuși să reținem că e-mailul este doar un mijloc suplimentar de comunicare, ce nu trebuie să înlocuiască interacțiunea umană.