Organizarea unui eveniment - bal în scop caritabil

ORGANIZATOR: Primăria Reghin împreună cu asociaţii /fundaţii din Reghin, care au ca obiect activităţi filantropice.

SCOPUL EVENIMENTULUI: Strângerea de fonduri pentru a ajuta copii care au nevoie de tratament sau operaţii în străinătate.

Scop subsidiar: întărirea sentimentului de apartenenţe la o comunitate, a coeziunii umane între cetăţenii oraşului.

ETAPELE organizării evenimentului:

1. Intrunirea comitetului de organizare format din persoanele desemnate de organizaţiile iniţiatoare- data intrunirii:15 ianuarie

La această primă intâlnire se vor stabili:

- data când va avea loc evenimentul

- locaţia

Targetul- reprezentând suma minimă necesară care trebuie realizată ca urmare a organizării evenimentului

Data se va stabili calculând timpul necesar parcurgerii etapelor premergătoare, avându-se în vedere şi evitarea unor suprapuneri cu alte evenimente, spectacole, sau chiar cu perioada de post.

Se propune 15 martie.

Locatia trebuie să corespundă ca dimensiune, posibilităţi de amenajare şi sonorizare, singura sala care îndeplineşte aceste criterii fiind sala de festivităţi a Primăriei. Reprezentantul Primăriei va urmari obţinerea aprobărilor necesare.

Suma minima care trebuie obţinută va avea două surse:

- vânzarea de bilete

- donaţii directe sau prin telefon

Organizatorii desemneaza o persoană care va răspunde de calcularea şi urmărirea bugetului evenimentului.

La acest punct se calculează costul minim estimat al evenimentului şi propun modalităţi de acoperire a acestuia.

Intrunirea se încheie prin stabilirea datei întâlnirii următoare, 22 ianuarie, cât şi a temelor care vor trebui abordate : stabilirea meniului, a programului, a listei de invitaţi, recalcularea costului in funcţie de sponsorizările sau contribuţiile anunţate.

2.La a doua întrunire organizatorii vor stabili:

- forma şi textul invitaţiilor, persoana desemnată cu executarea lor, termenul de realizare şi de distribuire, lista persoanelor care vor primi invitaţii- personalităţi din zona culturii, politicii şi mass-media din judeţul Mures dar şi din Cluj.

- programul evenimentului, pe ore.

- invitarea directorului televiziunii locale pentru a discuta posibilitatea transmiterii în direct a evenimentului şi de a asigura o legatură telefonică pentru donaţii, precum şi difuzarea unui spot pentru promovare. In acest sens, se alcatuieşte textul, propunandu-se vizionarea lui în cadrul întâlnirii din data de 28 ianuarie. O alta propunere constă în realizarea unui interviu cu Primarul in care să fie abordat acest subiect, în scopul de a face cunoscut evenimentul şi de a sublinia importanţa care se acordă acestuia chiar de câtre Primar, de a face cunoscut scopul caritabil al Balului în rândul cetătenilor orasului.

- formaţiile de muzică şi cântăreţii care vor concerta în cadrul evenimentului. Având în vedere specificul balului se va opta pentru muzică de café concert –alternând cu muzica internaţională - de referinţă evergreens şi muzică de dans,

- se desemnează persoana care va răspunde de designul interior al salii de bal, tema: primăvara, flori.

- meniul propus de organizatori este bufetul suedez, care va fi amenajat de o firmă de catering şi va conţine un sortiment bogat de gustări reci, calde, salate, dulciuri şi fructe

Separat va fi amenajat un bar pentru prepararea cafelei, cocktailurilor cu şi fără alcool şi servirea băuturilor alcoolice şi sucurilor.

Se calculează numărul personalului necesar şi sarcinile fiecăruia în cadrul evenimentului: garderobier, ospătari, barman;

Se stabilesc modalităţile de aprovizionare a materiilor prime pentru preparatele culinare şi a băuturilor- analizăndu-se propunerile de sponsorizare.