Sistemul de Informare și Metodologia de Exercitare a Controlului Financiar

Cap. 1. SURSELE DE INFORMAȚII PENTRU CONTROLUL FINANCIAR

Conducerea presupune un sistem de comunicații care să asigure transmiterea clară, precisă, completă și rapidă a informațiilor, instrucțiunilor, ordinelor, directivelor necesare bunului mers al activității. Sistemul de informare implică controlul asupra fundamentării și executării deciziilor. Conducerea bazată pe un sistem adecvat de informare duce la creșterea posibilităților de efectuare a controlului asupra modului de desfașurare a activității economico-sociale.

Evidența și controlul sunt esențiale în conducerea activității economico-sociale bazată pe criterii de profit, implicând ordine și disciplină economică și financiară. Necesitatea ordinii și disciplinei economice și financiare determină și necesitatea evidenței stricte și a controlului riguros și sistematic asupra mijloacelor materiale și bănești, proceselor economice și rezultatelor obținute. Organizarea rațională și clară a evidenței și controlului asigură disciplina economică, contractuală, gestionară și financiară.

Controlul nu se confundă cu evidența, cu fotografierea și reflectarea – simularea dinamicii economico-sociale. Evidența este atât sintetizarea reală a activității economico-sociale, cît și controlul asupra mersului cantitativ al activității economice și al rezultatelor financiare obținute.

Sistemul de evidență reprezintă sursa esențială de informații pentru controlul financiar. Pentru a se obține o imagine fidelă a activității economico-financiare controlate este necesar ca sursele de informații ale controlului să fie reale, legale, corecte și de calitate .

Sub acest aspect , în sfera controlului se cuprind , mai întâi obiective privind întocmirea documentelor primare, cu respectarea condițiilor de formă și de conținut, cât și organizarea și conducerea evidenței tehnic-operative și contabile, cu respectarea normelor metodologice.

În consecință, sursele de informații pentru controlul financiar pot fi grupate în:

• Sistemul de documente primare;

• Sistemul de evidențe tehnic-operative și contabile;

• Formularele cu regim special .

Datele cuprinse în sursele menționate au o sferă foarte largă de utilizare în exercitarea controlului financiar, întrucât aici este reflectată întreaga activitate economică și financiară. În acțiunile de control sunt utilizate și alte informații, cum ar fi cele rezultate din ordine interioare, corespondență, declarații fiind de o largă utilizare în descoperirea cauzelor unor deficiențe sau abateri, constituindu-se ca un suport ajutător.

1.1 Exercitarea controlului financiar pe baza documentelor primare

Potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, unitățile patrimoniale ( regiile autonome, societățile comerciale, societățile agricole, societățile bancare, unitățile de asigurări sociale, unitățile cooperatiste, asociațiile și celelalte persoane juridice, precum și persoanele fizice care au calitatea de comerciant ) consemnează operațiile economice și financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fișe și alte documente contabile.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice și financiare, constituie, de regulă, surse de informații pentru toate formele evidenței. În același timp, documentele primare servesc pentrru informarea operativă a conducerii agenților economici .

Caracteristica esențială a documentelor constă în faptul că reflectă situația patrimonială și angajează răspunderea materială, iar pe baza lor se exercită controlul financiar de gestiune. De aceea, documentele trebuie să îndeplinească anumite cerințe atât în ceea ce privește structura, cât și circulația și păstrarea lor, indiferent de mijloacele utilizate pentru întocmirea lor și prelucrarea datelor. Astfel, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ de către contabilitate și control să conțină unele elemente obligatorii, cum ar fi:

− denumirea documentului

− denumirea și sediul unității care îl întocmește

− numărul și data întocmirii

− menționarea părților care participă la efectuarea operației ( când este cazul )

− datele cantitative și valorice ale operației efectuate

− semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operației, ale celor care au sarcina exercitării controlului financiar preventiv sau dreptul să aprobe operațiile respective.

În condițiile automatizării culegerii și prelucrării datelor, documentele primare se adaptează la cerințele exploatării raționale a diferitelor tipuri de sisteme electronice de calcul. În condițiile prelucrării datelor cu aceste sisteme de calcul, documentele se grupează în două categorii:

• documente de intrare, adică documentele primare din care se preiau date pentru a fi prelucrate cu ajutorul mijloacelor de calcul;

• documente de ieșire, respectiv documentele care se întocmesc și se obțin cu aceste mijloace .

În practica automatizării prelucrării datelor se folosesc procedee care asigură transpunerea directă a datelor de pe documente pe alți purtători tehnici de date, simultan cu întocmirea documentelor primare. Dezvoltarea sistemelor electronice de calcul a făcut posibilă înlocuirea documentelor primare tradiționale cu suporți tehnici de informații, care îndeplinesc, atât rolul de documente primare cât și pe acela de suport tehnic de date necesare prelucrării lor în continuare.