Birotică

INTRODUCERE

În actuala revoluţie tehnico-ştiinţifică informatica, telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei au devenit priorităţi incontestabile dar cu largi aplicaţii în viaţa ştiinţifică, economică şi socială. În acest context a apărut o disciplină relativ recentă: birotica – termenul fiind introdus în limbajul cotidian în jurul anului 1976. Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou depăşind cadrul tehnic al proceselor administrative.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă o dată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care au pătruns în orice birou şi în orice secretariat al unei organizaţii sau instituţii sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative.

Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de secretariat şi de birou în toate domeniile de activitate.

Pe de altă parte biroul în general, secretariatul în special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană; secretariatul a căpătat funcţii şi roluri multiple şi complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformări sunt valabile şi în cazul societăţii româneşti.

Principalele funcţii care revin secretariatului în prezent sunt următoarele: prelucrarea informaţiilor, documentarea, funcţia de reprezentare, funcţia de filtru şi legătură pentru solicitări de contacte cu conducerea, funcţia de asistare directă a managementului.

După cum se poate observa în activitatea de secretariat şi în aceea a secretarelor (asistent manager) predomină procesele informaţionale şi decizionale, informaţia oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informaţii şi de decizii ocupând o pondere importantă într-o organizaţie.

În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activităţi şi tehnici de lucru specifice (activităţi de documentare, corespondenţă, protocol, arhivare de documente ş.a.).

Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conţine noţiuni teoretice, dar şi practice, referitoare la activitatea de secretariat şi asistenţă managerială.

Astfel acesta furnizează noţiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotică, managementul şi marketingul, într-o organizaţie, noţiuni de drept administrativ şi comercial. Totodată lucrarea cuprinde, în cea mai mare parte, noţiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, funcţiile secretariatului modern, organizarea şi prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme româneşti de drept administrativ şi comercial.

Am considerat util să furnizăm celor interesaţi atât noţiuni teoretice cât şi practice, deoarece în prezent nu există în România o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat şi asistenţă managerială adaptat la realităţile româneşti.

Lucrarea a avut drept obiectiv să trateze principalele activităţi ale secretarelor (asistent manager) şi ale secretariatului.

Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi îmbunătăţit pe măsura atenţionării noastre de către specialişti.

Autorii sunt, cei mai mulţi, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administraţie şi Secretariat din cadrul Facultăţii de Litere a Universităţii din Bucureşti.

Desigur, prezentul manual nu epuizează problematica propusă, dar autorii nădăjduiesc că prezentul Manual de secretariat şi asistenţă managerială va fi un preţios instrument de lucru care va contribui la îmbunătăţirea şi modernizarea activităţii de birou, în special a secretariatelor şi a secretarelor (asistent manager).

1. CONCEPTUL DE BIROTICĂ

În contextul actualei revoluţii tehnico-ştiinţifice, în care informatica şi telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei sunt priorităţi incontestabile, cu largi aplicaţii în întreaga viaţă economică, ştiinţifică şi socială, definirea biroticii este o problemă necesară dar dificilă.

Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou, cu toate acestea, obiectul ei depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaţii, cu noile mijloace de stocare şi de transmitere a informaţiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică şi electronică şi în special cu noile realizări în materie de echipamente şi de programe informatice, birotica oferă noilor tehnici de procesare a informaţiei valenţe profesionale şi economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus şi prin accesibilitatea utilizării lor, au pătruns în orice birou sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvânt intrat în limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rândul său, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus în limba franceză de P. Berger şi L. Nauges, după Convenţia Informatică din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugerează domeniul biroticii – BIROUL – şi obiectivul fundamental al acesteia – AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune că termenul a început să circule în Franţa după 1982 când, într-o publicaţie de specialitate (Jurnal Oficial), găsim următoarea definiţie: “Birotica: ansamblu de tehnici şi de mijloace utilizate în automatizarea activităţilor de birou, în special a aspectelor legate de comunicaţie prin cuvânt, prin scris sau prin imagine”.

În timp au apărut numeroase încercări de a defini birotica.

În esenţă birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, de distribuţie şi de exploatare a informaţiei din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicaţiile, telematica.

Birotica s-a născut, deci, din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de birou în orice domeniu de activitate.

Într-o altă perspectivă, mai recentă, adaptată la coordonatele societăţii informaţionale spre care ne îndreptăm, birotica se conturează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel mai important loc de muncă al societăţii de azi, şi mai ales de mâine: BIROUL. Sistemele birotice facilitează procesarea, diseminarea şi coordonarea informaţiei, materia primă a oricărei activităţi de birou. Prin aceasta se încearcă înlăturarea coşmarului birocratic.