Conceptul de birotică

CONCEPTUL DE BIROTICA

In contextul actualei revolutii tehnico-stiintifice, care informatica si telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei sunt prioritati incontestabile, cu largi aplicatii intreaga viata economica, stiintifica si sociala, definirea biroticii este o problema necesara dar dificila.

Birotica vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou, cu toate acestea, obiectul ei depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si de transmitere a informatiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica si in special cu noile realizari in materie de echipamente si de programe informatice, birotica ofera noilor tehnici de procesare a informatiei valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un cuvant intrat in limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la randul sau, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus in limba franceza de P. Berger si L. Nauges, dupa Conventia Informatica din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaza domeniul biroticii – BIROUL – si obiectivul fundamental al acesteia – AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune ca termenul a inceput sa circule in Franta dupa 1982 , intr-o publicatie de specialitate (Jurnal Oficial), gasim urmatoarea definitie: “Birotica: ansamblu de tehnici si de mijloace utilizate automatizarea activitatilor de birou, in special a aspectelor legate de comunicatie prin cuvant, prin scris sau prin imagine”.

In timp au aparut numeroase incercari de a defini birotica.

In esenta birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, de distributie si de exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara insa a se substitui disciplinelor inrudite: informatica, telecomunicatiile, telematica.

Birotica s-a nascut, deci, din necesitatea integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu tehnicile de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, urmarind cresterea performantei si calitatii muncii de birou in orice domeniu de activitate.

Intr-o alta perspectiva, mai recenta, adaptata la coordonatele societatii informationale spre care ne indreptam, birotica se contureaza ca un proces de automatizare flexibila aplicat la cel mai important loc de munca al societatii de azi, si mai ales de maine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaza procesarea, diseminarea si coordonarea informatiei, materia prima a oricarei activitati de birou. Prin aceasta se incearca inlaturarea cosmarului birocratic.

Astazi birourile au trei roluri organizationale importante:

1. Coordoneaza si conduc munca lucratorilor dintr-o organizatie.

2. Integreaza munca realizata pe toate nivelurile cu functiile din organizatiile respective.

3. Cupleaza organizatia cu mediul, integrand informational clientii si furnizorii.

Pentru a indeplini aceste roluri, in general, birourile desfasoara cinci mari activitati:

1. Managementul documentelor.

2. Introducerea informatiilor in fisiere.

3. Conducerea proiectelor.

4. Coordonarea personalului.

5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor si a grupurilor.

Prima dintre acestea consuma aproximativ 40% din efortul total, celelalte activitati ocupa restul de 60% in mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotica se impune sublinierea particularitatilor si tendintelor muncii de birou, indiferent de continutul sau economic.

Astfel, o prima particularitate o constituie predominanta proceselor informationale si decizionale. Informatia, materia prima a oricarei activitati de birou, ofera suportul deciziei manageriale in orice sistem si organizatie economico-sociala.

O alta particularitate o reprezinta ponderea mare pe care o ocupa comunicarea de informatii si de decizii, prin cele doua forme ale sale: orala si scrisa.

In Romania, termenul de birotica a capatat o circulatie larga dupa 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influenta combinata a urmatoarelor circumstante:

- Transformarea sociala care a permis dezvoltarea proprietatii private, fenomen ce a dus la crearea intreprinderilor mici si mijlocii. Acestea si-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesionala a calculatoarelor personale (PC).

- Evolutia tehnologica mondiala care a permis descentralizarea accesului la informatie prin cresterea extraordinara a numarului de calculatoare personale si a celorlalte echipamente informatice.