Managementul proiectelor în întreprinderi

INTRODUCERE

Managementul de proiecte este disciplina[1] de planificare, organizare şi gestionare a resurselor cu scopul de a aduce la finalizarea cu succes a scopurilor şi obiectivelor specificate de către un proiect.

Un proiect este un complex de acţiuni finite avînd specifice datele de începere şi de finalizare; acţiuni întreprinse pentru a crea un produs sau un serviciu care aduce o schimbare benefică sau o creștere în valoare a acestuia, caracteristica de „finit” constituind diferenţa proiectului de procese, sau de operaţii, care sunt sau semi-permanent sau integral repetitive în scopul producerii acelaşi produs sau serviciu[2] . În practică gestionarea acestor două sisteme este considerată a fi destul de diferită şi ca atare necesită dezvoltarea unor abilităţi tehnice distincte, precum şi adoptarea separată a strategiilor de management. Principala provocare a managementului este de a realiza toate obiectivele din proiect respectînd un set de constrîngeri, de obicei de timp, buget sau domeniu de aplicare. A doua provocare, fiind una mai ambițioasă şi greu de realizat e de a optimiza prealucrarea resurselor şi integrarea lor pentru a corespunde obiectivelor predefinite[1].

Managementul proiectelor ca disciplină a fost dezvoltat din sferele construcţiilor, a apărării militare şi a ingineriei[1] şi recunoscut în jurul anilor ’50 în SUA, ca o disciplină desprinsă de la disciplina Management. Iniţial managementul proiectelor se rezuma la diagrame Gantt şi cîteva instrumente simple. Dea lungul timpului aceasta ştiinţă s-a dezvoltat şi format pentru a servi necesităţilor industriei, în particular şi a industriei IT.

O abordare identifica o serie de paşi ce trebuie executaţi . Există cîteva moduri de abordare a proiectelor; vor fi descrise scurt cele mai importante şi cunoscute.

Abordarea Tradiţionala. Constă din cinci nivele: etapa de iniţiere, etapa de planificare şi proiectare, etapa de producere, etapa de monitorizare şi control, etapa de închidere. Această abordare de obicei este destul de comodă şi larg folosită, fiind destul flexibilă.

Abordarea “Lanţ critic”, această abordare pune cel mai mare accent pe resursele necesare, fiind o aplicare a teoriei constrîngerilor, scopul fiind creșterea vitezei(ratei) de execuţie a proiectelor în interiorul unei organizaţii. Deci pentru a respecta constrîngerile, resursele companiei sunt alocate “lanţului” de sarcini mai critic, care are prioritate, iar planificarea constă în faptul că managerul trebuie sa aibă grijă ca sarcinile sa fie gata să starteze imediat ce s-au eliberat resursele necesare.

Abordarea Managementul Extrem. De multe ori abordările descrise mai sus nu sunt destul de optime, mai ales pentru companiile ce dezvoltă mai multe proiecte simultan. Proiecte(mai bine zis activităţi în cadrul proiectelor) ce se întind pe cîteva săptămîni aduc deseori la o manevrabilitate scăzută şi cheltuieli inutile. Managementul extrem e împărțit în cicluri cele mari durînd luni cele mici zile/ore în dependenţă de necesitatea de manevrare, astfel păstrînd consistenţa fazelor dar şi flexibilitatea lor dea lungul tuturor proiectelor.

Abordarea lanţ de evenimente. Aceasta abordare se bazează pe identificare evenimentelor sau a lanţurilor de evenimente care pot sau vor afecta proiectul în curs de dezvoltare. În aceasta metodă de management se introduce noţiuni ca moment de risc probabilistic, eveniment critic ş.a. accent punîndu-se pe reacţionarea la aceste evenimente.

PRINCE2(eng. PRojects IN Controlled Environments) Este o metodă de management definită într-un cadru bine determinat, ea descrie proceduri de coordonare a persoanelor şi activităţilor de proiectare şi coordonare a proiectelor, comportamentul la devieri ş.a. În fiece proces al acestei metode sunt specificatele intrările, ieşirile şi ţelurile cheie ce trebuie urmărite, ceea ce dă control automat al devierilor de la plan.

Managementul bazat pe procese este o dezvoltare de mai departe a noţiunii de control al proceselor şi de managementului bazat pe procese, la acest capitol face parte şi Agile Project Management, care se bazează pe managementul interacţiunilor între persoane, fondat pe baza colaborării între membrii unui proiect. Acest management constă în împărţirea proiectelor în sarcini mici, care mai apoi sunt adaptate conform comodităţii, în locul planificării unor activităţi fixe şi de durate mai mari.

RUP (eng. Rational Unified Process) este o abordare iterativă în managementul proiectelor soft, creată de Rational Software, companie din cadrul gigantului IBM. RUP diferă prin faptul că nu este un proces concret şi singular, dar mai degrabă un proces adaptabil, intenţionat să fie modelat de organizaţii şi echipe de creare produse pentru a le îndeplini necesităţile. RUP constă din următoarele faze: Intercepţia, care identifică scopul iniţial al proiectului şi o potenţială arhitectură; elaborarea, care constă în demonstrarea arhitecturii; construirea, ce constă în dezvoltarea unui produs de piaţă şi tranziţia care constă în startarea aplicaţiei şi integrarea în mediul de business.

Indiferent de modul de abordare, o atenţie deosebită trebuie acordată pentru a clarifica obiectivele proiectului şi mai important, a rolurilor şi responsabilităţilor participanţilor şi a părţilor interesate. Fazele “Proiectare” şi “Executare” în mod normal sunt în toate abordările execuţiei Managementului Proiectelor, deoarece tematica proiectului este bazată pe aceste doua faze ce se vor descrie detaliat.