Managementul Proiectelor IT

Introducere

Managementul proiectelor constă în aplicarea cunoștințelor, capabilităților, instrumentelor și tehnicilor specifice pentru activitățile unui proiect, care au obiective, scopuri și cerințe definite, referitoare la timp, costuri, calitate și parametri de performanță, activități considerate ca importante și adecvate pentru finanțare. Timpul, costul,calitatea și performanțele sunt constrângeri pentru proiect.

Importanţa, tot mai accentuată, a noilor tehnologii informaţionale atât sub aspect hardware cât şi software, în aproape toate domeniile de activitate, îşi pune amprenta şi asupra managementului prin proiecte.

Aplicaţiile informatice specializate în domeniul managementului prin proiecte sunt instrumente foarte puternice de înregistrare a sarcinilor şi activităţilor proiectului, de gestiune în timp real a resurselor implicate, de calcul, de urmărire în timp a realizării, abaterilor şi nu în ultimul rând de analiză şi prezentare a rapoartelor a proiectului.

Efectele benefice ale unei astfel de aplicaţii, asupra gestiunii eficiente şi finalizării proiectelor au fost demonstrate de către practica de specialitate. Astfel avantajele utilizării în managementul prin proiecte a aplicaţiilor specializate pentru acest domeniu, pot fi următoarele:

- Dezvoltarea unui plan de proiect foarte complet. Utilizatorii aplicaţiei sunt obligaţi să identifice toate detaliile legate de activităţi şi resurse, detalii necesare în mod obligatoriu pentru corelarea relaţiilor între faze, sub-faze şi respectiv cu bugetul proiectului;

- Efectuarea rapidă şi exactă a tuturor calculelor necesare proiectului. Pe baza datelor introduse, calculatorul permite calculul şi afişarea unor serii de rapoarte şi diagrame atât pe parcursul realizării proiectului cât şi la finalizarea lui. Astfel, poate fi identificat cu uşurinţă costul efectiv, abaterile de cost cât şi modul de încadrare în termene a proiectului la un anumit moment dat;

- Determinarea în timp real a problemelor şi abaterilor apărute în legătură cu elementele proiectului. Ţinând cont, în mod cronologic, de o serie de constrângeri, limite şi condiţii în legătură cu activităţile şi resursele proiectului, avertizează în mod automat despre necorelaţii sau anomalii apărute. Cele mai întâlnite avertismente sunt legate de, depăşiri de termene, depăşiri de buget, apropierea unor termene limită (deadline), ş.a.;

- Distribuirea (comunicarea) rapidă a proiectului atât între membrii echipei cât şi altor personae (organizaţii) implicate. Aplicaţiile informatice specializate pot comunica datele şi fazele proiectului atât sub forma unor rapoarte tipărite cât şi sub forma unor fişiere. Avantajele cele mai mari sunt oferite în condiţiile utilizării acestor aplicaţii în cadrul reţelelor de calculatoare.

- Comunicarea şi integrarea proiectelor, sub-proiectelor, fazelor dintr-un proiect pe INTERNET.

Managementul de proiect este procesul planificării, organizării şi conducerii sarcinilor şi resurselor pentru a realiza un obiectiv definit, de obicei cu constrângeri legate de timp, resurse sau costuri. Un plan pentru un proiect poate fi simplu, de exemplu, o listă de sarcini cu datele iniţiale şi finale scrise pe o foaie de hârtie sau poate fi complex, de exemplu, mii de sarcini şi resursele aferente, alături de un buget de milioane de dolari.

Majoritatea proiectelor au activităţi comune, cum ar fi împărţirea proiectului în sarcini uşor de realizat, programarea sarcinilor, comunicarea lor în cadrul echipei şi urmărirea acestora pe perioada desfăşurării lucrului. Toate proiectele cuprind trei etape majore:

• Construirea planului;

• Urmărirea şi conducerea proiectului;

• Închiderea proiectului.

Cu cât aceste etape sunt realizate mai bine, cu atât este mai mare posibilitatea obţinerii unui proiect de succes.

Trei factori care stau la baza fiecărui proiect:

• Timpul: timpul necesar realizării proiectului care este reflectat în planul acestuia;

• Banii: bugetul proiectului realizat pe baza costurilor resurselor: personal, echipament şi materiale, necesare îndeplinirii sarcinilor;

• Scopul: obiectivele şi sarcinile proiectului şi timpul de lucru necesar pentru a le efectua.

Aceşti factori reprezintă triunghiul proiectului. Ajustarea unuia dintre aceste elemente le afectează pe celelalte două. Chiar dacă toate cele trei elemente sunt importante, de obicei, unul dintre ele va avea o influenţă mai puternică în cadrul proiectului.

Relaţia dintre aceste elemente diferă de la un proiect la altul şi determină tipurile de probleme cu care vă veţi confrunta şi soluţiile pe care le puteţi folosi. Ştiind care vă sunt punctele slabe şi cele forte veţi putea mai uşor să vă planificaţi şi să conduceţi proiectul.