Sisteme informatice și protecția datelor în mediul de afaceri internațional

INTRODUCERE

În lumea de azi, managerii sunt confruntați cu probleme complexe și situații noi. Ei trebuie să asigure folosirea eficientă a resurselor și în același timp să găsească căi pentru garantarea pe termen lung a eficienței organizației în care lucrează.

Eficiența include și abilitatea de a identifica direcțiile corecte și sigure pentru viitor (produsele și serviciile necesare cele mai bune tehnologii de urmat, cele mai bune structuri organizatorice de aplicat, metode și tehnici de management de utilizat, recrutarea celor mai buni specialiști). Eficiența necesită totodată abilitate de adaptare în vederea realizării acestor situații noi.

Planificarea, transpunerea în practică și adaptarea la schimbările survenite în mediul ambiant al organizației rămâne una dintre cele mai importante provocări cu care se confruntă astăzi managerii, atât în sectorul privat cât și în cel public.

Obiectivele propuse constau în înțelegerea necesității unui astfel de sistem în perioada contemporană, determinarea punctelor cheie în momentul implementării și evidențierea aspectelor teoretice în cadrul exemplelor practice.

Abordarea problemelor cu care se confruntă organizațiile, explorarea modului de abordare a acestora și propunerea de o schemă de depășire a acestor probleme reprezintă un scop în plan secundar pentru studiul efectuat

Un sistem de planificare a resurselor este un sistem complet integrat de management al afacerilor care acoperă zone funcționale ale unei întreprinderi cum ar fi logistica, producția, finanțe, contabilitate și resurse umane. Acesta organizează și integrează procesele și fluxurile de informații pentru utilizarea optimă a resurselor, cum ar fi oameni, materiale, bani și echipamentele tehnice.

Cu alte cuvinte, integrarea aplicațiilor, producerea de informații în timp real și în special informații pentru luarea deciziilor în mod clar afectează procesele de afaceri și în particular practicile contabile ale beneficiarilor ERP. Beneficiile adiționale obținute, deși într-o măsură mai mică, implică reduceri de timp pentru închiderea conturilor și întocmirea situațiilor financiare.

Mai mult, ”îmbunătățirea procesului de luare a deciziilor”, ”utilizarea sporită a analizei raportului financiar” și ”îmbunătățirea funcției de audit intern”, de asemenea, au fost citate.

Corelația dintre noțiunile teoretice și dezvoltarea unei aplicații de stocare a datelor ajută utilizatorii acestui sistem să înțeleagă în detaliu elementele principale care stau la baza succesului implementării sistemului ERP.

1. CONCEPTUL ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

1.1. Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) reprezintă un sistem de business complet integrat în management care acoperă toate laturile unei întreprinderi cum ar fi: logistică, producție, finanțe, contabilitate și resurse umane. Acest sistem organizează și integrează procesele operaționale și fluxul informațiilor pentru a face optimă utilizarea resurselor cum ar fi: omul, materiale, bani și utilaje.

Dezvoltarea în domeniul tehnologiilor informaționale la nivel mondial și climatul de piață competitiv au împins multe companii să-și transforme afacerile. Un sistem informatic este un grup de componente care poate crește competitivitatea și poate obține o mai bună informare cu privire la luarea deciziilor. În consecință, multe organizații decid să pună în aplicare acest sistem informatic, în scopul de a îmbunătății eficacitatea și eficiența în interiorul organizației. Cu toate acestea, o lipsă de conștientizare a problemelor dificile legate de procesul de implementare ar putea fi un impediment pentru întregul proces.

Mai mult decât atât, lipsa unei chei de succes pare a fi un obstacol serios pentru procesul de implementare a sistemului informatic. În plus, punerea în aplicare a unui sistem informatic are efecte asupra unei organizații, efecte care pot apărea drept consecințe ale procesului de afacere. Punerea în aplicare a unui sistem informatic face schimbări semnificative în gestionarea proceselor de afaceri.

Problema de evaluare a eficacității punerii în aplicare a acestui tip de sistem este foarte importantă, deoarece orice costuri majore ar avea nevoie de sprijin, în special din partea liderilor organizației. Sistemele informatice sunt combinații de hardware, software și rețele de telecomunicații pe care oamenii le construiesc și le utilizează pentru a colecta, a crea și distribui date utile în administrarea organizației .

ERP se referă la sistemul de planificare a resurselor întreprinderii, și este unul dintre cele mai populare sisteme de management ale afacerii, oferind beneficii de capabilități în timp real și de comunicare pentru afaceri în organizațiile mici, mijlocii și mari. Cu toate acestea, nu toate implementările ERP au avut succes. ERP afectează organizații întregi, cum ar fi cele de proces, oamenii, și cultura organizației; există o serie de provocări pe care companiile le pot întâlni în implementarea acestui tip de sistem.

În ultimii ani, unele universități au început să înlocuiască sistemele existente cu sistemele ERP pentru a îmbunătății managementul și administrarea. Performanțele proiectelor și sistemelor ERP sunt măsurate prin proiecte de afaceri, rezultatele acestor sisteme având efect în costul redus al producției, calitatea productivității și nu în mod subsidiar serviciile pentru clienți.

ERP colectează informații despre activitatea și starea diferitelor diviziuni ale organismului corporativ și le pune la dispoziția altor părți, care le pot utiliza în mod productiv. Informațiile sunt adăugate în timp real de către utilizatori. Orice utilizator autorizat cu o parolă validă și acces la rețea poate accesa sistemul în orice moment.

ERP este un sistem complex care încearcă să integreze toate procesele companiei, având ca scop perfecțiunea și creșterea în eficiență . Din punct de vedere funcțional, o aplicație de acest mod integrează toate funcțiile întreprinderii ( producție, cercetare și dezvoltare, resurse financiare, resurse umane, marketing), și funcțiile managementului (previziune, planificare, organizare, decizie, coordonare și control). Sistemul este axat pe integrarea tuturor departamentelor organizației, funcțiile și procesele din cadrul unui singur sistem informațional, capabil să suporte toate aceste domenii, cu cerințele lor individuale și specifice.

Fiecare departament are propriul său sub-sistem informațional, optimizat în funcție de caracteristicile specifice ale activității de dezvoltare, dar sistemul ERP combină toate caracteristicile din cadrul unui program software integrat care rulează pe o bază de date unică, astfel încât toate organizațiile pot împărtăși mai bine informații și, prin urmare, să comunice mai bine informațiile.

Sistemul ERP afectează organizațiile. Acesta ar trebui să îmbunătățească eficiența operațiunilor, să simplifice procesele de afaceri și să ușureze viața angajaților. Cu toate acestea există și mai mulți factori care ar trebui luați în considerare, astfel încât să existe posibilitatea de a merge cu un produs ERP. Mai mult decât atât, atunci când este pus în aplicare, acesta ar putea afecta în mod negativ organizațiile și poate încetini procesul de afaceri.

Multe organizații nu au obținut succesul intenționat prin implementarea sistemelor ERP, deoarece au folosit un software fără a opera modificările organizatorice necesare. Pentru a face aceste sisteme să genereze efecte pozitive se impun deseori schimbări radicale. Specialiștii susțin faptul că o exploatare eficientă și avantajele tehnologiei informaționale pot fi atinse numai în cazul în care organizațiile aplică Business Process Reengineering-BPR, în conformitate cu perspectivele lor actuale și viitoare .