Soluții Business Intelligence pentru Managementul Modern al Organizațiilor

Introducere

Sistemele Business Intelligence au un impact puternic asupra calităţii deciziilor strategice prin reducerea timpului necesar pentru a lua o decizie , aceste sisteme având capacitatea de a permite managerilor să vizualizeze datele din diverse perspective, să detalieze şi să aducă datele la nivel agregat , să interogheze diferite seturi de date , pentru a descoperi factori ce pot afecta procesul afacerii şi pentru a anticipa şi previziona schimbările din cadrul organizaţiei. Aceste sisteme au scopul de a îmbunătăţii calitatea managementului dintr-o organizaţie cu ajutorul unor noi tehnologii şi tehnici de extragere, transformare, procesare şi prezentare a datelor pentru a furniza informaţii strategice.

Sistemele BI au potenţialul de a maximiza utilizarea informaţiilor prin îmbunătăţirea capacităţii de structurare a volumelor mari de informaţii din cadrul unei companii şi facilitarea accesului către acestea. BI utilizează o cantitate mare de date colectate în timpul proceselor operaţionale zilnice şi transformă aceste date în informaţii şi cunoştinţe.

Principalele caracteristici ale unui sistem BI sunt:

• Capacitatea de a furniza informaţii reprezentative pentru managementul executiv

• Susţine activităţile strategice , precum stabilirea obiectivelor dintr-o companie, planificare şi previzionare

• Posibilitatea de a aduna, analiza şi integra date interne şi externe în profiluri dinamice ale indicatorilor cheie de performanţă

• Capacitatea de a accesa atât date istorice, cât şi date în timp real prin interogări ad-hoc, în funcţie de nevoile de informare ale fiecărui manager

Managerii de la fiecare nivel pot avea o vedere personalizată,care extrage informaţii din surse diferite şi le însumează în indicatori semnificativi. Manageri executivi au nevoie de informaţii pentru decizii la nivel strategic şi tactic , care adeseori necesită combinarea datelor din sistemele ERP cu cele din alte sisteme. Un director executiv nu poate lua o decizie în timp real bazându-se pe rapoarte detaliate , de sute de pagini, astfel rapoartele uzuale dezvoltate în urma tranzacţiilor zilnice nu mai satisfac nevoile de afaceri. Informaţiile trebuie agregate şi prezentate folosind un şablon bazat pe un model de afaceri.

Arhitectura unui sistem BI

Arhitectura unui sistem BI este structurată pe trei nivele distincte:

1. Managementul datelor

Acest nivel este reprezentat de baze de date relaţionale, depozite de date şi alte tipuri de surse de date. La acest nivel se utilizează , în general, un depozit de date care colectează şi organizează date din surse interne şi externe şi le face accesibile pentru analiză. Depozitele de date conţin atât date istorice, cât şi date curente şi sunt optimizate pentru interogări rapide şi analiză. Depozitele de date extrag, transformă şi procesează date pentru integrare la nivel înalt şi analiza datelor.

2. Managementul modelelor

Acest nivel este cel de extragere, transformare şi prelucrare a datelor. Nivelul este bazat pe diferite tipuri de modele statistice, analiză şi previziune a datelor.Aici se pot întalni tehnologii precum OLAP, data mining şi raportări analitice. On Line Analytical Processing (OLAP) este tehnologia care permite utilizatorilor să analizeze o bază de date multidimensională sau un depozit de date. Baza de date a unui sistem OLAP este proiectată pentru stocarea datelor de tip static. OLAP poate fi considerat un generator de interogări , care permite utilizatorilor să exploreze şi să analizeze informaţii atât detaliate, cât şi agregate, dintr-o bază de date multidimensională. Sistemele care folosesc baze de date relaţionale pot gestiona această situaţie folosind interogări multiple, însă în foarte multe cazuri interogările devin foarte complexe şi greu de întreţinut. OLAP depăşeşte această barieră permiţând utilizatorilor să analizeze date multidimensionale. O unitate de stocare OLAP este o unitate multidimensională numită cub - spre deosebire de denumirea de tabelă din teoria relaţională. Cubul permite stocarea datelor agregate şi ierarhice. Un cub este format din mai multe dimensiuni (pâna la 64), iar agregarea datelor se face dupa atribute denumite măsuri. O dimensiune poate avea mai multe niveluri.

OLAP oferă instrumeste pentru previzionarea datelor şi analize “what-if”.

O altă tehnologie utilizată este Data Mining , folosită în special pentru seturi de date complexe şi de mari dimensiuni. Instrumentele de data mining pot fi aplicate pe date din depozite de date şi baze de date relaţionale. Datele descoperite folosind aceste instrumente trebuie validate şi verificate , iar apoi devin date operaţionale care pot fi utilizate în procesul de decizie. Sistemele OLAM (On-line Analytical Data Mining) sunt sisteme OLAP folosite pentru data mining , pentru a descoperi informaţii noi provenite din date multidimensionale.

3. Prezentarea datelor

Nivelul de prezentare a datelor oferă o capacitate vizuală de detaliere care ajută managerii să analizeze datele prin intermediul graficelor şi să identifice relaţii complexe. Sistemele BI tind să prezinte datele într-o formă relevantă pentru decizii strategice. În cadrul acestui nivel, se pot găsi instrumente pentru raportarea şi prezentarea datelor într-o manieră accesibilă atât utilizatorilor fără cunoştinţe IT. O soluţie eficientă de a integra date este dezvoltarea unui portal Business Intelligence. Principalul scop al acestui portal ar fi de a integra date şi informaţii dintr-o gamă largă de aplicaţii pentru a permite vizualizarea unei multitudini de sisteme interne sau externe printr-o interfaţă web. Cel mai mare avantaj al unui portal BI este că poate fi oferit cu uşurinţă ca un serviciu către publicul larg.

Ciclul de viaţă al unui sistem BI

Există diferenţe majore între ciclul de viaţă al unui sistem tranzacţional şi ciclul de viaţă al unui sistem BI , care depind de caracteristicile sistemelor de decizie, însă sunt utilizate aceleaşi etape şi tehnici tradiţionale pentru dezvoltare: studiu inţial, planificare, analiză, proiectare, dezvoltare şi implementare.

În cadrul acestor etape sunt paşi folosiţi pentru modelarea caracteristicilor sistemelor BI, de exemplu:

• Orientarea către oportunităţi de afaceri , mai degrabă decât către tranzacţii;

• Implementarea deciziilor strategice, nu numai a celor departamentale sau operaţionale;

• Analiza bazată pe nevoile mediului de afaceri;

• Procesul de dezvoltare ciclică, axat pe evaluarea şi îmbunătăţirea versiunilor succesive , nu numai dezvoltarea şi livrarea unui singure versiuni.