Tehnologii informaționale gestiunea electronică a documentelor

Într-un mediu economic puternic concurential, întreprinderea care nu se preocupa de tendintele olutiei pietii sale, de noile produse si de principalii concurenti, de emergenta noilor tehnologii informationale, de stocarea a ceea ce stie si de rezolvarea a ceea ce nu stie risca sa “moara” subit.

- Ce cunostinte precise conduc la avantaje competitive precise?

- Cum sa cuantificam ce stim si ce nu stim?

- Ce cunostinte sa capitalizam?

- Cum putem masura valoarea a ceea ce stim? Dar a ceea ce nu stim?

- Ce dispozitive sociale si tehnice permit facilitarea crearii si partajarii cunostintelor?

- Putem sa stim ce “stie” întreprinderea pentru a putea actiona, nu reactiona (“Knowledge Management”)? Chiar si în situatia în care o întreprindere devine interesata de capitalul sau de cunostinte, acceptiunea este în sensul de patrimoniu. Ea se va preocupa sa elaboreze stocuri mari de norme si concepte, proceduri si brevete, gata sa fie puse în practica, dar inutile pentru a rezolva noile probleme, pentru a face fata alegerilor inedite si celor marcate de incertitudine. În fata unui asemenea mediu complex si imprevizibil, o interpretare retroactiva si rationala a informatiilor nu mai este viabila si întreprinderea risca safie depasita de situatie, iar functia de documentare (sau memorizare în general) tinde sa devina doar o munca suplimentara, administrativa fara sa reflecte realitatea economica.

În era informatiei si a dematerializarii schimburilor, cu siguranta noile tehnologii sunt o componenta tehnologica esentiala pentru capitalizarea cunostintelor si trecerea la “inteligenta colectiva”. Noii factori de competitivitate sunt stâns legati de capacitatile relationale, cooperative si cognitive ale întreprinderii. Într-o asemenea conjunctura argumentele pro GED poate nici nu ar mai trebui amintite. Totusi, doar câteva cifre:

- 80% din informatiile care circula într-o întreprindere sunt sub forma de documente eterogene si nestructurate;

- persoana lucreaza cu mai bine de 1500 de pagini pe an, cu o crestere anuala de peste 10% si îsi consacra mai bine de 50% din timpul sau pentru a citi si a scrie;

- 40% din lansarile de produse sunt întârziate de lipsa de informatii sau de documentatie;

- 90% din informatii sunt produse fara metodologii.

Între 1970 si 1985 numarul rapoartelor stiintifice accesibile prin intermediul

bazelor de date a crescut de la 52 de milioane la 2 miliarde si cresterea zilnica

este de 5000 documente. Aceasta “hemoragie informationala” a condus la un

efect invers celui scontat, majoritatea firmelor fiind în imposibilitatea de a utiliza

informatia cu eficacitate. Paradoxal, personalul însarcinat cu documentarea care

traia cu frica ca aparitia Internet-ului va conduce la disparitia locurilor lor de

munca, se regaseste astazi într-o pozitie strategica.

Primele tentative de capitalizare documentara din anii 80 au fost

deceptionante, mitul “zero hârtie” devenind rapid o utopie într-o epoca în care

calculatoarele si imprimantele laser se aflau înca în faza incipienta.

Anii 1993-1995 au marcat un pas important în dezvoltarea tehnologica:

- documentele electronice au devenit documente multimedia, integrând

text, grafice, imagini, sunet, clipuri video;

- noile memorii optice si magnetice, au ameliorat securitatea arhivarii si

au crescut foarte mult capacitatea de stocaj;

- standardele, protocoalele si sistemele de operare, sub presiunea

utilizatorilor s-au impus, autorizând schimburile interplatforme si

asigurând perenitatea dezvoltarilor;

- interfetele om-calculator s-au simplificat, asigurând informaticii

dimensiunea atât de instrument de crestere a productivitatii personale

cât si a celei de grup;

- tehnologiile informatice, de telecomunicatii si de audiovizual au fuzionat,

deschizând un câmp imens pentru noi aplicatii;

- generalizarea retelelor a suprimat distantele si întârzierile, aparând

conceptele de grup de lucru virtual, comunicatii asincrone….

Evolutia GED este marcata de doua mari etape:

- în cursul primei perioade (pâna aproape de anul 1995), justificarea

existentei unui GED era de ordin legal si administrativ: întreprinderea

era obligata, indiferent de costuri, sa-si arhiveze si gestioneze

documentatia. Ca raspuns la aceste cerinte, solutiile GED erau greoaie si

costisitoare, fiind în principal focalizate pe arhivarea electronica si

propunând doar o alternativa la micrografie. Pe parcursul acestei

perioade, piata GED-ului era destul de redusa, 90% dintre aplicatii fiind

concentrate în sectorul administratiei de stat si în cel bancar si de

asigurari.

- cea de a doua perioada a survenit dupa 1995, în momentul expansiunii

sustinute a retelelor si a Internet-ului, a fenomenului multimedia si a

dezvoltarii fara precedent a Biroticii; justificarea unui GED în aceste

Emergenta noilor tehnologii informationale si comunicationale

conditii a devenit de ordin economic si strategic. Apare necesitatea unei

întreprinderi predispuse spre cunoastere, spre învatare, aflata în

permanenta în cautarea unui cresteri de productivitate, orientata spre

avantaje competitive, factori de inovare si de calitate. Miza trece catre

procesele de munca colaborative, catre capitalizare si schimburi

informationale.

Astazi, GED-ul a devenit o componenta importanta a sistemelor

informationale ale firmelor în care ea introduce functii de gestiune sau de

prelucrare a documentelor “vii” , menite sa secondeze aplicatiile si programele

birotice. În acest nou context, utilizatorul este si producator si consumator de

informatii, modelarea sistemului informational nefiind posibila a fi efectuata decât

de catre organizatia care a produs sistemul.

Dar ce este GED-ul? Definitia data de APROGED notiunii de Gestiune

Electronica a Documentelor este: Ansamblul de instrumente si tehnici ce permit

dematerializarea, clasarea, gestionarea si stocarea documentelor pornind de la

aplicatii informatice în cadrul normal de desfasurare al activitatii într-o

întreprindere.

Care poate fi în sinteza problematica unui GED:

- Arhivare;

- Gestiunea resurselor de documentare (identificare, folosire automata

indiferent de format, dictionar, indexare, cautare);

- Gestiunea circulatiei documentelor (workflow);

- Cautarea informatiei;

- Indexarea informatiei pentru a o clasa si a o regasi ulterior;

- Restituirea informatiei;

- Integritatea si fidelitatea informatiei.

Daca aveti “munti” de informatii si doriti ca acestea sa fie regrupate pe un

suport informatic pentru a permite, pe de o parte, ocuparea a cât mai putin spatiu

(comparativ cu suportul de hârtie), iar pe de alta parte accesibilitate marita a

acestora (atât acces rapid cât si partajarea datelor), este cert ca aveti nevoie de

un sistem GED. Un astfel de sistem permite automatizarea a numeroase operatii si

în plus fluidifica informatia. Functia de fluidificare este importanta intrucat permite

reducerea importanta a timpului ce trece între momentul aparitiei informatiei si cel

al prelucrarii ei.

Gestiunea electronica a documentelor corespunde unei schimbari la nivelul:

- tehnologiei;

- al posturilor de lucru;

- al comportamentului personalului.

Bazat pe circuitul documentelor de hârtie unde informatia reprezinta putere si