Raport de cercetare - ce efect are comunicarea sau lipsa comunicării într-o organizație

INTRODUCERE

Scopul acestui raport este de se observa ce efect are comunicarea sau lipsa comunicarii intr-o organizatie. Cunoscand aceste efecte se pot lua masuri pentru a diminua sau chiar elimina situatiile nefavorabile ce pot aparea si ducand astfel atat la succesul firmei cat si la succesul personal al fiecarui individ. In primul capitol se vor puncta notiunile teoretice cu privire la comunicarea formala si informala, satisfactia la locul de munca si puterea in cadrul organizatiei si tratarea conflictului. In al doilea capitol se vor prezenta cele firme alese pentru chestionare ca in al treilea capitol sa se analizeze pe baza chestionarelor importanta comunicarii.

CAPITOLUL I

1.1. Comunicarea formală şi informală

Într-o organizaţie există mai multe fluxuri de comunicare: comunicarea formală, informală, verticală (de sus în jos şi de jos în sus), comunicarea pe orizontală. Aceste fluxuri există toate în situaţia ideală de comunicare dintr-o organizaţie.

a) Comunicarea formală

Mesajele care circulă pe canalele reglementate, prestabilite ale unei organizaţii constituie comunicarea formală. Conţinutul comunicării este legat de activitatea organizaţiei, de muncă şi de tot ceea ce este legat de aceasta. Comunicarea formală poate consta din mesaje verbale, nonverbale, scrise, sub formă de scrisori, mesaje telefonice, mesaje radio, imprimate, note interne. Chiar şi unele gesturi pot constitui comunicare formală. Mesajele sunt transmise de cei autorizaţi: pe canalele oficiale acestea ajung la cei care trebuie să reacţioneze, la oameni sau aparatură care trebuie să cunoască conţinutul acestor mesaje.

De obicei, toate comunicările formale sunt înregistrate şi păstrate în evidenţele organizaţiei. Se reţin copii ale acestora la emiţător, la receptor, la toate birourile din organizaţie care trebuie să cunoască şi să păstreze informaţia respectivă. Exemple de comuncare formală o pot constitui comenzile de lucru, rapoartele şi evidenţele financiare, rapoartele asupra vânzărilor/inventarului, declaraţiile referitoare la politicile firmei, descrierile posturilor, etc.

b) Comunicarea informală

Comunicarea formală nu îndeplineşte toate cerinţele de comunicare din organizaţie. Golul creat între cerinţele sistemului formal şi cele ale întregului sistem al organizaţiei este completat de sistemul de comunicarea informal. Acesta este alcătuit dintr-un număr mare de mesaje, crâmpeie informaţionale, păreri şi expresii ale sentimentelor angajaţilor; ea se desfăşoară pe canale dictate de necesităţile zilnice, care nu corespund cu cele ale comunicării formale. Nu se pot cataloga chiar toate tipurile de mesaje informaţionale sau căile prin care acestea circulă în organizaţie. Fără comunicarea informală, sarcinile de lucru nu s-ar putea realiza, iar organizaţia , cu cerinţe de ordin economic, social, tehnologic, psihologic nu ar putea funcţiona. Leon Festinger (Organizaţia comunicantă, Wikipedia, 2008), după ce a efectuat un număr de studii asupra comunicării, a găsit trei surse de tensiune care generează comunicarea informală între grupuri:

1. pentru a simţi apartenenţa la grup, angajaţii trebuie să-şi comunice opiniile, atitudinile importante, astfel informaţia circulă în mod neoficial în întreaga organizaţie şi între grupuri, subgrupuri.

2. angajaţii îşi exprimă speranţele şi ambiţiile în legătură cu nevoile lor de realizare, afiliere, putere.

3. angajaţii trebuie să exprime sentimente de bucurie, ostilitate, supărare, etc.

O altă sursă care s-ar putea adăuga aici este legată de rigiditatea structurii birocratice: nevoia de a ocoli canalele oficiale pentru o mai mare rapiditate a schimbului de informaţii.

Comunicarea informală operează pe canale create spontan, care există în mod necontrolat, se modifică şi există la toate nivelurile. Ele funcţionează pe lângă cele oficiale, chiar merg în paralel, mai ales când informaţia oficială este săracă sau canalul formal nu este eficient. Informaţiile care circulă pe canalele informale prezintă pericolul de transformare în zvon sau bârfă, un lucru care nu este de dorit. Deoarece aceste canale nu pot fi interzise sau desfiinţate, este necesară o funcţionare eficientă ca canalelor oficiale şi fluxul de informaţie oficială în permanenţă pentru a contracara efectul informaţiilor inexacte pe canalele informale. Canalele neoficiale de comunicare au un rol foarte activ, mai ales în reproiectarea organizaţiei, iar managerul trebuie să le cunoască pentru a putea contracara zvonurile care dăunează activităţii şi imaginii organizaţiei.

Unele organizaţii permit un acces mai “democratic” al angajaţilor la informaţiile din sistem. A. Bergman (1994) arată că într-o organizaţie informările predominante sunt descendente, iar pentru informarea ascendentă există 3 reguli implicite:

1. Dacă doreşti să fii informat vei afla.

2. Dacă nu ai iniţiative, şefii nu-ţi vor trimite informări.

3. Ignorarea a ceea ce ai fi putut să afli dacă aveai iniţiativă nu poate fi o scuză invocabilă.

1.2. Satisfactia comunicarii la locul de munca

Angajatii reprezinta una dintre resursele care pot asigura succesul companiei. Acestia sunt factori cheie in productie, marketing si vanzari, fie ca e vorba de produse sau de servicii. Pentru a obtine satisfactie, angajatii trebuie in primul rand sa se simta acceptati, iar acest lucru presupune un anumit nivel de informare. Pentru companie avantajul este acela ca angajatii informati pot sa gandeasca in stilul companiei, pot arata initiativa si pot fi implicati in procesul decizional. Colateral, este incurajata munca in echipa si, astfel, efortul depus de angajat poate creste, ca si gradul de responsabilizare. Multe companii au observat ca in masura in care au un sistem bine pus la punct de comunicare interna si un staff motivat, numarul de zile libere pe caz de boala (mai ales zile de luni si vineri), dar si numarul de erori de productie pot fi scazute in mod substantial. Beneficiul obtinut prin economiile in aceste doua directii reprezinta un plus financiar important in balanta fiscala a oricarei companii.