Comunicare Managerială

1. CARACTERISTICI ALE COMUNICĂRII MANAGERIALE

Comunicarea managerială nu poate fi privită în afara managementului. Ea reprezintă o componentă majoră, fundamentală a acestuia. Evoluţia managementului a determinat apariţia unor forme specifice de comunicare managerială pentru fiecare etapă din dezvoltarea sa. Datorită diferenţierii atribuţiilor sale şi a complexităţii acestora (ca administrator, organizează procesele existente la nivel organizatoric, ca lider decide, ia decizii, conduce eficient; ca întreprinzător acţionează în momentul potrivit pentru buna funcţionare a organizaţiei), comunicarea managerială devine o adevărată forţă, ocupând un loc central în activitatea oricărui manager.

Fiecare manager trebuie să dezvolte şi să promoveze o politică bazată pe un sistem de comunicare care să-i permită ajustarea permanentă a structurii şi a procesului organizaţional la condiţiile în continuă schimbare. De asemenea, prin rolul său de negociator, de promotor al politicii organizaţionale şi transmiţător al acestei politici, managerul trebuie să-şi formeze şi să întreţină o reţea de contacte cu partenerii organizaţiei, în realizarea politicii externe şi, în acelaşi timp, o reţea de informaţii deosebit de utilă în realizarea politicii interne a instituţiei.

În concluzie, managementul modern acordă un rol deosebit de important comunicării, pe care o consideră o componentă vitală a sistemului managerial al oricărei organizaţii, fie aparţinând managementului privat, fie aparţinând managementului public. Comunicarea managerială reprezintă o formă a comunicării interumane, un instrument de conducere cu ajutorul căruia managerul îşi poate exercita atribuţiile specifice: previziune, antrenare, organizare, coordonare, control, evaluare.

Fiind parte a procesului de conducere (Henry Fayol alătura comunicarea planificării, previziunii, organizării şi comenzii ca fiind unul din cele cinci elemente de bază ale managementului), prin care managerul îi înţelege pe subordonaţi făcându-se înţeles de către aceştia, comunicarea managerială este orientată nu numai spre transmiterea mesajelor, ci şi spre schimbarea mentalităţilor şi adaptarea psihologică a acestora la obiectivele întreprinderii.

Comunicarea managerială reprezintă un auxiliar al conducerii, ce pune în circulaţie informaţii despre rezultatul deciziilor, care se reîntorc la centrul de decizie, făcând astfel posibilă punerea de acord a execuţiei cu obiectivele, şi a rezultatelor cu planificarea.

Importanţa comunicării în organizaţii se datorează şi caracterului complex pe care acest proces îl are la acest nivel. Astfel, în orice cadru organizaţional există numeroase reţele de comunicaţii, respectiv grupaje de canale de comunicaţii regăsite în configuraţii specifice care alcătuiesc sistemul de comunicaţii.

Rolul deosebit al acestuia în asigurarea funcţionalităţii şi eficacităţii activităţilor într-o organizaţie este generat în principal de:

- volumul, complexitatea şi diversitatea apreciabilă a obiectivelor existente la nivelul subsistemelor unei organizaţii, datorate impactului variabilelor mediului ambiant naţional, precum şi a celui internaţional;

- mutaţiile profunde ce survin odată cu evoluţia socială, legislativă şi economică în fiecare legislatură, şi care au un impact deosebit de puternic la nivelul fiecărei organizaţii în caracteristicile sale dimensionale şi funcţionale: de exemplu, grupurile şi modul de concepere şi funcţionare a acestora; de asemenea, comunicaţiile au rol important în cadru decizional, de a amplifica legăturile dintre componenţii grupurilor, de a consolida coeziunea acestora;

–activitatea membrilor unei organizaţii care ocupă funcţii de conducere;

Managerii îndeplinesc trei categorii de roluri: interpersonal, informaţional şi decizional. Dintre acestea, rolurile informaţionale, adică de monitor, difuzor şi purtător de cuvânt, sunt cele care definesc comunicarea, dar circuitul informaţional poate fi identificat şi în celelalte roluri.

În funcţie de nivelul ierarhic pe care o persoană îl ocupă, comunicarea poate însemna până la 80% din timpul pe care îl consumă.

În concluzie, comunicarea înseamnă totul în management, atâta vreme cât de calitatea comunicării depinde înţelegerea problemelor cu care se confruntă orice angajat, de la manager până la funcţionarul de pe cel mai jos nivel ierarhic. Durabilitatea relaţiilor dintre aceştia, capacitatea managerului de a-şi motiva şi de a-şi conduce subordonaţii, dar şi raporturile cu mediul extern organizaţiei sunt elemente deosebit de importante, din care se pot prelua informaţii utile pentru buna funcţionare a activităţii.

2. SCOPUL, OBIECTIVELE ŞI ROLURILE COMUNICĂRII MANAGERIALE

Una din componentele importante ale activităţii de conducere o reprezintă schimbul de informaţii şi mesaje realizat între şeful organizaţiei şi subalterni, precum şi între angajaţii de pe acelaşi nivel, fără funcţii de conducere.

Particularităţile comunicării manageriale raportate la celelalte feluri de comunicare existente sunt generate de scopul, obiectivele şi funcţiile (rolurile) acestei comunicări, de cadrul şi structura organizaţiilor, precum şi de contextul culturii organizaţionale. De asemenea, comunicarea managerială din orice fel de organizaţie se supune unor norme de etică specifice, care se regăsesc în cultura organizaţională, în politica organizaţională şi, evident, în etica individuală a angajaţilor din funcţiile de conducere.

Angajatul competent nu comunică la întâmplare sau după bunul său plac, ci conform unei anumite strategii, atât în ceea ce priveşte actul de comunicare în sine, cât şi strategia existentă la nivelul organizaţiei (strategie care are rolul de a crea o imagine pozitivă asupra acesteia).

Orice angajat cu funcţie de conducere, în calitatea sa de manager, controlează în ce măsură au fost realizate deciziile sale, numai dacă poate comunica cu cei care le execută. Doar în acest fel, executanţii pot cunoaşte ceea ce au de făcut şi când trebuie făcut şi îşi pot face cunoscute sugestiile şi problemele.

La nivelul organizaţiilor, în special la nivelul celor din sectorul public, comunicarea se realizează deficitar datorită birocratizării excesive care face ca de multe ori o informaţie să parcurgă o mulţime de nivele ierarhice pentru a ajunge la destinatar. Deseori, managerii de la nivelele superioare (top managementul) sunt lipsiţi de informaţii reale, fiind suprasaturaţi de rapoarte interminabile care nu spun nimic. O comunicare eficientă ar avea în vedere tocmai evitarea unor asemenea situaţii, prin renunţarea la fel de fel de modalităţi inutile şi costisitoare (sub raportul timpului), care îngreunează luarea deciziilor şi soluţionarea problemelor.

Uneori comunicarea este deficitar realizată datorită unui sistem de comunicaţii rigid. Sistemul de comunicaţii trebuie să fie conceput ca un organism dinamic, capabil în orice moment să se adapteze nevoilor de informare ale angajaţilor din sistem.

Scopul comunicării manageriale în orice organizaţie este acela al realizării unei informări corecte, eficiente şi eficace atât pe verticală, cât şi pe orizontală, în vederea realizării în condiţii optime a solicitărilor interne şi externe şi în concordanţă cu obiectivele manageriale şi organizaţionale stabilite.

Pentru aceasta, în procesul de comunicare managerială din orice organizaţie, trebuie să fie satisfăcute un număr de nevoi comunicaţionale fundamentale ale oricărui angajat:

• nevoia de a şti – cunoştinţele profesionale necesare pentru îndeplinirea sarcinilor sau executarea funcţiei;

• nevoia de a înţelege – nu este suficient să ştii să faci un anumit lucru, ci trebuie să-l faci şi să ştii pentru ce trebuie făcut;

• nevoia de a se exprima – de a putea aduce opinia ta la cunoştinţa celor din nivelele ierarhice superioare de conducere.