Comunicare organizațională

Am ales această lucrare deoarece comunicarea organizaţională, constituie o necesitate a vieţii sociale. Factorii comuni tuturor organizaţiilor sunt oamenii, obiectivele, structura şi managementul.

Starea comunicării în organizaţie este un indicator al situaţiei organizaţiei, al capacităţii ei funcţionale, în comunicare se regăsesc deficienţele din normări, erorile cuprinse în măsurile administrative, aspectele rămase nesoluţionate în oricare dintre domeniile care presupun gestionarea organizaţiei.

Lucrarea este structurată pe 3 capitole şi anume:

I capitol cuprinde abordarea teoretică a comunicării prezentare generală, forme şi bariere în comunicare.

II capitol Specificul comunicării în instanţele judecătoreşti realizată pe 3 direcţii şi anume:

Comunicare între angajaţi

Comunicarea grefierului şes sau a primului grefier cu subordonaţii

Comunicare între angajaţi şi beneficiari ( magistraţi – justiţiabili)

Capitolul I.

Comunicarea este procesul prin care se schimbă informaţie între indivizi utilizându-se un sistem comun de simboluri, semne sau comportamente.

Pentru a reuşi acest lucru este necesar ca toate elementele să fie adunate într-un sistem, iar acel sistem să fie format dintr-un: emiţător, mesaj, receptor şi un suport de comunicare.

Pentru ca mesajul să fie transmis în bune condiţii şi să fie receptat corect de destinatar el trebuie să fie iniţial codificat iar apoi decodificat de ultimul.

Acest mesaj are neajunsul că se transmite în sens unic pornind de la emiţător spre receptor, dar pentru a vedea dacă el a fost receptat corect este necesar ca mesajul să capete sens dublu primind şi un feedback.

Pornind de la schemă din lucrare se pot formula un set de întrebări cu caracter general care să definească principalele probleme ce trebuie abordate în procesul de comunicare.

Cine comunică Mesajul iniţial

Cui comunică

Ce comunică

Cum comunică

Cu ce rezultate comunică Mesajul final

Conceperea şi punerea în aplicare a activităţii de comunicare presupune, elaborarea unui plan strategic care să conţină următoarele etape şi anume: procedura de comunicare ( conversaţia), procesul de comunicare (înţelegerea) şi sentimentele.

În ceea ce privesc formele de comunicare aş trece la capitolul II care sunt specifice comunicării în instanţe şi anume:

Comunicare între angajaţi, prin comunicare se realizează schimbul de mesaje dintre preşedinte şi judecător pe de o parte, dintre preşedinte şi grefierul şef sau prim grefier, pe de altă parte, sau în fine , dintre grefierul şef şi personalul auxiliar de specialitate.

Comunicarea realizată în cadrul instanţelor judecătoreşti poate fi descendentă, implicând existenta deciziilor sau ordinelor de serviciu emise de presedintele instanţei. Acest tip de comunicare este caracteristic relaţiilor de tip ierarhic dinspre manager spre subordonaţi. ( exemplul art.49 din Regulamentul de ordine interioara al instanţelor care prevede ca „ presedintele instanţei va stabili, prin ordin de serviciu, atribuţiile concrete pentru fiecare grefier în raport cu pregătirea profesională şi experienţa acestora”).

De asemenea, prin ordin de serviciu preşedintele instanţei stabileşte judecătorii delegaţi pentru îndrumarea judecătorilor stagiari şi responsabilităţile acestora. Tot prin ordin de serviciu se stabilesc completele de judecată care vor funcţiona pe perioada vacanţei judecătoreşti, judecătorii care vor efectua serviciul la registratura instanţei.

Pe de alta parte, in cadrul instanţelor de judecată întâlnim şi comunicări de tipul ascendent, implicând transmiterea de mesaje din partea subordonaţilor către preşedinte sau grefierul şef sau prim grefieri. Exemplul clasic în cazul instanţelor judecătoreşti îl reprezintă informările lunare efectuate de coordonatorii compartimentelor auxiliare, adresate conducerii instantelor.

Astfel potrivit art. 48 din Regulamentul de ordine interioara al instanţelor judecătoreşti, persoanele cu atribuţii de control verifică, cel puţin o dată pe lună, efectuarea la timp şi de calitate a lucrărilor .

Constatările şi propunerile sunt consemnate în registrul de control şi sunt prezentate preşedintelui instanţei în termen de 10 zile de la efectuarea controlului. Articolul 48 reglementează în acest fel o aplicaţie a comunicării de tip ascendent ( pe verticală).

Pe lângă aceste tipuri de comunicări există în cadrul instanţelor judecătoreşti şi situaţii în care mesajul se realizează între persoane sau compartimente aflate la acelaşi nivel ierarhic (pe orizontală), de exemplu, comunicările dintre grefă şi arhivă.

În comunicarea ierarhică, predominantă este forma scrisă a transmiterii mesajelor.

Astfel, atribuţiile fiecărui salariat din compartimentele auxiliare ale instanţelor sunt cuprinse în fişa postului.

Apoi, ordinul de serviciu emis de preşedinte îmbracă forma scrisa.

Exista şi comunicări verbale între diferite categoriei de persoane angajate în cadrul instanţei. Comunicarea verbală prezintă avantajul vitezei de comunicare însă ca şi dezavantaj, implică prezenţa simultană a participanţilor.

Comunicarea grefierului şef şi al primului grefier cu personalul din subordine

Atribuţiile prevăzute în Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea administrativă a judecătoriilor, tribunalelor şi curţilor de apel impun grefierului şef şi primului grefier necesitatea comunicării permanente atât cu grefierii din subordinea sa cât şi cu judecătoriii aflaţi la conducerea instanţei.

Grefierii şefi sau primii grefieri trebuie sa fie persoane deschise la nou, sociabile, creative, agreabile să aibă atitudini şi calităţi de conducere: inteligenţă, stabilitate emoţionala, capacitate de concentrare, caracter şi grad de responsabilitate

Comunicare între angajaţi şi beneficiari (judecători şi justiţiabili)

Datorită specificului activităţii de judecată limbajul verbal şi paraverbal, şi metalimbajul deţin ponderea cea mai mare între formele de realizare a comunicării. În cadrul acestei activităţii sunt extrem de reduse informaţiile corporale, dacă avem în vedere că îmbrăcămintea, accesoriile vestimentare, se regăsesc sub roba judecătorului.

Contactul dintre magistrat şi cei cărora li se adresează se realizează în sala de judecată şi primele impresii sunt cele vizuale. Aspectul fizic, îmbrăcămintea, timbrul vocii şi situarea pe un podium aflat mai sus decât nivelul sălii impune respect faţă de acesta.

În îndeplinirea acestei activităţi, comunicarea este prin excelenţă un mijloc de realizare a rolului judecătorului.

În instanţă, judecătorul dobândeşte conştiinţa de sine, iar modul în care se confruntă cu problemele altora dovedeşte atitudinea şi aptitudinea lui de a conferi calitate relaţiei comunicaţionale; prilejuieşte evaluarea proprie asupra capacităţii sale de a obţine informaţii, de a se integra în procesul de influenţare reciprocă şi de a lua decizii.

O comunicare cât mai bună presupune o informare foarte bună, o înţelegere exactă a situaţiei şi o transmitere pe înţelesul auditorului, numai în aceste condiţii putându-se realiza actul de justiţie.

Dacă magistratul percepe că a produs o reacţie în rândul auditorului, că a fost înţeles şi aprobat atunci se poate deduce că s-a atins scopul urmărit. Cu cât este mai original, fără a folosi gesturi teatrale, sau un vocabular strict juridic şi cu termeni greoi, cu atât şansa lui de a comunica va fi mai mare.

Este adevărat că dacă judecătorul nu comunică şi nu are rol activ, nu se va expune, dar va rămâne întotdeauna în îndoială cu privire la competenţa sa profesională şi la îndeplinirea atribuţiilor pe care şi le-a asumat la data dobândirii acestui statut.

Judecătorul este dator să exprime pentru celălalt şi să creeze feedback în condiţiile însuşirii şi negării unor norme procedurale care facilitează sau împiedică comunicarea.

În comunicarea cu justiţiabilii la nivelul instanţelor pot apărea blocaje în comunicare. Rezultă de aici:

• frustrare;

• nemulţumire;

• formarea unei imagini proaste despre instituţie.