Comunicarea cu Mass Media

Relatiile cu presa se inscriu in strategia globala de comunicare: calitatea acestora este esentiala atat pentru crearea unei imagini pozitive a institutiei, cat si pentru eficienta comunicarii. Exista cateva reguli simple pentru intretinerea relatiilor bune cu presa. O buna comunicare cu jurnalistii inseamna :

O comunicare rapida

- raspundeti intotdeauna rapid si cat mai repede intrebarilor jurnalistilor ;

- atunci cand este pregatit un dosar de presa, nu ezitati sa il trimiteti « sub embargo » ; jurnalistul are nevoie de timp pentru a redacta materialul.

O comunicare selectiva

- un birou de presa nu poate intretine relatii de colaborare cu tot ansamblul presei ; astfel, este utila consultarea « inventarului presei », si stabilirea listei jurnalistilor « privilegiati ». Selectionarea interlocutorilor privilegiati se face in functie de tema si de interesele generale ale institutiei.

O comunicare constanta

- nu ezitati sa contactati jurnalistii, fara a astepta sa vina sa ceara informatii. Puteti sa le transmiteti documente, sa ii invitati la reuniuni, la briefing-uri ; acestea le va permite sa anticipeze evenimentul si sa prezinte mai bine mesajul (sa pregateasca anchete, interviuri, reportaje). Daca jurnalistul este informat periodic despre evolutia unui eveniment, atunci el va fi in masura sa evolueze rapid, avand elementele necesare.

- Jurnalistii trebuie sa fie conectati la viata organizatiei ; ei trebuie sa cunoasca agenda de lucru a managerului, stadiul de lucru al dosarelor, reactiile managerului organizatiei fata de principalele evenimente de actualitate, intalnirile cu consilierii tehnici in legatura cu anumite probleme. Astfel se creeaza un climat de incredere si legaturi personale care permit colaborarea serioasa si o mai buna rezonanta a informatiei.

Mijloacele de comunicare aflate la dispozitie

A)COMUNICATUL DE PRESA – reprezinta o informare succinta, rapida, de actualitate, care prezinta fapte.

Aceste materiale speciale sunt pentru uzul jurnalistilor interesati si au ca scop informarea lor rapida. Se obisnuieste facilitarea redifuzarii.

Continutul

-In primul rand, trebuie ales mesajul care trebuie comunicat jurnalistilor. Informatia este intr-adevar noua si deci va fi posibil sa ii intereseze. Textul trebuie sa fie scurt, frazele simple. Aceste materiale trebuie sa poata fi ulterior reluate in extenso.

Iata cateva reguli simple care trebuie respectate :

- Gasiti un titlu care sa rezume mesajul

- Mentionati datele, clar si complet

- Evitati abrevierile sau orice alta informatie laconica neclara.

Prezentarea

-Trebuie sa faciliteze munca jurnalistului : pentru aceasta e4ste bine sa :

- Dactilografiati pe format obisnuit cu dublu spatiu intre randuri

- Scrieti pe o singura parte a felei

- Lasati o margine suficienta, pentru ca jurnalistul sa poata adnota textul

- Precizati numele celui care a intocmit comunicatul in partea stanga sus, data in partea dreapta sus, iar titlul trebuie trecut dedesubt centrat.

- Indicati, in josul paginii, numele si telefonul persoanei de contact.

Multe agentii accepta textele comunicate telefonic, mai ales ca sunt scurte. Totusi, este de dorit, sa existe si un exemplar scris, eventual multiplicat xerox, al textului comunicatului.

- Reguli de intocmire a comunicatului de presa

Asigurati-va ca informatia pe care o comunicati sa prezinte valoare de noutate. Nu faceti anunturi inutile care nu vor atrage atentia nimanui. Asigurati-va ca anuntul dvs. se adreseaza persoanelor pe care le vizati. Incercati sa anticipaticare vor fi mediile care vor reactiona pozitiv la mesajul dvs. Decideti daca este mai avantajos sa va adresati direct sau in presa scrisa. Nu ezitati sa adaugati o sugestie sau un titlu bun, si daca este posibil, includeti si o fotografie. Oamenii sunt mai sensibili la titluri si la fotografii decat la text.