Comunicarea în instituții publice

ELEMENTELE PROCESULUI DE COMUNICARE

Comunicarea – schimbul de informatii, idei si sentimente – a fost definit ca un proces interpersonal de transmitere si receptie de simboluri care au atasate întelesuri. Comunicarea este deci acel fenomen care permite crearea de legaturi între oameni, între institutii si între institutii si oameni, legaturi asemanatoare unor punti invizibile de esenta informationala.

Managerul este persoana cu autoritate asupra unei organizatii sau a unei subunitati a acesteia si care trebuie sa îsi asume una sau mai multe dintre functiunile manageriale identificate de H. Fayol: planificare, organizare, conducere, coordonare si control.

Comunicarea este vitala în fiecare dintre ele. Unii specialisti au ajuns la concluzia ca elementele manageriale importante sunt:

- comunicarea (schimb de informatii de naturi diferite pe cale orala si scrisa), care ocupa aproximativ o treime din timpul de lucru;

- managementul traditional (planificare, luare de decizii si control), care ocupa aproximativ tot o treime din timpul de lucru;

- corelarea (interactiunea, tot prin comunicare, cu cei din jur, din interior si exteriorul organizatiei), care ocupa în jur de o cincime din timp;

- managementul resurselor umane (motivare/încurajare, sfatuire/disciplinare, managementul conflictului, angajare de personal).

(“Real managers”, 1988)

Toate aceste activitati specifice activitatii manageriale au ca principiu fundamental comunicarea.

2. FUNCTII ALE COMUNICARII

Pentru realizarea obiectivelor sale managerul se va baza pe urmatoarele functii ale comunicarii:

- Functia de informare – organizatiile au nevoie de interactiuni în mediul exterior în care functioneaza si în mediul interior între partile ei componente. Cei mai importanti sunt oamenii. Managerul este pus în fata monitorizarii la doua feluri de informatie: informatia externa – trimisa si primita prin intermediul activitatilor de marketing, reclama, aprovizionare, relatii publice etc. si informatia interna – care circula prin canalele formale si neformale de comunicare.

- Functia de comanda si instruire – aceasta functie a comunicarii se refera la modalitatile prin care managerii se asigura ca oamenii si departamentele actioneaza continuu în directia obiectivelor organizatiei.

- Functia de influentare si convingere, îndrumare si sfatuire – prin aceasta functie se realizeaza moduri specifice de control asupra informatiei si asupra comportarii membrilor organizatiei.

- Functia de integrare si mentinere – functie ce trebuie privita sub urmatoarele aspecte:

- pastrarea organizatiei în stare operationala prin cursivitatea informatiei;

- folosirea corecta a canalelor de comunicare pentru a evita încarcarea cu informatie inutila;

- sortarea si verificarea datelor; integrarea partilor în întreg prin raportarea lor la acesta si la contextul în care partile trebuie sa functioneze.

Interesati, de strategia organizatiei si tot prin comunicare acestia pot fi motivati. Tot prin comunicare managerul poate asigura circulatia informatiei; informatia corecta si utila trebuie sa ajunga la locul potrivit în momentul potrivit astfel ca eforturile tuturor sa se coordoneze între ele.

3. MODELE DE COMUNICARE

Pe de o parte managerii stiu ca succesul lor depinde în mare masura de abilitatea lor de a comunica. Pe de alta parte, cel mai adesea, managerii nu stiu ce înseamna o comunicare perfecta si eficienta. Unii afirma ca daca, angajatii si-ar întelege bine managerii, organizatiile ar functiona mai usor. Totusi “neîntelegerile” s-ar putea dovedi utile, precum în cazul angajatului care percepe critica sarcastica a unui manager ca pe o sugestie. O asemenea neîntelegere ar putea mentine temporar “pacea”. În general, comportamentele comunicationale ale managerilor se circumscriu unuia dintre urmatoarele modele: modelul SAGEATA si modelul DANS.

Modelul sageata corespunde schemei Shannon-Weaver a comunicarii conform careia partenerii au roluri bine definite (emitator si receptor) iar receptorul percepe mesajul exact în forma si cu continutul dorit de emitator.