Comunicarea în organizații - studiu de caz - BRD

De-a lungul istoriei organizatiile constituie si se constituie ca o realitate ce imbraca forma diverselor tipuri de implicare sociala umana. Necesitatea organizarii activitatii umane si a construirii organizatiilor au la baza necesitatea cooperarii intre oameni ce tine la latura fireasca a calitatii esentiale a omului ca fiinta sociala. Impreuna, prin cooperare, colaborare, comunicare, oamenii pot face multe lucruri, pe care altfel nu ar putea sa le faca singuri. Conditiile generale pentru constituirea unei organizatii sunt:

- existenta unor indivizi care consimt sa coopereze pentru realizarea unui (unor) scop (uri) comune;

- capacitatea indivizilor de a comunica intre ei si de a colabora pentru realizarea scopului.

Din aceasta perspectiva, putem defini organizatia ca “un sistem social in care si

prin care oamenii interactioneaza pentru realizarea unor scopuri comune”. Rezulta de aici ca organizatia implica o forma distincta de corelare intre oameni si scopuri. Scopul organizational reprezinta insasi ratiunea existentei si construirii organizatiilor. Relatia intre oameni si scopuri este esentiala fara a epuiza specificul si complexitatea organizatiilor. Conditiile definitorii pentru organizatie sunt: relatiile dintre oameni (sau interactiunea dintre ei) dar si relatia fiecaruia in parte si in acelasi timp a tuturor impreuna cu structura de ansamblu a organizatiei (partile sau domeniile organizatiei, conducearea ei etc). In aceasta perspectiva, calitatea interactiunii umane joaca un rol important in realizarea obiectivelor organizationale. Simpla angajare ca membru al unei organizatii nu constituie o garantie pentru realizarea obiectivelor acesteia, insa important aici este ca natura raporturilor umane sa fie orientata in aceasta directie, daca interactiunea de care vorbim este una de cooperare (depasindu-se si evitandu-se conflictele).

In acelasi timp, structura organizatiei influenteaza direct si imperativ natura

interactiunii umane. Marimea organizatiei, numarul nivelurilor ierarhice (diferentiere pe verticala a organizatiei), numarul departamentelor (diferentiere pe orizontala a organizatiei), complexitatea activitatilor (divizarea muncii, specializare), afecteaza intreaga activitate organizationala.

Intr-un alt sens insa, fara a ne indeparta prea mult de specificul organizatiei luat

in plan obiectual, organizatia presupune nu numai o structura formala de organizare ci si de retele sociale, in care oamenii interactioneaza, se implica emotional, cauta intelegere si sprijin in colegii de munca, doresc sa obtina satisfactii la locul de munca. Astfel, organizatia devine un sistem social in cadrul caruia conteaza atat comportamentul individual cat si cel colectiv. Intr-un astfel de sistem social, unde oamenii se intalnesc spiritual, emotional, afectiv, profesional si colaboreaza spre realizarea unor obietive comune, elementul comunicational joaca un rol decisiv in stabilirea raporturilor complexe, diverse, orientate ale organizatiei.

La modul general, comunicarea vizeaza un sistem de relatii interactive, multidirectionate, in care se realizeaza un joc continuu de emisie-receptie, fiecare emitator devenind la randul lui un receptor si invers in cadrul aceleiasi secvente de comunicare. Comunicarea vizeaza schimbarea comportamentului altuia prin schimbul de structuri cognitive.

Exista doua abordari clasice ale comunicarii, ce o plaseaza pe de o parte in relatia cu tehnologiile folosite drept suport, iar pe de alta parte, in plan psihosocial. Pentru gestionarea eficienta a comunicarii organizationale, trebuie avute in vedere ambele aspecte pentru ca:

a) inovatiile tehnologice afecteaza comunicarea in organizatie;

b) zilnic apar probleme de comunicare in planul relatiilor interpersonale intr-o organizatie, pe diferite categorii de personal: salariati si personalul din conducere, intre directori si sindicate, intre angajati etc.

c) strategiile managerilor trebuie sa puna un accent deosebit pe formularea mesajelor atat la nivel de emisie cat se de receptie, pentru eficientizarea procesului comunicational.

Pentru a avea o comunicare organizata, trebuie ca aceasta sa posede

urmatoarele caracteristici:

- sa fie orientata catre finalitate (sa formuleze clar obiectivele asumate de organizatie);

- sa fie multidirectionala (sa se realizeze de sus in jos, pe verticala, pe orizontala);

- sa fie instrumentala (sa se bazeze pe suporturi in functie de obiectiv);

- sa fie adaptata (pe fiecare sector de activitate);

- sa fie flexibila – pentru a integra comunicarea informala si pentru a-I crea structurile.

Din pacate, inca se confunda foarte des conceptul de sistem de informare si

cel de plan de comunicare. Organizatia construieste adesea sisteme de informare crezand ca astfel asigura o buna comunicare interna, cand de fapt ea nu face decat sa defineasca strict rolul de emitator si pe cel de receptor. Raporturile psihologice ale individului au rol determinant in relatia emitator-receptor; astfel, comunicarea este afectata adesea de dificultati in intelegerea/receptarea mesajului transmis de emitator (ceea ce se poate intampla in orice fel de tip de comunicare). Formele moderne de management (in special cel de tip participativ) incurajeaza comunicarea directa, nestanjenita intre director si subordonat. La acest Nivel, comunicarea este privita drept un proces de intre-influentare; exista insa si pericolul de a se crea doar aparenta comunicarii, cand ar putea fi de fapt o tactica de manipulare manageriala.

Ideea de comunicare organizationala presupune evitarea unor astfel de situatii printr-o analiza prealabila a necesitatilor so obiectivelor organizatiei, ce vor fi reflectate intr-un plan strategic de ansamblu.

Ca tipuri de comunicare vom analiza comunicarea interna si comunicarea externa:

Comunicarea interna se refera la schimbul de mesaje ce se realizeaza in interiorul organizatiei, atat pe verticala cat si pe orizontala.