Comunicarea organizațională

INTRODUCERE;

Comunicarea reprezintă elementul indispensabil pentru funcţionarea optimă a oricărei colectivităţi umane, indiferent de natura şi mărimea ei. Schimbul continuu de mesaje generează unitatea de vedere şi, implicit, de acţiune, prin armonizarea

cunoştinţelor privind scopurile, căile şi mijloacele de a le atinge, prin promovarea deprinderilor necesare, prin omogenizarea relativă a grupurilor sub aspect afectiv, emoţional şi motivaţional (opinii, interese, convingeri, atitudini).

În vorbirea curentă, folosirea cuvântului „comunicare” nu ridică probleme speciale. Pentru majoritatea utilizatorilor, „a comunica” înseamnă „a aduce la cunoştinţă” sau „a informa”. Acest fapt este evidenţiat de orice dicţionar explicativ unde, în

general, sunt menţionate trei semnificaţii, parţial suprapuse, ale cuvântului „comunicare”:

1. înştiinţare, aducere la cunoştinţă;

2. contacte verbale în interiorul unui grup sau colectiv;

3. prezentare sau ocazie care favorizează schimbul de idei.

Simplitatea aparentă nu elimină necesitatea de a defini mai exact semnificaţiile ştiinţifice ale termenului „comunicare”.

Comunicarea este un proces care, din perspectiva ştiinţei comunicării, dispune de patru componente fundamentale:

1. un emiţător,

2. un canal,

3. o informaţie,

4. un receptor.

Într-o formă simplificata, comunicarea poate fi redată astfel:

informaţie informaţie

Emiţător ------------- canal --------------- receptor

Esenţa procesului stă în deplasarea, transferul sau transmiterea informaţiei de la un participant la celălalt.

Cap. 1

PROCESUL DE COMUNICARE

În viaţa cotidiană, fiecare om comunică mai mult sau mai puţin, conştient de faptul că parcurge un proces cu implicaţii formale. Angajarea în discuţie a doi sau mai mulţi parteneri presupune ca unul să rostească nişte cuvinte pe care ceilalţi le ascultă, privind în acelaşi timp, gesturile şi mimica vorbitorului pentru a deduce înţelesul precis al cuvintelor. Răspunsul vine pe măsura receptării simbolurilor. Partenerii de discuţie transmit, primesc şi interpretează mesaje. Deşi comunicarea este un proces la îndemâna tuturor şi care pare relativ simplu, derularea ei implică etape distincte a căror identificare şi cunoaştere este strict necesară, mai ales în cazul managerilor.

1.1 Etapele şi mecanismele procesului de comunicare;

Etapele procesului de comunicare şi mecanismele interne ale acestuia sunt:

a) codificarea înţelesului, care constă în selectarea anumitor simboluri, capabile să exprime semnificaţia unui mesaj. Cuvintele, imaginile, expresiile feţei sau ale corpului, semnalele ori gesturile se constituie în simboluri ale comunicării. Dar cuvintele şi gesturile pot fi interpretate greşit. Sensurile nu sunt inerente cuvintelor. În lumea simbolurilor, o privire încruntată poate arăta nesiguranţa, neplăcerea, încordarea; Aceste simboluri sunt, însă, ambigue, ele putând fi interpretate diferit de oamenii nefamiliarizaţi cu ele sau de cei aparţinând altor culturi. Aşa se explică de ce acţiuni, gesturi, expresii cu anumite semnificaţii pot fi înţelese greşit de către receptor. De exemplu, în Statele Unite gestul despicării beregatei cu un deget înseamnă „eşti un om mort“, pe când acelaşi gest în Etiopia înseamnă „te iubesc“. Această

multiplicare a sensului dată unuia şi aceluiaşi simbol face ca etapa de codificare a înţelesului să se confrunte cu dificultăţile selecţiei şi combinării lor, astfel încât startul comunicării este deseori afectat. În cadrul organizaţiei, forma cea mai importantă de codificare rămâne, totuşi cea a limbajului.

b) Transmiterea mesajului constă în deplasarea mesajului codificat de la emitent la receptor prin canalul vizual, auditiv, tactil sau electronic de comunicare. Modul de transmitere a mesajelor este determinant, astfel încât el devine o parte a mesajului. Spre exemplu, chiar dacă se folosesc aceleaşi cuvinte pentru exprimarea unui mesaj, transmiterea lui telegrafică adaugă acestuia sentimentul de importanţă şi urgenţă în comparaţie cu transmiterea printr-o scrisoare normală.

c) Decodificarea şi interpretarea se referă la descifrarea simbolurilor transmise şi respectiv explicarea sensului lor, proces formalizat în receptarea mesajului.

Printre caracteristicile comunicării unilaterale se numără:

• plasarea sub control exclusiv a emitentului;

• desfăşurarea rapidă;

• bazarea pe presupunerea concordanţei mesajelor transmise şi a celor receptate.

Procesul comunicării unilaterale îşi dovedeşte eficienţa în anumite situaţii: stări de urgenţă şi excepţionale, determinate de calamităţi naturale (incendii, cutremure, inundaţii), intervenţii chirurgicale, conflicte armate etc. Toate aceste situaţii se caracterizează printr-o trăsătură comună: discuţiile, dezbaterile şi, chiar, simplele explicaţii sunt nepermise, considerate consumatoare inutile de timp.

- procesul de comunicare bilaterală - se desfăşoară în două sensuri: emitent-receptor şi receptor-emitent.

Această formă a comunicării prezintă următoarele caracteristici:

• iese de sub controlul exclusiv al emitentului prin intervenţia receptorului;

• în comparaţie cu comunicarea unilaterală, pare mai dezorganizată deoarece receptorii au posibilitatea de a interveni prin întrebări, sugestii, comentarii;

• necesită mai mult timp, întrucât transmiterea şi recepţia se pot transforma în discuţii;

• semnificaţia mesajului poate fi verificată şi, la nevoie, clarificată şi redefinită.

Deşi poartă dezavantajul consumului de timp, această formă a procesului se dovedeşte mult mai propice şi eficientă în cadrul comunicării organizaţionale.