Comunicarea Scrisă

A. Sursele informatiei

Într-un studio al unui sistem de scriere, o distinctie de baza trebuie facuta între materialul crud (subiect mama) care este studiat si sistemele deduse din el. Vorbitul (sau scrisul) initial reprezinta materia prima a limbajului; o gramatica sau un dictionar prezinta un sistem lingvistic abstract si reconstituit în materialele lui. La fel, textele scrise reprezinta materia prima a scrisului pentru care un alfabet poate fi reconstituit.

Multimea surselor de informatii sustine, conform Enciclopediei britanice, un sistem de scriere:

1. Sursele scrise includ tocmai texte, inscriptii, carti si manuscrise. Abilitatea de a întelege aceste surse poate fi înteleasa în mod traditional din generatie în generatie, ca în cazul scrierilor evreilor sau chinezilor, sau acesta trebuie sa fie recuperata într-un proces de descifrare, ca în cazul hieroglifelor egiptene.

2. Liste ale semnelor, alfabete, silaburi, si altele care pot fi descoperite inventii ale unei scrieri în timpul când scrierea este prima prezentare; sau putea sa fie reconstruita în alte timpuri pentru sursele scrise de profesori sau elevi pentru scopuri didactice sau savante.

3. Studiile au la baza o sursa scrisa sau semne, alfabete, sylabisuri, si altele. Aceste surse pot fi primare, când ele au la baza direct o sursa, sau secundare, când ele trebuie sa se bazeze pe studii primare pentru informare.

B. Ce este un tex

Limba si cuvintele pe care le rostim, propozitiile, frazele, chiar si interjectiile nu sunt doar manifestari spontane ale organelor vorbirii, ci rezultatul sistemului nostru de gândire. Vorbim cum gândim, deci, si gândim dupa cum traim. Reciproca poate fi la fel de valabila.

În cadrul comunicarii scrise se pot distinge urmatoarele forme:

- sugestii

- notite

- note interne

- scrisori

C. Scrisoare competenta

Un mesaj scris trebuie sa aiba câteva caracteristici pentru a-si atinge scopul. Aceste caracteristici sunt: claritatea, corectitudinea, adecvarea si continutul.

Claritatea

Mesajul scris trebuie sa fie usor de citit. Limbajul folosit trebuie sa tina seama de nivelul de cultura a cititorului, de specificul meseriei lui. Este necesar ca limbajul sa fie simplu si nepretentios. Constructia propozitiilor trebuie sa fie simpla, sa nu complice mesajul; în partile complicate ale frazelor propozitiile se reduc propozitiile ca lungime si se foloseste diateza activa.

Pagina se împarte în paragrafe. Ele contin o singura idee. Paragrafele contin maxim 5-6 propozitii.

Corectitudinea

Scrisoarea va trebui sa respecte regulile gramaticii si sa aiba o punctuatie corecta. O singura greseala de ortografie va vorbi despre nivelul de educatie a celui ce scrie. De aceea se reciteste scrisoarea dupa redactare. Trebuie respectate regulile de scriere si de asezare în pagina ale unei scrisori.

Adecvarea

Mesajul trebuie sa respecte anumite reguli în functie de persoana catre care este trimis si de pozitia ei în societate. Scrisoarea va trebui sa aiba tact. Va fi scrisa într-un mod politicos si cu un ton cald. Se vor evita detaliile stufoase, frazele trebuie sa acopere subiectul si sa poata justifica concluziile. Opiniile pe care dorim sa le exprimam si sa le transmitem destinatarului nu trebuie afirmate, ci trebuie sa rezulte din fapte si din modul de abordare a subiectului, din cercetarea lui. Recomandarile vor fi tratate cu precautie, daca acestea nu au fost solicitate, nu se dau sfaturi în pripa, fiindca, în general, nu de sfaturi au nevoie destinatarii scrisorii. Mesajul trebuie sa exprime clar ce se doreste si ce se asteapta ca rezultat al comunicarii. De aceea mesajul trebuie sa cuprinda toate elementele explicative necesare unor concluzii.

Ratiunea

Mesajul în continutul sau va trebui sa aduca si o componenta de ratiune. Procesul gândirii va trebui sa înceapa înainte de scriere, nu în timp ce este scris mesajul.

Subiectul mesajului trebuie sa fie gândit si redactat într-un mod care sa demonsreze competenta celui care l-a scris. Analizarea concluziilor trebuie sa fie justificata prin date si fapte. Mesajul trebuie sa fie analizat obiectiv. El trebuie sa aiba putere de convingere si sa fie corect din punct de vedere etic.

Procesul de elaborare

Scrierea se face cu scopul de a informa, de a instrui, de a întari si încuraja, de a convinge si de a influenta. Procesul elaborarii unei scrisori începe cu întrebarile pe care si le pune autorul: