Comunicarea scrisă

Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). După cum scrisorile se adresează unor persoane juridice sau fizice, acestea alcătuiesc obiectul corespondenţei oficiale sau private. In toate insa se va pastra stima fata de destinatar si nu numai in formulele de politete ci mai ales prin formularea gindului clar , in termeni adecvati textului. Aprecierea unei scrisori incepe prin impresia pe care ti-o creeaza de la inceput , prin hirtia folosita, dispunerea in pagina, grafie , acuratete. O scrisoare al carei aspect este ingrijit cistiga automat bunavointa destinatarului care va fi mai receptiv fata de continut - gata sa primeasca o veste , sa accepte o cerere, sau pur si simplu sa se gindeasca cu placere la expeditor. Se recomanda ca o scrisoare sa fie scrisa de mina – este dovada in plus a consideratiei fata de destinatar.

O scrisoare batuta la masina va fi lipsita de acea nota personala. Ea este rezervata, aproape in exclusivitate, relatiilor oficiale. Autoritatilor sau partenerilor de afaceri ne vom adresa aproape obligatoriu printr-o astfel de scrisoare. Dar scrisul la masina este mai rapid decit cel de mina, lucru ce trebuie speculat, astazi cind timpul este mai pretios ca oricind. Deci nu este nepoliticos sa trimiti scrisori personale, batute la masina.

Sunt situatii in care nu vom folosi niciodata masina de scris. Felicitarile de orice fel, multumirile, scuzele, condoleantele se scriu de mina si, cu atit mai mult, scrisorile de dragoste.

Aspectul scrisorii

Punerea in pagina a textului are rolul ei in aspectul unei scrisori. Astfel, vom incepe o scrisoare prin a pune localitatea si data (ziua, luna, anul) in dreapta sus. La mijlocul paginii, central, la citiva centimetri de marginea de sus, vom scrie formula de introducere :"Dragii mei"

Cit priveste textul propriu zis , nu trebuie sa abuzati de semne de exclamare sau de intrebare , dupa cum nu este cazul sa subliniati cuvinte sau fraze intregi - e dovada ca nu aveti incredere in discernamintul celui caruia i-ati adresat scrisoarea.

De asemenea , se cuvine sa fiti atenti la simetria rindurilor - alegeti o hirtie alba , dar daca nu puteti scrie drept, puneti dedesuptul ei un sablon sau rescrieti scrisoarea.

Dupa ce ati terminat scrisoarea, nu reveniti cu prea multe P.S.-uri (" post scriptum " ). Doua sunt suficiente:P.S. si P.P.S.

Semnatura se pune in dreapta, jos, dupa o formula politicoasa, amicala sau afectouasa - in functie de relatia pe care o aveti cu cel caruia ii scrieti. Exista formule consacrate, in special in scrisorile oficiale : " Al d-voastra, cu deosebit respect, inginer Dan Popa

Hirtia se pliaza o data , cel mult de doua ori, in functie de marimea plicului. Acesta trebuie sa fie de aceeasi culoare cu hirtia pe care am scris. Este necesar ca adresa destinatarului sa fie completa : nume si prenume , strada ,numar , bloc , scara , etaj, apartament, codul postal, localitatea , judetul (departamentul ). Numele expeditorului nu trebuie sa lipseasca (din diverse motive s-ar putea sa vi se returneze scrisoarea ).

Expedierea poate fi facut prin posta sau prin curier.

Scrisoarea de afaceri

Un aspect foarte important pentru companii il reprezinta corespondenta de afaceri. Felul in care o scrisoare, fax, e-mail sunt redactate ne prezinta o “carte de vizita” a celui care o expediaza. Modalitatile si mijloacele redactarii corespondentei de afaceri s-au perfectionat pana la rang de stiinta, deoarece corespondenta a devenit un element esential in cadrul tranzactiilor moderne.

Continutul si forma neadecvata al unei scrisori, erorile de adresare, greselile gramaticale dintr-un text, impactul si stilul gresit sunt doar cateva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabila organizatiei.

Pentru ca o scrisoare sa fie bine realizata din punct de vedere tehnic, trebuie sa aiba cateva caracteristici esentiale: claritate, corectitudine, concizie, curtoazie, politete si stil comercial. O scrisoare de afaceri mai trebuie sa aiba un continut pe masura, dar si o forma de prezentare atragatoare: plic deosebit, hartie de calitate, dactilografiere estetica si corecta. Un aspect de care trebuie sa tinem cont in redactarea unei scrisori este si cel legat de partile componente ale acesteia. Conform uzantelor internationale, acestea sunt: antetul, numarul si data, referintele, adresa destinatarului, formule de adresare/salut, obiectul scrisorii, continutul, formula de incheiere, semnatura si anexele.

Scrisoarea de afaceri trebuie sa: castige atentia cititorului, sa-i trezeasca si sa-i capteze interesul, sa-i aprinda dorinta pentru ceea ce-i propune scrisoarea, sa-l indemne la actiune in directia sugerata de scrisoare.

Scrisoarea de afaceri poate imbraca forma unei cereri de oferta, unei oferte sau unei contraoferte.