Comunicarea verbală și non-verbal[

1. PROCESUL DE COMUNICARE

Orice prezentare este in proces de comunicare in care cel care face prezentarea (sursa) transmite , concomitent, acelasi mesaj fiecaruia dintre membrii audientei.

Cei care urmaresc prezentarea dau vorbitorului feedback atat non-verbal (in timpul expunerii) cat si verbal (in pauzele pentru intrebari). Fiecare dintre membrii audientei da propriul feedback in functie de intelegerea proprie a mesajului si reactiile la acesta.

Comunicarea are success doar in situatia in care cel care face prezentarea si cei care il urmaresc inteleg informatia in acelasi fel ca urmare a schimbului de mesaje.

Succesul oricarui process de comunicare depinde de urmatoarele elemente:

- Sursa (cel care transmite mesajul)

- Mesajul

- Procesul de codificare

- Canalul de transmitere

- Procesul de decodificare

- Destinatarul

- Feedback-ul.

Sursa este cel care transmite mesajul catre interlocutorul sau interlocutorii sai. Intr-o conversatie, participantii sunt pe rand surse ale mesajelor pe care le transmite. In timpul prezentarilor, insa, cel care face prezentarea este in cea mai mare parte a timpului sursa mesajelor. Membrii audientei devin initiatori ai schimburilor verbale atunci cand pun intrebari sau in intervalul destinat discutiilor.

Pentru a contribui la succesul prezentarii, sursa mesajului trebuie sa se asigure ca a inteles corect care sunt asteptarile audientei referitoare la subiectul prezentarii si ii este clar ce doreste sa comunice. De asemenea, este important sa verifice daca informatia pe care o doreste sa o ofere este utila si corecta.

Mesajul este informatia pe care sursa doreste sa o comunice

Codificarea mesajului este procesul de transferare a informatiei pe care sursa doreste sa o comunice intr-o forma in care sa poata fi transmisa (cuvinte, imagine, gesturi etc.) si decodata corect de primitori.

Succesul codificarii depinde pe de o parte de abilitatea sursei mesajului de a exprima informatia intr-o forma clara si simpla, si, pe de alta parte, de capacitatea acestuia de a anticipa si elimina sursele de confuzie (cum ar fi sensurile diferite atribuite termenilor, diferentele culturale, presupunerile, informatiile eronate sau absente etc.)

Mesajele pot fi tansmise pe diferite canale :

- Mesaje verbale: intalniri face-to-face, telefoane, mesaje voce, etc;

- Mesaje scrise: e-mail-uri, scrisori, oferte, fax-uri, etc.

Selectarea canalului de comunicare influentiaza de multe ori in mod direct rezultatul comunicarii. De exemplu: listele lungi de produse, cifrele, numele, rareori sunt retinute corect ca urmare a unei discutii telefonice.

In cazul prezentarilor este o comunicare fata-in-fata care are loc la nivel verbal si non-verbal.

Decodificarea este un proces prin care mesajul (cuvinte, gesturi, imagini) primeste sens pentru destinatarul lui.

Succesul decodificarii depinde pe de o parte de abilitatea sursei mesajului de a exprima informatia intr-o forma clara si simpla, iar, pe de alta parte, de capabilitatea destinatarului de a intelege corect limbajul folosit.

In timpul unei prezentari, fiecare persoana din audienta va decodifica diferit mesajele, in funcie de propriile cunostinte, experiente anterioare, prejudecati, sentimente, valori, etc.

Destinatarul in orice conversatie, participantii sunt, pe rand, destinatari ai mesajelor. In timpul prezentarilor, insa, membrii audientei sunt in cea mai mare parte a timpului destinatari ai mesajelor. Fiecare destinatar intra in procesul de comunicare cu o serie de obiective,idei, sentimente, informatii, cunostinte, experiente personale, prejudecati, etc. care vor influenta modul in care intelege mesajele primate. Toate acestea trebuie avute in vedere de catre sursa mesajului atunci cand isi construieste prezentarea.

Feedback-ul este raspunsul transmis sursei de catre destinatarul unui mesaj. Feedback-ul nu este transmis numai verbal:el poate consta in gusturi aprobatoare sau dezaprobatoare, schimbarea intensitatii privirii, modificarea expresiei faciale, etc

Feedback-ul primit ajuta sursa sa descopere daca mesajul sau a fost inteles de destinatar.

In timpul prezentarii este important ca cel care face prezentarea sa urmareasca reactiile non-verbale ale persoanelor din audienta. Astfel, isi poate da seama care este gradul de interes, in ce moment ear trebui sa se intrerupa pentru a da ocazia sa i se puna intrebari etc.

2. BARIERE IN COMUNICARE SI ELIMINAREA LOR

Exista cinci tipuri de bariere :

- Barierele externe sunt cele care tin din contextual comunicarii si canalele de transmitere.

Exemple de bariere externe:

- Galagia;

- Intreruperile (provocate de telefoane, intrarea unor alte personae in incapere etc.).

Barierele externe pot fi eliminate prin alegerea unui spatiu potrivit pentru desfasurarea pezentarii, inchiderea telefonelor mobile etc.

- Modurile diferite de codificare si decodificare a mesajelor. Fiecare participant intra in procesul de comunicare cu un anumit nivel de cunoastere si utilizare a limbajului precum si o serie de idei, infomatii, sentimente, opinii, prejudecati, cunostinte, expeiente personale etc. Acestea influentiaza modul in care el codifica si decodifica mesajele.

Barierele generate de modalitatile diferite de codificare si decodificare pot fi eliminate prin explorarea sensului mesajelor folosind reformulari, rezumari, intrebari de clarificare si prin solicitarea de feedback de verificare a intelegerii.

Pentru a evita problemee generate de modalitatile diferite de codificare si decodificare, autorii prezentarilor pot planifica momente in care membrii audientei sa aiba ocazia de a intervene si solcita clarificari.