Formele comunicării scrise

Formele comunicarii scrise

Comunicarea a devenit in prezent , o componenta majora a tuturor domeniilor de cunoastere si implicit , a domeniului tehnic ,aceasta datorita cresterii considerabile a rolului informatiei in societatea contemporana ,rol care depaseste in valoare si semnificatie , acela pe care il aveau inainte celelalte doua dimensiuni si anume ,substanta si energia .

Daca in prima jumatate a secolului XX comunicarea reprezenta un obiect de preocupare si de studiu ,doar pentru lingvistica si psihologie,in prezent ea a devenit domeniu de interes pentru toate stiintele particulare .Importanta comunicarii s-a concretizat in desprinderea unui buchet de discipline care se ocupa de analiza sistematica a fenomenului comunicarii .Termenul de comunicare provine din latinescul ‘comunicare’ si inseamna ,a face ceva impreuna .

Ce este comunicarea si ce importanta are ea in management ?

Comunicarea este o caracteristica fundamentala a existentei.Toate functiile manageriale sunt realizate cu ajutorul comunicarii ca un proces de intelegere intre oameni cu ajutorul transferului de informatie .Aceasta este prezenta in tot ceea ce facem in viata si este esentiala pentru a putea munci si a trai .Comunicarea se defineste ca transfer de informatii de la emitent (expeditor)la un primitor (destinatar)in conditiile realizarii aceleiasi semnificatii a continutului mesajului la cei doi subiecti.

Comunicarea in scris este potrivita pentru transmiterea informatiilor de interes general a mesajelor oficiale ,formale sau pe termen lung ce vizeaza un numar mare de oameni a caror activitate este interdependenta.Ca si in cazul comunicarii orale mesajul scris trebuie sa fie adecvat si adaptat la caracteristicile cititorilor .Selectarea cuvintelor potrivite este componenta majora a adaptarii mesajului la acestea.In categoria celor mai potrivite cuvinte ce servesc comunicarea sunt cuvintele familiare,folosite in discutii cotidiene.

Comunicarea scrisa,alaturi de cea verbala reprezinta o componenta a comunicarii umane.Caracteristicile mesajului sunt faptul ca are anumite restrictii de utilizare ,trebuie sa fie conceput explicit, implica un control exigent privind informatiile ,faptele si argumentele folosite ,poate fi exprimat sub diferite forme.Un indicator care caracterizeaza comunicarea e lizibilitatea.Pentru masurarea lui se recomanda metoda flesch care consta in calculul lungimii medii a propozitiei sau al numarului mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte.

Documente oficiale folosite in activitatea manageriala

1. Procesul verbal reprezinta un document oficial in care se inregistreaza o anumita constatare sau se consemneaza pe scurt discutiile si hotararile unei anumite adunari.Static si fara pic de valente expresive ,acest gen este prea putin folosit in presa centrala.Il putem intalni insa in presa municipala si de intreprindere ,in munca de agentie.

Strict informativ ,procesul verbal impune o anume selectie a informatiei si respectarea cronologiei faptelor, fiind o marturie cat mai fidela la fata locului,asa cum afirma si Jean-Luc : ‘’Procesul verbal urmareste retranscrierea unei dezbateri ,adunari,conferinte ‘’.Textul, intr-un proces verbal, nu se raporteaza decat la faptele care par importante pentru jurnalist si interesante pentru cititor ,straduidu-se sa se evite opinii si impresii personale .In relatarea de acest fapt, jurnalistul numeste faptele si il lasa pe cititor sa judece .Prezenta sa la fata locului nu se simte decat in precizarea calitatii sale de martor.

In cadrul unui proces verbal trebuie sa respectam urmatoarele caracteristici :

-trebuie sa fim martori vigilenti ,nu citam orice banalitate dar nici nu ignoram banalitatea rau intentionata ,care vrea sa eludeze raspunsul ;

- trebuie sa folosim un stil direct,fara fraze lungi si cautate ;

- trebuie sa evitam ironiile sau eventual trebuie plasate inteligent la finalul textului.