Intâlnirile de afaceri - structură și caracteristici

Intilnirile pot fi interesante , plictisitoare, lungi sau scurte sau chiar total nenecesare. Cele mai bune decizii se iau de obicei la o partida de golf sau dupa o cina.

In momentul actual se fac mult mai multe intilniri decat ar fi necesare. In prezent oamenii de afaceri pot pleca la intilniri care au loc chiar pe alt continent intorcandu-se inapoi in aceeasi zi, fapt care faciliteaza mult economia de timp, dar nu putem spune acelasi lucru si despre costurile acestor calatorii. O inovare in domeniu o reprezinta videoconferintele care reduc numarul de calatorii, respectiv costurile acestora, si pot fi considerate intilniri.

DESCHIDEREA SI STRUCTUTRA UNEI INTILNIRI.

Intilnirile nu incep in acelasi fel de la o cultura la alta: unele incep punctual, altele cu o mica discutie banala. Nemtii si americanii prefera sa treaca direct la subiect , in schimb, in Anglia, Franta, Italia si Spania se considera o abordare mai civilizata sa incepi discutiile abia dupa cele 10-15 minute de schimb de pareri. In Japonia sunt practic fixate momentele in care se trece la discutii cu privire la o problema.

Asa cum deschiderea unei intilniri variaza de la o cultura la alta, la fel se intimpla si cu structura sa care difera in functie de obiceiurile, traditiile, principiile pe care se bazeaza oamenii de afaceri ce apartin unei culturi.

Oamenii activ-liniar nu au o agenda bine structurata, spre exemplu latinii au o imaginatie mai dezvoltata de unde apar si deviatiile de la actiunile programate, pentru nemti aceasta flexibilitate inseamna totala inexistenta a unei agende.

Asiaticii au tendinta de a se concentra pe armonizarea procesului si creeea unui mediu favorabil pentru a examina cu atentie detaliile.

Intilnirile in care sunt implicate mai multe grupuri din diferite tari , apartinanad diferitelor culturi , trebuie organizate de presedinte cu atentie acesta stabilind o structura cat mai comuna si universal acceptata de toti membrii participanti la respectiva intilnire.

Scopul intilnirilor depinde in acelasi timp si de participanti. Americanii de exemplu le vad ca pe o oportunitate de a lua decizii, francezii le privesc ca pe un rezumat al propunerilor si ideilor , dar in acelasi timp si al faptelor. Nemtii opteaza pentru exactitate si precizie.

COMPORTAMENTUL SI ATITUDINEA ADOPTATE LA O INTILNIRE.

Nu exista reguli general valabile aplicate in cadrul unei intilniri. Comportamentul depinde in mare masura de puncte de vedere , structura intilnirii, comportamentul celorlalti membri. Discutiile pot ocupa cam 80-90% din timpul acordat negocierilor.

Localitatea intilnirii poate avea de la sine implicatii pozitive sau negative. Importanta este comoditatea. In Finlanda si Japonia linistea este considerata inconfortabila, dar in acelasi timp face parte integrala din interactiune,deasemenea o mare importanta o are si capacitatea de ascultare, care este foarte apreciat in deosebi la japonezi.

Protocolul urmat in cadrul unei intilniri este considerat foarte important in Franta, Germania , Japonia , in unele tari nu i se acorda atentia cuvenita precum in Olanda , Australia, Canada si tarile nordice.

Limbajul corpului cuprinde o serie de manifestari cum ar fi: expresia fetei, tonalitatea vocii, manierele, gesturile ce pot juca un rol important in succesul unei intilniri. Spaniolii pot discuta in contradictoriu chiar infata oponentilor, asiaticii, care au drept principala trasatura calmul, raman de multe ori nedumeriti de comportamentul acestora.

Finlandezii si japonezii se pare ca nu au nici un limbaj al corpului , spunem asta pentru ca in ambele culturi gesturile sunt intelese de aproape oricare dintre nationalitati. In schimb in ambele societati controlul si stapanirea emotiilor conduc la aparitia unui tip distinctiv de limbaj al corpului, care este atat de subtil de observat de alti ochi. Si pentru ca finlandezii si japonezii sunt obisnuiti sa caute cele mai mici indicii ale limbajului corpului, comportamentul multi –activ al italienilor sau arabilor pare sa-i socheze.

Ochii se pare ca sunt printre cele mai expresive parti ale corpului. In cadrul culturilor multi active vorbitorii mentin contactul visual pentru a transmite mesajul. In Japonia acesta contactul vizual este considerat impropriu si nepoliticos, negociatorii evitand 90 % din timp sa se priveasca in ochi.

Desigur ca exista si alte gesturi care sunt specifice anumitor culturi. Cand francezii si englezii manifesta smuncituri ale nasului este clar ca disaproba sau dispretuiesc pe cineva. Porughezii ating lobul urechilor pentru a indica o mincare picanta, in Spania acest gest semnifica ca cineva nu-si plateste bautura, iar in Malta semnifica un informator.

Este bine sa se cunoasca aceste semne pentru a preveni o aventura riscanta, o afacere neprofitabila.

Deasemenea expresia gurii este importanta, in multe culturi se crede ca modul de strangere al buzelor indica starea omului. Aceasta poate divulga dorinta de a nu comunica, supararea , regretul etc.

In alte culturi se utilizeaza mai mult miscarile umerilor, cand acestia sunt lasati poate semnifica tristete, ostilitate. In general bratele sunt putin utilizate de oamenii nordici, in acelasi timp constituind un element indespensabil in comunicarea italienilor sau spaniolilor.

Gesticulatia este considerata de europenii din nord, ca fiind greu de tolerat sau imitat si este asociata cu nesenceritatea. Mainile sunt aproape cea mai expresiva parte a corpului, Immanuel Kant spunea ca “sunt partea vizibila a creierului”. Este incontestabil faptul ca nordicii gandesc ca finlandezii sunt lenesi. Sunt atat de multe lucruri care se pot exprima cu ajutorul semnelor, gesticulatiilor, care nu pot fi exprimate verbalun alt exemplu sunt mainile pe solduri care indica inacceptarea unui comportament.

Deasemenea pozitia picioarelor poate evidentia anumite stari, in general, picioarele lipite indica o defensiva in fata formalitatilor, politete si subordonare, in acelasi timp indicand si corectitudinea in atitudini. Aceasta pozitie este destul de comuna pentru anglo-saxoni, dar ei de obicei isi schimba pozitia din initiala picior peste picior trec in pozitia in picioare incricisate. Acest lucru se intimpla in cazurile in care in timpul discutiei se trece la o parte informala.