Organizarea și participarea la sedințe, întâlniri

Comunicarea verbala este cea mai frecvent utilizata in cadrul organizatiei. Specialistii afirma ca 70% din comunicarile interne se realizeaza in mod verbal. Acest tip de comunicare se desfasoara prin intermediul limbajului, influentata, insa, de parerile personale, reperele la care se raporteaza indivizii atunci cand transmit si recepteaza mesaje. In general, comunicarea verbala include:

- relatari privind situatii, fapte, intamplari ale existentei;

- sentimente si reactii pe plan central la anumite situatii;

- parerile despre noi, altii, societate, cultura etc.;

- opinii, atitudini care exprima pozitia unui individ intr-o situatie specifica, puncte de vedere subiective.

Comunicarea verbala solicita din partea managerului nu numai capacitatea de a emite semnale, ci si pe aceea de a asculta. Practica releva faptul ca ascultarea este marcata de o serie de deficiente. Specialistii afirma ca numai 28% din adulti asculta ceea ce li se spune. In ceea ce-i priveste pe manageri, se considera ca, daca acestia si-ar mari capacitatea de ascultare pentru executarea acelorasi sarcini, cu aceleasi rezultate, consumul de timp ar putea sa scada cu pana la 30%.

Obstacolele specifice comunicarii organizationale depind nu atat de latura materiala, cat mai ales de cea umana, respectiv de componenta psihologica inclusa in proces. Sunt generate atat de manageri, cat si de subordonati.

Obstacole generate de manageri

Ca initiatori si coordonatori ai comunicarii, managerii au tendinta de aridica bariere artificiale in comunicarea cu subalternii sau omologii sai, in general, datorita:

- dificultatilor in capacitatea de transmitere a informatiilor: -insuficienta documentare, ceea ce determina o utilitate redusa; - tendinta de a supradimensiona explicatiile introductive, devenite inutile, mai ales cand interlocutorul este subaltern sau coleg familiarizatcu subiectul; - tendinta de a transforma dialogul in monolog, fie din lipsa de timp, ori de incredere in partener, sau de interes fata de pareare acestuia;

- stereotipiilor in modalitaile de transmitere se prezentare, ceea ce duce la scaderea atentiei interlocutorilor

- utilizarii unui ton ridicat si marcat de iritabilitate, ceea ce poate duce la intimidarea partenerului si lipsa raspunsului;

- utilizarii unui limbaj neadecvat persoanei care recepteaza mesajul. Folosirea unor termeni prea uzitati, prea elevati sau a unor termeni de stricta specialitate reduce posibilitatile de receptare integrala si corecta a informatiilor comunicate;

- lipsa de atentie sau de abilitate in dirijarea si controlul dialogului catre realizarea unului obiectiv;

- deficiente in capacitatea de ascultare. Specialistii au ajuns la concluzia ca multe dintre nemultumirile personalului subordonat isi au originea in capacitatea scazuta de ascultarea conducatorilor. Astfel, personalitatea subordonatiilor este lezata, iar potentialul profesional creativ si intelectual se reduce simtitor.

Capacitatea redusa de ascultare, ascultarea incorecta sunt urmarea:

- lipsei de respect fata de personalitatea interlocutorului, manifestata prin lipsa de atentie, nerabdare, graba de a termina mai repede, rezolvarea in paralel a altor probleme,

- capacitatii scazute de concentrare asupra fondului problemei, ceea ce deturneaza atentia catre forma comunicarii, pierzand astfel substanta informationala,

- persistentei in prejudecata ca cei din subordine nu pot avea idei sau sugestii bune pentru rezolvarea unor probleme. In acest sens, exista tendinta de a considera ca orice propunere este un atac la prestigiul conducatorului,

- tendintei de a interveni in timpul expunerii si de a prezenta exact varianta contrara, ceea ce este de natura sa descurajeze continuarea dialogului, iar, in perspectiva, de a bloca initiativele de comunicare ale personalului in subordine sau ale omologilor conducatorilor,

- rezistentei fata de introducerea unor idei noi. O idee noua perturba o ordine deja stabilita, iar transpunerea in practica poate implica si dificultati de realizare, necesitand un efort suplimentar, care ar putea periclita regulile, existenta, confortul, statutul unor persoane, avantajele deja obtinute etc.

- tendintei de a considera ca perfectionarea unui domeniu sau a unei operatii implica automat existenta unei defectiuni tolerate de conducere.

Obstacolele generate de subordonati au ca sursa fie dorinta de securitate, fie lipsa implicarii in viata organizatiei sau factori care, pur si simplu, tin de temperament, climat de munca. Formele sub care se manifesta acest tip de dificultati sunt:

- rezerva subordonatiilor in a exprima propriile opinii, din teama de a nu avea neplaceri su superiorii sau de a nu-si periclita avansarea;

- convingerea ca problemele subordonatiilor nu-l intereseaza pe manager;

- lipsa de obisnuinta in comunicare. Astfel, personalul de executie, nedispunand de abilitatea de a se exprima in scris sau verbal renunta la a da curs unei cominicari din proprie initiativa;

- tendinta de a considera ca orice idee, propunere de perfectionare implica automat existenta unei defectiuni tolerate de conducere. Intr-un asemenea context, o propunere parea ca un denunt fata de cel ce conduce, ceea ce i-ar putea declansa ostilitatea;

- concordanta dintre cerintele comunicarii si posibilitatile subordonatilor de a satisface in conditii de calitate si timp util;

- frecventa modificarilor. Cu cat modificarea unor instructiuni, ordine este mai frecventa, cu atat creaza nemultumiri in randul subalternilor, punand in lumina defavorabila capacitatea si competenta managerului