Organizarea unui eveniment - Speak to Lead

Recent am avut ocazia de a organiza un eveniment în cadrul organizației în care lucrez, iar mai jos voi reda etapele planificării acestui eveniment, pornind de la cele studiate în cadrul cursului de Organizare de evenimente.

Etapa de Cercetare

În cadrul acestei etape am ținut cont de următorii factori menționați și de metoda Kipling:

- Cine participă la eveniment? Publicul țintă pentru evenimentul nostru era format din echipele de agenți contact center, alături de șefii lor de echipă.

- De ce are loc evenimentul? Scopul evenimentului era acela de a crește moralul și implicarea echipelor, și totodată acela de a dezvolta abilitatea agenților de a gândi critic.

- Ce tip de eveniment va fi? Evenimentul își propunea să ia forma unui concurs de tipul unei dezbateri organizate, în cadrul căreia, prin eliminare, să ajungă până în finală acele echipe care respectă cel mai bine regulile unei dezbateri și aduc argumentele cele mai adaptate contextelor.

- Cand va avea loc evenimentul? Echipa de organizatori și-a propus ca evenimentul să aibă loc în trei zile, câte una pentru fiecare etapă: prima etapă în data de 20.12.2021, semi-finala în data de 21.12.2021, iar finala în data de 23.12.2021.

- Unde va avea loc evenimentul? Evenimentul urma să se desfășoare la sediul organizației.

- Cum va fi pus în practică evenimentul? Pentru organizarea evenimentului am obținut aprobările necesare pentru următoarele resurse (financiare și non-financiare):

o Resurse de promovare creativă a evenimentului la nivelul întregii organizații (identitate vizuală, e-mail-uri de promovare etc)

o Spațiul pentru dezbaterea propriu-zisă, în condiții de securitate sanitară, conform cu normele legale;

o Echipamente pentru a putea transmite evenimentul din sediul organizației (live și sub formă de înregistrare) către întreaga echipă de agenți call center, dar și către alte persoane din organizație;

o Echipamente și dotări care să seteze cadrul evenimentului și să transmită energie pozitivă atât participanților, cât și publicului (de exemplu: perete verde, cadru Powerpoint cu logo-ul evenimentului, microfoane, card-uri prin care fiecare echipă să-și construiască o identitate etc);

o Diverse instrumente digitale pentru facilitarea unei interactivități crescute a evenimentului, chiar și în context virtual (de exemplu: sli.do și mentimeter);

o Protocol care să asigure confortul participanților live (de exemplu: apă și sucuri, mici gustări etc)

o Oprirea producției efective în call center în timpul transmiterii evenimentului live, pentru a oferi șansa să participe virtual;

o Un trainer care să le ofere echipelor înscrise la eveniment ocazia de a își însuși regulile unei dezbateri, precum și fundamentele gândirii critice, care să-i ajute în construcția unei argumentări corecte și coerente;

o Un facilitator al întregii dezbateri (master of ceremony);

o Un juriu format din cinci manageri care cunoșteau regulile dezbaterilor și nu erau direct implicați în gestionarea echipelor participante;

o Buget pentru testare PCR Covid19 pentru participanții la eveniment (echipele de dezbatere, trainer, juriu, MC);

o Buget pentru premii pentru echipele câștigătoare (locul 3, locul 2 și locul 1).

Design-ul Evenimentului

Având în vedere principiile de realizare a design-ului evenimentului gândite de către Judy Allen, am creionat următoarele:

Elementele evenimentului: Etapa de promovare a evenimentului, etapa de înscrieri la eveniment (întâi participanții la dezbatere, iar ulterior publicul evenimentului), etapa de training pentru participanți, etapa de dezbatere propriu-zisă, etapa semi-finală, etapa finală, anunțarea câștigătorilor, etapa de strângere de feedback cu privire la desfășurarea evenimentului (și de la participanți, și de la public) și etapa de reflecție (lecții învățate, validarea atingerii scopurilor evenimentului).

Esențialele evenimentului: Identitatea vizuală a evenimentului (logo, motto, denumire), spațiul de desfășurare și resursele tehnice esențiale pentru transmiterea live a evenimentului către public, precum și cele esențiale pentru înregistrarea evenimentului, bugetul pentru teste Covid19 pentru participanți și bugetul pentru premii.

Mediul evenimentului: Evenimentul a fost gândit pornind de la stilul corporativ-cultural, cu accente pe zona de distracție/relaxare. Ținând cont de contextul sanitar actual, am luat decizia de a limita pe cât de mult posibil numărul participanților efectiv prezenți în sala de conferințe. Sala a fost aleasă astfel încât sa permită logistica evenimentului (mese pentru fiecare echipă de dezbatere, pentru juriu, suficient spațiate pentru a respecta normele sanitare, dar și suficient de bine organizate pentru a oferi publicului imaginea întreagă asupra evenimentului). Muzica de fundal a fost aleasă pentru a amplifica cele desfășurate în timpul concursului: muzică relaxantă în timpul pregătirii dezbaterii, antrenantă în momentul deciziei juriului, relaxantă în momentele de interactivitate cu publicul etc.

Energia evenimentului: Evenimentul a fost gândit ca fiind unul dinamic, cu multe elemente care să țină publicul antrenat.

Emoția evenimentului: Intenția din spatele evenimentul a fost aceea de a genera emoții constructive, pozitive, care să crească motivația și implicarea oamenilor (atât participanți direcți la dezbatere, precum și public).