Protocolul - instrument de comunicare internă

Protocolul într-o accepție foarte largă, poate fi definit ca totalitatea regulilor de conduită ce trebuie respectate în societate. Cuvântul „protocol” provine din limba greacă, fiind format din două cuvinte, „protos” care înseamnă primul și „kollao” care înseamnă a lipi (ceea ce este lipit mai întâi). Semnificația inițială a termenului avea în vedere prima foaie lipită pe un sul de papirus, pe care se aflau înscrise datele asupra originii sale. Termenul a devenit ulterior, în succesiune:

-textul original al unui înscris notarial;

-registrul în care erau înscrise actele notariale;

-repertoarul modelelor folosite în redactarea textelor administrative.

Mai târziu, în secolul al XVII-lea, termenul este folosit pentru a desemna o culegere de formulare utilizate pentru a stabili corespondența între persoane, în funcție de rangul acestora. Această evoluție este de natură să legitimeze folosirea actuală a termenului prin referire la ceremoniile și relațiile stabilite cu rigurozitate între personalitățile publice, ordinea protocolară, folosirea simbolurilor țărilor și națiunilor.

În lucrarea lui Louis Dussault - „Protocolul, instrument al comunicării”, se apreciază că domeniul protocolului este următorul:

-relațiile dintre puteri suverane, organizate statal, indiferent dacă suveranitatea este atât externă cât și internă, numai internă sau limitată doar la niște scopuri urmărite de statul respectiv;

-normele la care se apelează în relațiile cu aceste puteri și, în general, în sfera afacerilor externe;

-raporturile ierarhice stabilite între instituții și, în cadrul instituțiilor, raporturile dintre cei care dețin puterea și relațiile pe care subordonații le întrețin cu aceștia.

Alți autori restrâng semnificația protocolului la „prescripțiile imperative care determină locul cuvenit personajelor oficiale și maniera de comportare față de acestea”.

Cuvântul protocol are mai multe accepțiuni, din care relevăm:

ansamblu de reguli și practici de ceremonial care se aplică la festivități oficiale în relațiile diplomatice;

-compartiment dintr-o instituție care are ca sarcină organizarea oficială a activității de protocol, (de pildă, serviciul de protocol din Ministerul Afacerilor Externe).

-document diplomatic care cuprinde acordurile, înțelegerile și hotărârile la care s-a ajuns în cadrul unei reuniuni internaționale;

-în lumea afacerilor, prin acest concept se desemnează o convenție, o înțelegere la care ajung, în urma negocierii, partenerii de afaceri.

Într-un sens mai larg, prin protocol se înțelege : principiile și ideile generale , susceptibile să-i deghizeze pe indivizi în evoluția lor profesională, umană, socială, conservându-și în același timp libertatea spiritului și propria demnitate, iar uzanțele reprezintă legea nescrisă a vieții sociale.

Activități specifice protocolului

A redacta o invitație? A alcătui o lista de invitații? A primi doua sute de persoane? A te ocupa de invitații de onoare? A face prezentările? A te prezenta pe tine însuti? A plasa invitații la o masa, la o conferință, pe o estrada? A primi străini? A redacta o scrisoare importanta? A stăpânii vocabularul mediului diplomatic? A organiza o masa pentru zece persoane sau doua sute? Pe cine servești mai întâi? Ce meniu oferim? A lua cuvântul in public? A tine un toast? Sunteți maestru de ceremonii: pe cine salutați primul? Cine vorbește ultimul? Ce ținută vestimentara purtam? A așeza drapelele? A face cadouri si amintiri: ce sa oferim? Toate răspunsurile la aceste întrebări si la multe altele asemănătoare constituie obiectul, definesc diferența specifica a protocolului. Din multitudinea activităților enumerate, voi prezenta, pe scurt, câteva dintre ele - considerate a fi deosebit de importante.

De asemenea, protocolul este determinat de limite bine stabilite, de elementele proprii de reglementare, cum ar fi uzanțele, normele sau elementele de natura legala (nivelul de reprezentare sau baza materiala, plafoanele admise de cheltuieli). Dincolo de elementele proprii de reglementare, în aplicarea practica a protocolului se definesc curentele - ce țin de considerente pur subiective (opțiunea conducătorului autorității statale sau administrative). Astfel, putem vorbi despre protocol ceremonios și protocol cordial, precum și de protocol și precădere. Protocolul ceremonios prezintă o mai mare pondere a festivismului și este destinat ceremoniilor publice, fiind spectaculos și impozant.

El se caracterizează prin faptul că este o convenție rigidă, prin fast, menit să impresioneze și să dea măreție participanților (în relațiile internaționale este considerat o formă de respect și de politețe), prin consum mare de resurse - resursele umane sunt numeroase logistic, participând la organizare mai multe instituții. Protocolul ceremonios este prestabilit în detaliu, nimic nu poate fi aleatoriu și nu sunt admise derogări de la standard sau acțiuni personale. Caracterul public este trăsătura cea mai importanta, acțiunile care sunt organizate ceremonios nu-și ating scopul decât prin festivismul public în care organizatorul dovedește realizarea excepțională a caracteristicilor anterioare împletite cu măiestrie. Protocolul ceremonios este preferat de: funcționarii cu demnități înalte, reprezentanții unor state mici, dictatori, ministere - este mai des întâlnit la Ministerul Afacerilor Externe și la cel al Apărării. Protocolul cordial (numit și non formal datorită caracterului sau mai puțin festivist), are o pondere mai mare în cadrul protocolului, el fiind la dispoziția mai multor autorități ale administrației publice decât cel ceremonios. Acest lucru se datorează, în principal, scăderii nivelului de reprezentare și accesibilității sale, precum și faptului că unele instituții nu au dreptul sau mijloacele de a organiza un protocol de tip ceremonios. Protocolul cordial se caracterizează printr-o rigiditate mai mică a convențiilor (permite o mai mare spontaneitate a participanților), prin atitudine destinsă (prin urmare, o afirmare mai mare a abilitaților de comunicare personale ale participanților), prin consum de resurse mai mic, prin discreție - are o mai mare pondere interpersonala, momentul public fiind prezent, dar redus. El este doar stabilit pe etape, detaliile decurgând de la sine in mod firesc. Protocolul cordial este preferat de: reprezentanții unor state mari când primesc reprezentanți ai unor state mai mici, tarile gazda ale unor negocieri internaționale, reprezentanții unor autorități publice de mai mica importanta, reprezentanții administrației publice locale, funcționarii care stăpânesc mai puțin uzanțele de protocol.