Tipologia comunicării

Desi regulile unei comunicari eficiente par foarte simple si la indemana oricui, ele, fiind rodul unei indelungate experiente comunicationale, practica releva ca aplicarea lor este frecvent incalcata.

Exprimate sintetic, regulile comunicarii sunt:

- regula cantitatii – in ceea ce spun, vorbitorii trebuie sa ofere informatia necesara, nici mai mult nici mai putin;

- regula calitatii – ceea ce spun vorbitorii trebuie sa respecte realitatea;

- regula relatiei – mesajul vehiculat de vorbitor trebuie adecvat scopului comunicarii;

- regula semnificatiei – informatia transmisa trebuie sa fie semnificativa pentru contextul si circumstantele in care se desfasoara comunicarea;

- regula stilului – vorbitorii trebuie sa fie clari, coerenti, comprehensivi si concisi;

- regula receptivitatii – emitentii trebuie sa-si adapteze mesajele la caracteristicile receptorilor si la cunostintele presupuse de acestia.

Asociatia americana de management a elaborat o lista cu 10 reguli privind comunicarea eficienta.

Astfel;

a) Emitentul trebuie sa-si clarifice ideile, inainte sa le comunice. El trebuie sa le sistematizeze si analizeze pentru a fi corect transmise. Multi conducatori uita acest lucru deoarece ei nu-si planifica actul comunicarii;

b) Pentru planificarea comunicatiilor este necesara consultarea celor din jur; fiecare contributie va aduce mai multa obiectivitate mesajului transmis;

c) Cei care doresc sa initieze comunicarea trebuie sa examineze adevaratul scop al comunicarii si pentru a nu se pierde in detalii;

d) Cei care comunica trebuie sa tina cont de ansamblul elementelor fizice si psihice ale contextului deoarece intelesul intentionat este intotdeauna transmis mai mult decat prin simple cuvinte;

e) Emitentul trebuie sa fie atent in timpul comunicarii la nuante, ca si la intelesul de baza al mesajului. Pe langa intelesul transmis de cuvinte concrete, tonul vocii, expresia fetei, gesturile au un extraordinar impact asupra receptorului;

f) Emitentul trebuie sa-si dezvolte capacitatea de empatie. Cand se pune problema sa transmita un mesaj, sa indrume cooperarea, sa descopere interesele si trebuintele altor persoane, emitentul trebuie sa priveasca lucrurile din punctul de vedere al celorlalti;

g) In timpul comunicarii, participantii trebuie sa puna intrebari si sa se incurajeze reciproc in exprimarea reactiilor, deoarece astfel se demonstreaza daca mesajul a fost sau nu perceput. Emitentul trebuie sa urmareasca primirea feed-back-ului, pentru ca prin aceasta se completeaza intelegerea si se faciliteaza rezultatul actiunii intreprinse;

h) E si R trebuie sa comunice in perspectiva la fel de bine ca si in prezent. Comunicarile trebuie prevazute cu scopuri si mijloace corespunzatoare unor perspective si arii de cuprindere largi;

i) Cei ce comunica trebuie sa fie siguri pe suportul comunicarii. Cel mai persuasiv mod de comunicare nu este cel spus, ci cel facut. Comunicatorii trebuie sa fie constienti ca atunci cand actiunile si atitudinile sunt in contradictie cu cuvintele, cei mai multi oameni tind sa nu tina cont de ceea ce s-a spus;

j) E si R trebuie sa incerce nu numai sa inteleaga, dar si sa se faca intelesi. Ei trebuie sa fie buni ascultatori. Ascultarea este unul din cele mai importante atribute ale comunicarii. Ea cere concentrare, atat pentru perceperea cuvintelor rostite, cat si a mesajelor non-verbale care, de cele mai multe ori, sunt mai semnificative decat mesajul de baza.

5.2. Tipologia comunicarii

Marea diversitate a formelor de comunicare derulate in cadrul organizatiilor solicita incadrarea lor in anumite clasificari utilizand mai multe criterii, si anume:

a) In functie de directie:

- descendenta;

- ascendenta;

- orizontala;

- diagonala.

Comunicarea descendenta urmeaza, de obicei, relatiilor de tip ierarhic, derulandu-se de la nivelul managementului de varf catre nivelurile de executie. Continutul ei este dat de decizii, reglementari, instructiuni, transmiterea de sarcini, solicitarea de informatie. Principala problema a comunicarii descendente este probabilitatea ca mesajul sa fie filtrat in timp ce este vehiculat de la un nivel ierarhic la altul, deoarece fiecare nivel interpreteaza mesajele in functie de propriile necesitati sau obiective.

In organizatiile puternic centralizate si in care se practica stilul autoritar, acest tip de comunicare este predominant in cadrul procesului de comunicare unilaterala.

Comunicarea ascendenta consta in transmiterea de mesaje de catre subordonati sefilor directi si, succesiv, nivelurilor superioare ale managementului.

Prin ele se vehiculeaza rapoarte, cereri, opinii, nemultumiri. Prin intermediul comunicarilor ascendente managementul de nivel superior se informeaza asupra starii morale a personalului, asupra obstacolelor din calea comunicarilor, nivelului si formei abaterilor inregistrate cel mai frecvent.