Tipuri de mesaje de comunicare

După ce s-a stabilit obiectivul de comunicare, specialiştii în relaţii publice pot trece la conceperea mesajului. Pe mesaj se bazează totalitatrea comunicărilor organizaţiei, oferă direcţia şi coerenţa acestora. Fiecare luare de cuvânt a organizaţiei trebuie să facă referire la mesaj, scopul fiind sporirea eficienţei acestuia. Formularea mesajului trebuie să se efectueze cu atenţie, pentru că acesta formează conţinutul regulat al discursurilor, indiferent de locul de emitere şi publicului căruia i se adresează. Mesajul „se va defini ca nucleul tare al ansamblului discursurilor firmei ce vizează un obiectiv de notorietate , de imagine sau de acţiune”.

Mesajele pot fi generale. Mesajele generale sunt deseori sprijinite de sub-mesaje ce ar putea puncta o anumită informaţie sau un anumit serviciu pe care o organizaţie doreşte să-l pună în aplicare. Este important ca mesajele să nu intre în conflict din moment ce oamenii pot aparţine nu numai unui public, ci mai multor publicuri. Este perfect posibil să existe diferenţe de nuanţă, dar mesajele trebuie să fie potrivite unul cu celalalt.

Indiferent de tehnicile folosite, mesajele pot lua diverse forme, în funcţie de obiectivul şi de publicul-ţintă vizat. În opinia lui Bernard Dagenais “mesajele pot fi de mai multe tipuri: mesajul de ordin politic; mesajul de prestigiu; mesajul care vizează o schimbare de comportament; mesajul comercial; mesajul utilitar şi mesajul combatant.”

În comunicarea de criză se folosesc două tipuri de mesaje: mesajul de urgenţă şi mesajul de fond care se conturează odată cu planul de comunicare. Mesajel de urgenţă sunt de o importanţă maximă deoarece reflectă capacitatea unei organizaţii de a ţine sub control posibila criză. În general sunt mesaje adresate victimelor, de evaluare, de poziţionare a organizaţiei, de măsurile luate şi de investigaţiile care se află în curs de desfăşurare.

Pentru fiecare categorie de public trebuie construit un mesaj specific, în funcţie de interesele şi de gradul de implicare al fiecărui public în viaţa organizaţiei. În plus, trebuie prevăzută “o declaraţie comună pentru toate publicurile, în care să se precizeze natura crizei, datele de bază despre aceasta, măsurile luate de organizaţie pentru stoparea şi limitarea crizei, pierderile, victimele sau persoanele afectate, impactul asupra mediului sau a altor organizaţii. În această declaraţie, organizaţia trebuie să îşi asume responsabilitatea (dacă situaţia de criză s-a declanşat din cauza ei) şi nu trebuie să-i acuze pe alţii dacă vinovăţia acestora nu este evidenţă” . Construirea mesajelor de criză trebuie să ţină seama de trei variabile: Dimensiunea Situaţiei de Criză (DSC), Strategiile de Comunicare de Criză (SCC) şi Implementarea Comunicării de Criză (ICC).

Caracteristicile esenţiale ale mesajului sunt: coerenţa, diferenţierea, întelegerea, vizibilitatea, durata şi adaptabilitatea.

Coerenţa se stabileşte după două criterii şi anume „cel al identităţii organizaţiei şi cel al obiectivului său, iar un mesaj neadaptat la un obiectiv de comunicare va fi pur şi simplu ineficient”.

Diferenţierea este un atribut care face ca mesajul să fie eficient. Pentru ca mesajul să fie remarcat şi memorat acesta trebuie să se singularizeze. Diferenţierea persuspune buna cunoaştere a comunicării concurenţiale.

Înţelegerea. Pentru ca mesajul organizaţiei să fie înţeles de publucul căruia îi este adresat, acesta trebuie să fie construit cât mai simplu şi mai concis. Căutarea simplităţii „constă în a traduce în câteva fraze obiectivul comunicării şi urma pe care compania doreşte să o lase”.

Vizibilitatea mesajului se observă la două nivele: nivelul signaleticii şi nivelul cunoaşterii interne. Nivelul signaleticii cuprinde ansamblul suporturilor de comunicare ce trebuie raportate la mesaj. Nivelul cunoaşterii interne presupune mai întâi cunoaşterea mesajului de către toţi membrii organizaţiei fapt ce va duce la o preluarea mai uşoară a mesajului în exterior. În practică, comunicarea internă în organizaţii se desfăşoară cu oarecare restricţii deoarece se doreşte evitarea unor scurgeri de informaţii. Aşadar vizibilitatea nu este neapărat o obligaţie, ci doar un parametru ce trebuie luat în considerare mai ales în situaţii de criză.