Balanța de verificare

DEFINIREA, CONŢINUTUL ŞI FUNCŢIILE

În unitatea patrimonială se desfăşoară zilnic o mulţime de operaţii economice şi financiare, care asigură îndeplinirea obiectului de activitate al unităţii şi realizarea scopului acestuia, adică obţinerea de profit.

Aceste operaţii determină modificarea permanentă a mărimii şi structurii elementelor patrimoniale reflectate în activul şi pasivul bilanţului.

Pentru reflectarea stării şi modificărilor într-o perioadă de timp a elementelor patrimoniale contabilitatea foloseşte un procedeu specific: contul.

Necesităţile decizionale ale unităţilor patrimoniale impun generalizarea şi reliefarea într-o imagine de ansamblu a activităţii desfăşurate într-o perioadă de timp.

De asemenea, se impune şi necesitatea verificării exactităţii şi corectitudinii înregistrării în conturi a operaţiilor economico-financiare pentru reflectarea reală şi completă a stării patrimoniului în bilanţul contabil.

Aceste necesităţi au impus utilizarea unui alt procedeu specific metodei contabilităţii şi anume balanţa de verificare contabilă.

Balanţa de verificare este un procedeu specific al metodei contabilităţii care asigură gruparea şi centralizarea datelor din conturi, verificarea exactităţii înregistrărilor în conturi, legătura dintre conturile sintetice şi cele analitice, legătura dintre conturi şi bilanţ şi furnizarea de informaţii sintetice necesare deciziei manageriale în cursul exerciţiului financiar.

Formal, balanţa de verificare se prezintă ca o situaţie tabelară care cuprinde toate conturile sintetice folosite de unitatea patrimonială, fiecărui cont fiindu-i ataşate soldul iniţial, rulajele perioadei, total sume şi soldul final al fiecărei luni pentru care se întocmeşte balanţa de verificare, întocmirea lunară a balanţei de verificare este o obligaţie legală a unităţii patrimoniale stabilită de Legea contabilităţii nr. 82/1991, art. 22.

Din definiţia balanţei de verificare rezultă următoarele funcţii ale acesteia:

1. Funcţia de control a corectitudinii şi exactităţii înregistrărilor în conturi

Cu ocazia contării documentelor, a efectuării înregistrărilor din documentele contabile în registrele contabile, a diferitelor calcule făcute în conturi sau în cazul formulelor contabile complexe, a stabilirii rulajelor, totalului sumelor şi soldurilor finale în conturi se pot strecura greşeli care se reflectă în inexistenţa corelaţiilor şi egalităţilor din balanţa de verificare.

În balanţa de verificare se preia din bilanţul final soldul iniţial pentru perioada curentă.

Din conturi se preiau rulajele debitoare şi creditoare, total sume debitoare şi creditoare şi soldurile finale debitoare şi creditoare.

Verificarea exactităţii înregistrărilor în conturi şi a egalităţii bilanţiere se reflectă prin cele trei serii de egalităţi ale balanţei:

a) suma soldurilor iniţiale debitoare = suma soldurilor iniţiale creditoare = TOTAL ACTIV din bilanţul final = TOTAL PASIV din bilanţul final;

b) suma rulajelor debitoare = suma rulajelor creditoare;

c) suma soldurilor finale debitoare = suma soldurilor finale creditoare.

Dacă aceste egalităţi nu se verifică înseamnă că s-au produs erori în contabilitate şi acestea trebuiesc găsite şi corectate.

În prezent, prin utilizarea tehnicii de calcul posibilitatea producerii anumitor erori s-a diminuat foarte mult, această funcţie pierzându-şi treptat din importanţă.

2. Funcţia de legătură între conturile sintetice şi bilanţ

Balanţa de verificare cuprinde toate conturile utilizate în contabilitatea unităţii patrimoniale.

La începutul anului financiar, posturile bilanţiere reprezentând soldul final al conturilor la sfârşitul perioadei precedente (31 decembrie) sunt preluate în conturi ca solduri iniţiale şi, implicit, în balanţa de verificare ca o primă serie de egalităţi (Σ S.i.d.= Σ S.i.c).

La sfârşitul perioadei, soldurile finale din conturile sintetice care formează a patra serie de egalităţi în balanţa de verificare (Σ S.f.d. = Σ S.f.c.) sunt transpuse în bilanţul cotabil, prelucrate şi grupate conform cerinţelor de întocmire ale bilanţului.

3. Funcţia de legătură dintre conturile sintetice şi conturile analitice

Balanţele de verificare se întocmesc pentru conturile analitice şi pentru conturile sintetice. Astfel, se poate verifica concordanţa dintre fiecare cont sintetic şi conturile analitice în care este dezvoltat, respectiv se verifică corectitudinea înregistrării în conturile analitice dezvoltătoare ale fiecărui cont sintetic a datelor înregistrate în contabilitate.

4. Funcţia de grupare şi centralizare a datelor din conturi

Cuprinzând toate conturile sintetice şi analitice folosite într-o perioadă cât şi toate datele înregistrate în acestea, balanţa de verificare oferă informaţii despre mărimea şi structura patrimoniului la un moment dat, rezultatele economico-financiare obţinute cât şi despre evoluţia situaţiei patrimoniului şi rezultatelor într-o perioadă de timp. Astfel, se pot obţine informaţii referitoare la calitatea şi eficienţa deciziilor manageriale.

5. Funcţia de analiză a activităţii economico-financiare

Asigurând compararea la un moment dat a datelor din conturi la începutul perioadei cu cele de la sfârşitul perioadei, balanţa de verificare poate reprezenta şi un eficace instrument de analiză în detaliu a eficienţei activităţii economico-financiare în decursul anului, între două bilanţuri contabile.

Cu ajutorul datelor furnizate de balanţa de verificare se pot calcula indicatorii economico-financiari de apreciere a stării patrimoniului şi de diagnostic economico-financiar a activităţii unităţii patrimoniale.