Complexitatea sistemelor informaționale economice

Documentarea este un element foarte important, mai ales în cazul sistemelor informatice economice, deoarece permite găsirea celei mai potrivite solutii pentru a ține legătura cu un număr larg de utilizatori, cum ar fi: furnizori, clienți, acționari, asociați, bugetul de state și alte instituții publice, organe de control, salariați, instituții financiar-bancare, societăți de asigurări, publicul larg și a transmite situațiile financiar-contabile prin care comunicăm informația contabilă în mod eficient și organizat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, dar și cu normele contabile europene și internaționale.

Documentarea implică trei forme: documentarea bibliografică, documentarea directă, consultarea specialiștilor, cu ajutorul cărora se face cunoașterea surselor documentare necesare continuării desfășurarii activității și se transmite informația necesară utilizatorilor interesați.

Un sistem informațional este un ansamblu de elemente care țin de colectarea, transmiterea, prelucrarea informației, un rol important revenindu-i informației ca parte centrală a sistemului informatic. Sistemul informatic redă imaginea fidelă cu ajutorul comunicării. Comunicarea este unul dintre cele mai importante instrumente pentru a avea succes în activitatea profesională. Contabilitatea este o profesie, ce presupune nu numai simpla întocmire a unor documente contabile, dar și furnizarea de informații prin intermediul acestora.

Sistemele informatice oferă ca principal produs informația, care va fi utilizată pentru fundamentarea deciziilor și pentru comunicare în interiorul și exteriorul organizației. Pentru a fi utilă factorilor decizionali, informația trebuie să fie relevantă, de calitate, completă și obținută la momentul de timp când aceasta este necesară.

Informațiile sunt obținute pe baza datelor culese din diferite surse, fiind parcurg un anumit flux de transformare a datelor în informații, care pornește de la culegerea datelor, continuă cu pregătire și gestiunea acestora, prelucrarea datelor și se sfârseste cu obținerea informației.

Sistemul informatic este parte a sistemului cibernetico-economic al firmei, care cuprinde și alte subsisteme. Analiza sistemică are în vedere componentele principale ale unui sistem, care constau în: intrări, proces de transformare și ieșiri. O componentă principală a sistemelor cibernetice este bucla de feedback, care permite autoreglarea sistemului prin compararea ieșirilor cu rezultatele așteptate pentru acestea.

Ca urmare, comunicarea devine un instrument de o importanță vitală, în momentul in care se prezintă situații financiare anuale ordonatorului de credite principal.

În cazul contabilității, comunicarea scrisă este cea mai importantă, deoarece informația transmisă de cele mai multe ori se regăsește sub forma documentelor. În ultimii ani, însă, s-a impus și comunicarea prin intermediul Internetului și a altor mijloace de transmisie electronică. Astfel, declarațiile fiscale, ca și bilanțul contabil, pot fi transmise în format electronic la organele fiscale teritoriale, ceea ce facilitează timpul de procesare a informației sau timpul de răspuns.

În aceasta lucrare am prezentat complexitatea sistemelor informaționale economice; în principal a sistemului informațional-contabil în cadrul S.C.MAXIGEL S.R.L.

Voi propune modalități de îmbunătățire a activității financiar-contabile a societății prin introducerea unui sistem informatic integrat.

Capitolul I Contabilitatea - componentă a sistemului informațional economic

Contabilitatea este o știință și un important domeniu al politicii sociale. Ca știință, contabilitatea a evoluat și s-a impus tot mai mult in practică, datorită multiplelor funcții prin care ajuta societatile comerciale. Bilanțul și Contul sunt elemente prin care se poate înțelege logica contabilitatea, modul în care aceasta interpretează, reprezintă și esențializează în plan informatic obiectul său.

Contabilitatea-componentă a evidenței economice - înregistrează, urmărește și controlează numai acele laturi ale activității care pot fi exprimate valoric cu ajutorul etalonului bănesc. Contabilitatea se deosebește de celelalte componente ale evidentei economice prin urmatoarele particularitați:

a) contabilitatea înregistreaza numai operații economice efectuate;

b) în contabilitate operațiile economice se înregistrează numai pe bază de documente justificative;

c) contabilitatea foloseste, în principal, etalonul bănesc și numai ca o completare utilizează etaloanele cantitative;

d) contabilitatea are un obiect propriu de cercetare deosebit de obiectul celorlalte știinte;

e) contabilitatea foloseste o metodă proprie de cercetare a obiectului său.

Obiectivele sau sarcinile contabilității sunt :

1. să furnizeze date necesare elaborării planurilor si programelor de activitate economică, și în primul rând bugetele unităților patrimoniale, la elaborarea cărora se furnizează informații, atât pentru venituri, cât și pentru cheltuieli;

2. să asigure urmărirea și controlul valoric al activitătilor desfășurate, prin înregistrarea cronologică a operațiilor economice și financiare, prelucrarea informațiilor cu privire la situația patrimoniului, informații necesare atât pentru nevoile proprii ale unității, cât și în relațiile cu acționarii și asociații, clienții, furnizorii, băncile, cu organele fiscale și alte persoane fizice și juridice;

3. să asigure controlul integrității patrimoniului prin înregistrarea existențelor și mișcărilor elementelor patrimoniale, pe categorii, pe locuri de depozitare sau păstrare, persoanele în responsabilitatea cărora se află etc.;

4. să furnizeze informațiile necesare întocmirii documentelor de sinteză contabilă care dau imaginea fidelă a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute, astfel încat aceste informații să poată fi utilizate de toți utilizatorii la luarea deciziilor economice.

Schematic, ciclul contabil poate fi prezentat astfel :

Fig. nr.1. Ciclul contabil

O organizație privită ca un sistem dinamic și complex, se caracterizează prin trei componente:

- sistemul operațional

- sistemul de conducere

- sistemul informațional