Contabilitatea datoriilor comerciale la instituțiile publice

Pentru evidenta datoriilor pe care institutia si le creeaza, in calitatea sa de beneficiar debunuri materiale, lucrari si servicii, se folosesc, dupa caz, conturile 401 „Furnizori”, 404 „Furnizori de active fixe” si 408 „Furnizori – facturi nesosite”. Aceste conturi, fiind de pasiv, evidentiaza in creditul lor datoriile comerciale create, iar in debit stingerea acestora, soldul reflectand datoriile existente la un moment dat.

Datoriile se inregistreaza pe baza documentelor de livrare emise de furnizori, respectiv facturi. Decontarea datoriilor fata de furnizori se poate face:

- prin achitarea lor pe baza de facturi si instrumente de plata corespunzatoare formelor de decontare utilizate;

- pe seama creditului comercial acordat de furnizor, in care scop beneficiarul emite funizorului un bilet la ordin, sau acesta accepta cambia emisa de funizor. Aceste inscrisuri numite efecte de comert sunt titluri negociabile care reprezinta creante decontabile la vedere sau pe termen scurt, in beneficiul persoanelor care le poseda.

Pentru evidenta obligatiilor de plata, stabilite prin intermediul efectelor de comert, se folosesc, dupa caz, conturile de pasiv 403 „Efecte de platit” si 405 „Efecte de platit pentru active fixe”.

Furnizori si conturi asimilate

In contabilitatea furnizorilor se inregistreaza operatiunile privind achizitiile de bunuri, lucrari executate si servicii prestate (conturile 401 si 404).

Avansurile acordate furnizorilor se inregistreaza in contabilitate intr-un cont distinct (conturile 232, 234, 409).

Operatiunile privind achizitiile de bunuri, lucrari executate si servicii prestate, precum si achizitiile de active fixe pe baza efectelor comerciale, se inregistreaza in conturile corespunzatoare de efecte de platit (conturile 403 si 405).

Efectele comerciale scontate neajunse la scadenta se inregistreaza intr-un cont in afara bilantului si se mentioneaza in notele explicative.

Efectele comerciale trebuie sa indeplineasca conditiile de forma si fond prevazute de legislatia in vigoare, fara de care validitatea lor poate fi contestata sau anulata.

Bunurile cumparate, lucrarile executate si serviciile prestate pentru care nu s-au primit facturi, se evidentiaza distinct in contabilitate (contul 408).

Datoriile in valuta se inregistreaza in contabilitate atat in lei, la cursul de schimb de la data efectuarii operatiunilor, comunicat de Banca Nationala a Romaniei, cat si in valuta.

Operatiunile in valuta trebuie inregistrate in momentul recunoasterii initiale in moneda de raportare (leu), aplicandu-se sumei in valuta cursul de schimb dintre moneda de raportare si moneda straina, la data efectuarii tranzactiei.

Contabilitatea furnizorilor se tine pe fiecare persoana fizica sau juridica.

In contabilitatea analitica furnizorii se grupeaza astfel: interni si externi, iar in cadrul acestora pe termene de plata.

Momentul inregistrarii

Potrivit principiilor contabilitatii de angajamente, efectele tranzactiilor si ale altor evenimente sunt recunoscute atunci cand tranzactiile si evenimentele se produc si nu pe masura ce numerarul sau echivalentul sau este incasat sau platit.

Inregistrarea in contabilitate a creantelor si datoriilor se efectueaza in momentul constatarii drepturilor si obligatiilor.

2. Evaluarea

2.1. Evaluarea initiala

Creantele si datoriile institutiilor publice se inregistreaza in contabilitate la valoarea nominala.

Operatiunile in valuta trebuie inregistrate in momentul recunoasterii initiale in moneda de raportare, aplicandu-se sumei in valuta cursul de schimb dintre moneda de raportare si moneda straina, la data efectuarii tranzactiei.

Creantele si datoriile in valuta se inregistreaza in contabilitate atat in lei, la cursul de schimb de la data efectuarii operatiunilor comunicat de Banca Nationala a Romaniei, cat si in valuta.

2.2. Evaluarea la momentul decontarii

Diferentele de curs valutar ce apar cu ocazia decontarii creantelor si datoriilor in valuta la cursuri diferite fata de cele la care au fost inregistrate initial pe parcursul perioadei sau fata de cele la care au fost raportate in situatiile financiare anterioare trebuie recunoscute ca venituri sau cheltuieli in perioada in care apar.

Atunci cand creanta sau datoria in valuta este decontata in decursul aceluiasi exercitiu financiar in care a survenit, intreaga diferenta de curs valutar este recunoscuta in acel exercitiu. Atunci cand creanta sau datoria in valuta este decontata intr-un exercitiu financiar ulterior, diferenta de curs valutar recunoscuta in fiecare exercitiu financiar, ce intervine pana in exercitiul decontarii, se determina tinand seama de modificarea cursurilor de schimb survenita in cursul fiecarui asemenea exercitiu financiar.

2.3. Evaluarea la data bilantului

La data intocmirii situatiilor financiare, creantele si datoriile in valuta se evalueaza la cursul publicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil pentru data intocmirii situatiilor financiare, respectiv pentru ultima zi a exercitiului financiar.

Creantele si datoriile aferente fondurilor nerambursabile primite de la Comunitatea Europeana se evalueaza la cursul publicat de Banca Centrala Europeana, valabil pentru ultima zi a lunii in care se intocmesc situatiile financiare.

La data bilantului, evaluarea creantelor si a datoriilor se face la valoarea lor probabila de incasare sau de plata. Diferentele constatate in minus intre valoarea de inventar stabilita la inventariere si valoarea contabila neta a creantelor se inregistreaza in contabilitate pe seama ajustarilor pentru depreciere.