Controlul Activității Economice prin Costuri

Controlul activitatii economice prin costuri

Instrumentele clasice ale controlului de gestiune sunt extrem de numeroase, mergând de la costuri, standarde, bugete si rapoarte, preturi de cesiune interna, pâna la centre de responsabilitate. Unele dintre aceste instrumente au o functie predominant informativa, cum este cazul costurilor, în timp ce altele îndeplinesc functia de reglare a comportamentelor. Costul, ca instrument al controlului de gestiune, vizeaza informarea factorilor de decizie (a managerilor). El permite acestora sa-si formeze o opinie de ansamblu asupra întreprinderii si, totodata, sa gestioneze relatiile cu clientii prin intermediul preturilor. Combinata cu alte tipuri de instrumente (bugete, standarde etc.), informatia cost devine un instrument puternic al controlului de gestiune.

Sursa unui astfel de instrument se regaseste în contabilitatea de gestiune.

Având un caracter informativ, ar parea normal sa judecam acest instrument prin prisma caracteristicilor calitative ale informatiei contabile.

Printr-o extensie a prevederilor cadrului contabil conceptual principalele caracteristici ale informatiei cost sunt oportunitatea, fiabilitatea si relevanta. Inteligibilitatea a fost exclusa deliberat întrucât informatia cost se adreseaza cel mai des managerilor despre care se presupune ca au cunostinte suficiente pentru a întelege informatia contabila.

În general, caracteristicile calitative ale informatiilor contabile sunt judecate prin prisma modului în care aceste informatii contribuie la procesul decizional.

Oportunitatea: se refera la termenele la care informatia cost trebuie sa ajunga la cunostinta managerului. În mod cert, o informatie este oportuna daca ea este disponibila la momentul deciziei.

Fiabilitatea: o informatie este fiabila atunci când nu contine erori sau elemente care sa conduca la interpretari eronate, astfel încât utilizatorul poate avea încredere în ea.

Relevanta: o informatie este relevanta atunci când influenteaza deciziile utilizatorilor, facilitând evaluarea de catre acestia a evenimentelor trecute, prezente si viitoare si confirmând sau corectând evaluarile trecute. Cu alte cuvinte, informatia este relevanta daca are valoare predictiva" si valoare retrospectiva. Pentru controlul de gestiune relevanta costurilor este judecata de maniera urmatoare: un cost este relevant daca el este aplicabil unei anumite decizii, în sensul ca are legatura cu orice optiune a managerului. Care costuri sunt relevante în procesul decizional? Raspunsul este foarte simplu. Orice cost care poate fi evitat este relevant din considerente decizionale. Un cost evitabil poate fi definit ca un cost care poate fi eliminat (în întregime sau numai în parte) prin alegerea unei variante sau a alteia în procesul de decizie. Orice cost care este prezent într-una din variantele decizionale si este absent în totalitate sau numai în parte într-o alta alternativa este cunoscut ca un cost evitabil. Apriori, toate costurile sunt evitabile (si implicit relevante) exceptând:

- costurile care deja s-au produs;

- costurile viitoare care nu difera de cele trecute.

Costurile care deja s-au produs nu pot fi evitate indiferent de ce varianta de actiune decide managerul sa aleaga. Întrucât nu au relevanta pentru evenimentele viitoare, aceste costuri trebuie eliminate din procesul decizional. Practic, procesul de decizie pe seama costurilor presupune urmatorii pasi:

1. colectarea tuturor costurilor asociate fiecarei alternative decizionale;

2. eliminarea costurilor care deja s-au produs;

3. eliminarea costurilor (informatiilor) care nu difera între alternative;

4. luarea unei decizii bazata pe informatiile cost ramase.

Informatiile cost ramase contin costurile relevante sau costurile care fac diferenta între diferitele variante posibile. De aceea, aceste costuri mai sunt numite costuri diferentiale. Dincolo de caracteristicile calitative ale informatiei cost si de necesitatea unui echilibru între ele, trebuie retinut ca utilizarea unor informatii sau a altora în procesul decizional va depinde în mare masura de natura mediului în care evolueaza întreprinderea. Mediul este extrem de vast, cazând sub influenta unui numar de factori potential infinit. Unii dintre acestia nu prezinta relevanta pentru procesul decizional. Literatura de specialitate retine ca reprezentativi trei factori:

- volumul productiei;

- volumul vânzarilor;

- nivelul tehnologic.

În functie de modul în care evolueaza acesti factori, mediul poate fi etichetat ca mediu stabil sau mediu instabil. Caracteristica esentiala a mediului stabil este o relativa stabilitate a factorilor anteriori, în timp ce variabilitatea lor caracterizeaza un mediu instabil. Pentru analiza costuri complete - costuri partiale, vom retine totusi ca factori reprezentativi pentru stabilitatea mediului numai volumul productiei si volumul vânzarilor.

Într-un mediu stabil utilizarea costurilor complete este suficienta pentru luarea deciziilor. Manifestarea unui mediu instabil reclama utilizarea costurilor de tip partial.

Costurile complete: instrument al controlului de gestiune Prin prisma asertiunii anterioare, costurile complete apar potrivite pentru abordarea procesului decizional cel putin la nivelul deciziilor care vizeaza relatia cu piata, atât în aval cât si în amonte. Abordarea costurilor complete de catre profesori Alain Burlaud si Claude Simone se desfasoara pe doua mari axe: una, în care întreprinderea este considerata o cutie neagra, mecanismele sale interne fiind simplificate la maxim si finalmente ignorate, cealalta în care mecanismele interne proprii unei organizatii nu sunt ignorate.

În primul caz, informarea factorului de decizie este asigurata prin intermediul metodei coeficientilor de calcul al costurilor. Decidentul are nevoie de doua informatii esentiale: una care sa-i releve relatia cu piata din aval, permitându-i stabilirea preturilor de vânzare si a doua care sa permita supravegherea globala a întreprinderii, prin determinarea randamentelor si productivitatii. Sub aspectul simplitatii si a posibilitatilor de furnizare a informatiilor, metoda coeficientilor se dovedeste un instrument foarte util.

Atunci când organizatia nu mai este considerata o cutie neagra, fiind luate în consideratie si mecanismele interne, poate fi utilizata pentru calculul costului complet metoda centrelor de analiza.