Documentarea

Definiţia: procedeul metodei contabilităţii prin care, se realizează culegerea datelor economice şi consemnarea acestora în momentul şi la locul înfăptuirii acestora.

Rezultă că, documentele economice sunt acte scrise în care consemnăm operaţii economice. Prin şi pe baza acestor documente se formalizează în scris şi se organizează material procesele de culegere, prelucrare stocare şi transmitere a datelor. Documentele economice sunt suportul material al înregistrării diferitelor operaţiuni în contabilitate.

Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate sau netipizate:

1. Formularele tipizate sunt suporturi materiale de date, în care forma şi formatul sunt prestabilite şi imprimate. Conţinutul formularelor este definit de informaţiile culese. Aceste informaţii pot fi fixe şi variabile. Informaţiile fixe sunt imprimate pe document şi au un caracter repetitiv. Informaţiile variabile sunt specifice condiţiilor concrete în care se produce o anumită operaţiune economică.

Forma formularelor tipizate poate fi tabelar (state de salarii, documente cumulative etc.), sub formă de chestionar (procesele verbale, note de recepţie, etc.), sub forma grupării pe zone de informaţii (Factura fiscală, Avizul de însoţire al mărfurilor, etc.).

Formatul acestor documente ţine seama de mărimea suportului de hârtie pe care se imprimă şi se completează documentul, utilizându-se în acest sens dimensiuni standardizate.

2. Formularele netipizate sunt realizate pe suporturi materiale de informaţii, care nu au forma şi formatul prestabilite şi imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea unităţii patrimoniale.

Elementele unui document economic sunt:

- elemente comune tuturor documentelor economice;

- elemente specifice unui anumit tip de document.

Elementele comune:

a) denumirea documentului (facturi fiscale, chitanţe fiscale, bon consum, etc.);

b) - denumirea, sediul, datele de înregistrare fiscală a emitentului;

- conţinutul operaţiilor economice (cantitatea, valoarea operaţieim, justificarea operaţiei);

c) semnătura celui ce a emis documentul sau a celui care a aprobat realizarea unei operaţiuni.

Elemente specifice unui tip de document vizează toate acele informaţii care trebuie consemnate şi care nu se regăsesc ca şi elemente comune tuturor documentelor. De obicei aceste elemente ţin de specificul financiar sau economic al unei anumite operaţiuni ce trebuie consemnată în documentul respectiv.

Întocmirea documentelor economice se realizează, de obicei, la locul şi la momentul realizării operaţiunii ce trebuie consemnată în document. Întocmirea se face pe un document tipizat sau netipizat, iar completarea se face:

- manual (pix, cerneală albastră sau neagră);

- cu tehnică de calcul (computere).

După completare, documentele economice trebuie prelucrate, adică trebuie sortate în funcţie de mai multe criterii.

4

3. Clasificarea documentelor economice:

a) în funcţie de natura operaţiei:

- documente privind activitatea contabilă (Registre contabile, Facturi fiscale, Chitanţe fiscale, State de salarii, etc.);

- documente privind alte activităţi ale firmei (Foi de prezenţă la lucru, Fişe de pontaj, Devize pe categorii de lucrări, Contracte de prestări servicii, etc.);

b) după funcţia pe care o îndeplinesc:

- documente economice de dispoziţie: dispoziţie cu plată, ordin de plată;

- documente justificative: Facturi fiscale, Note de recepţie, Registru de casă, Jurnal de bancă, etc.;

- documente mixte: bon de consum.

c) după numărul de operaţii economice pe care le cuprinde un document:

- documente economice simple (singulare) – cuprind date despre o singură operaţiune economică (chitanţa fiscală, ordin de plată, etc.);

- documente economice cumulative – cuprind date despre mai multe operaţiuni economice (Registrele contabile, Centralizatoarele de furnizori, clienţi, casă, bancă, etc.).

d) după momentul încheierii sau completării documentelor:

- documente primare – se întocmesc la momentul şi la locul derulării operaţiunii economice consemnate (Facturi fiscale, Chitanţe fiscale, Note de recepţie, Registru de Casă, etc.);

- documente secundare – se întocmesc pe baza informaţiilor cuprinse în documentele primare, după ce operaţiunea a avut loc (Registru Jurnal, Registru Cartea-Mare, Registru Inventar, etc.).

e) după locul unde ele se întocmesc şi circulă:

– documente interne (notă de transfer);

– documente externe (facturi, chitanţe).

f) după sfera de aplicare:

– documente generale (comune în activitatea oricărei întreprinderi): facturi fiscale, chitanţe fiscale:

– documente specifice (speciale) – toate documentele care sunt specifice unui anumit domeniu de activitate: Registru de gestiune – pentru firmele cu activitate de comerţ, Note de recepţie pentru marfă – pentru firmele cu activitate de comerţ, Devize pe categorii de lucrări – pentru firme cu activitate construcţii, montaj, instalaţii.

g) după forma de prezentare:

– documente tipizate;

– documente netipizate.

h) după regimul de tipărire şi utilizare:

– documente întocmite pe formular cu regim special (chitanţe, facturi, monetare);

– documente care nu se întocmesc pe formulare cu regim special (documente cu regim uzual);

– documente întocmite pe formulare cu reglementări exprese; documente întocmite pe formulare care au imprimată fie o valoare nominală (timbre şi mărci poştale) fie o cantitate fixă (carnete de muncă, permise de călătorie).

4

4. Funcţiile documentelor:

– funcţia de consemnare cifrică şi letrică, cantitativă şi valorică a operaţiilor economice;

– funcţia de a fi document justificativ care stă la baza consemnării în contabilitate a operaţiilor economice;

– funcţia de verificare a activităţilor desfăşurate – documentul trebuie să asigure respectarea disciplinei financiare şi a corectitudinii în ceea ce priveşte consemnarea unei realităţi faptice în documentul respectiv;

– funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniului care se realizează prin stabilirea exactă a patrimoniului care se realizează prin stabilirea exactă a răspunderii şi obligaţiilor celor ce întocmesc documentele economice;

– funcţia juridică a unui document economic vizează stabilirea de drepturi şi obligţii ale emitentului unui document în cazul în care se ajunge la instanţele judecătoreşti în vederea soluţionării unor conflicte de interese.

5. Verificarea documentelor contabile constă în:

– verificarea formei documentului, care are ca scop depistarea utilizării corecte a formularului cerut de normele legale în vigoare;

– verificarea aritmetică a documentului, constă în verificarea calculelor consemnate în document, cu scopul de a înregistra corect în contabilitate valorile înscrise în document;

– verificarea de fond constă în verificarea respectării normelor în vigoare privind realitatea, necesitarea, oportunitatea şi legalitatea operaţiilor consemnate în documente justificative;

– verificarea realităţii constă în confirmarea faptului că operaţiile consemnate s-au derulat în parametrii consemnaţi în document;

– verificarea legalităţii operaţiei consemnate în document are în vedere dacă operaţiunea respectivă s-a realizat cu respectarea dispoziţiilor şi actelor normative în vigoare.