Documente Contabile

ARGUMENT

Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza în momentul efectuarii ei într-un document care sta la baza înregistrarilor în evidenta contabila în partida simpla, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

• Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale, prevazute în structura formularelor aprobate:

- denumirea documentului;

- numele si prenumele contribuabilului, precum si adresa completa;

- numarul documentului si data întocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (când este cazul);

- continutul operatiunii economico-financiare, iar atunci când este necesar, si temeiul legal al efectuarii ei;

- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;

- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii;

- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor în documente justificative.

• Documentele care stau la baza înregistrarilor în evidenta contabila în partida simpla pot dobândi calitatea de document justificativ numai în cazurile în care furnizeaza toate informatiile prevazute în normele legale în vigoare.

• Documentele provenite din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în evidenta contabila în partida simpla numai în cazurile în care se face dovada intrarii în patrimoniu a bunurilor respective, prin întocmirea Borderoului de achizitie (cod 14-4-13) sau a Notei de receptie si constatare de diferente (cod 14-3-1/A), dupa caz, si a platii acestora pe baza de Dispozitie de plata-încasare catre casierie (cod 14-4-4).

În cazul în care documentele respective se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norma de venit, pentru a fi înregistrate în evidenta contabila în partida simpla a contribuabililor care obtin venituri din activitati independente, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii, întocmite în acest scop în conformitate cu reglementarile legale în vigoare, si Dispozitie de plata-încasare catre casierie (cod 14-4-4).

• Documentele contabile - jurnale, fise etc. - servesc la prelucrarea, centralizarea si înregistrarea în evidenta contabila în partida simpla a operatiunilor consemnate în documentele justificative.

• Înscrierea datelor în documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta, la masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz.

• În documentele justificative si în cele contabile nu sunt admise stersaturi sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere între operatiunile înscrise în acestea.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Corectarea se face pe toate exemplarele documentului justificativ si se confirma prin semnatura persoanei care a întocmit documentul justificativ, mentionându-se si data efectuarii operatiunii de corectare.

În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul gresit se anuleaza si ramâne în carnetul respectiv (nu se detaseaza), cu exceptia ordinului de deplasare (delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta dintre cheltuielile efective de deplasare si avansul acordat.

Contribuabilii au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului: la începutul activitatii; cel putin o data pe an; la încetarea activitatii, precum si în alte situatii prevazute de lege.

Inventarierea se face în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finantelor nr. 2.388/1995 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului.

• Registrul-jurnal de încasari si plati (cod 14-1-1/b) si Registrul-inventar (cod 14-1-2/a) au regim de înregistrare la organele fiscale. Acestea se numeroteaza, se snuruiesc si se parafeaza înainte de depunerea lor la organele fiscale pentru înregistrare.