Documente de evidență economică

1. NOTIUNEA, IMPORTANTA, FELURILE SI REGULILE

DE INTOCMIRE A DOCUMENTELOR

Una din caracteristicile importante ale contabilitatii consta in faptul ca aceasta este “documentata”. Aceasta inseamna ca orice operatie economica, inainte de a fi inregistrata in contabilitate trebuie sa fie consemnata in documente de evidenta economica anume concepute, pentru fiecare fel de operatie economica.

Documentele de evidenta economica sunt acte scrise, in care se consemneaza fenomenele si procesele economice care se produc in unitati.

Aceste documente sunt procedee metodice comune pentru mai multe stiinte economice, deoarece ele se intocmesc si se folosesc nu numai in contabilitate, ci si in alte forme de evidenta economica. Este deosebit de important ca documentele sa fie intocmite in cel mai scurt timp dupa producerea fenomenului sau a activitatii economice, astfel incat insasi contabilitatea sa-si realizeze functia de reflectare exacta si operative a activitatii desfasurate.

Documentele de evidenta economica au o importana deosebita in general si pentru contabilitate in special, din mai multe motive:

- documentele au o importanta “informationala”, ceea ce inseamna ca din si prin documente, cei interesati pot cunoaste cantitatea si calitatea activitatii desfasurate. Este necesar a se preciza faptul ca informarea direct din documente are un caracter oarecum limitat, deoarece documentele sunt disconturi, sunt numeroase si limitate la operatia descrisa in ele.

- importanta documentelor de evidenta economica mai rezulta si din faptul ca sunt suport legal pentru inregistrarile efectuate in evidenta economica. Faptul ca documentele sunt intocmite de persoane autorizate atrage raspunderea persoanei care le-a intocmit pentru consecintele activitatilor declansate pe baza lor.

- importanta documentelor de evidenta economica mai consta si in valoarea lor juridica. Importanta juridica a documentelor consta in faptul ca ele constituie „probe in justitie”, pe baza lor fundamentandu-se hotarari ale instantelor judecatoresti.

- importanta documentelor de evidenta economica mai consta in faptul ca ele constituie o legatura intre diferitele forme de evidenta economica (informatiile cuprinse in documentele de evidenta economica sunt preluate pentru inregistrare si prelucrare de mai multe forme ale evidentei economice).

- importanta documentelor de evidenta economica mai consta in folosirea lor frecventa in activitatea de control financiar si de gestiune, atat de organele specializate din cadrul unitatii,cat si de cele din afara lor.

Documentele de evidenta economica au o anumita structura, astfel:

- „antetul”-denumirea si adresa unitatii patrimoniale care a intocmit documentul. Acesta se inscrie de regula in coltul din stanga sus al documentului.

- denumirea documentului, un important element structural al acestuia, care se inscrie de regula la mijlocul acestuia, in partea de sus(ex.:”Factura”,”Bon de consum”,”Chitanta”).

- precizarea denumirii agentului economic „partener” sau eventual al persoanei fizice care a participat la desfasurarea operatiei economice.

- trebuie sa se inscrie continutul operatiei pentru care a fost intocmit documentul si desigur exprimarea valorica a acesteia. Pe langa exprimarea valorica a acesteia, uneori se inscrie si exprimarea ei intr-un alt etalon, de regula cel natural.

- in partea de jos a documentului-semnatura persoanei care l-a intocmit, semnatura persoanei care a controlat sau a unuia dintre conducatorii unitatii.

- tot pe document mai trebuie trecut si numarul de inregistrare care i-a fost dat acestuia la registratura.