Documente Justificative și Note de Contabilitate

Conform Legii Contabilitatii (nr.82/24 dec. 1991) ’’Orice operatiune patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, ori inregistrat in contabilitate.

Importanta documentelor de evidenta se concretizeaza in :

- constituie baza legala a inregistrarii operatiilor economice in contabilitate

- stau la dispozitia actionarilor sau asociatilor si a cenzorilor pentru a verifica modul cum s-a desfasurat activitatea societatilor comerciale

- furnizeaza informatiile necesare organelor de conducere ale agentilor economici pentru prognozarea activitatii viitoare

- constituie proba in justitie

Documentele sunt acte scrise, intocmite in momentul efectuarii operatiilor economice si financiare, prin care se dovedeste efectuarea acestor operatii.

Orice document de evidenta pentru a raspunde scopului urmarit prin intocmirea sa, trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

- denumirea documentului ( chitanta, factura,etc.)

- antetul, adica denumirea si datele de identificare a agentului economic care intocmeste documentul (in partea din stanga sus)

- data intocmirii documentului

- numarul documentului

- denumirea partilor care au contribuit la efectuarea operatiei economice consemnata in document

- descrierea operatiei economice consemnata in document

- semnaturile persoanelor care raspund de legalitatea operatiei economice si de realitatea datelor cuprinse in document.

Desfasurarea activitatii in cadrul societatilor implica multiple operatii economico-financiare care sunt consemnate in documente de evidenta (documente justificative). Unele inregistrari se fac pe baza notelor contabile, in general acele operatii care nu sunt consemnate in documente (amortizare).

Intocmirea documentelor de evidenta se face potrivit reglementarilor legale,trebuind sa furnizeze informatii exacte privind operatiile economice ce au loc.

Verificarea documentelor are ca scop sa se constate daca au fost respectate regulile de intocmire a documentelor, iar datele inscrise in acestea sunt reale. In general, verificarea documentelor se efectueaza sub trei aspecte: a formei documentului (daca s-a utilizat documentul prevazut in normele legale, daca s-a completat cu toate elementele necesare, daca s-au barat spatiile ramase libere, daca a fost semnat de persoane autorizate), a calculelor aritmetice ( se refera la controlul cifrelor cuprinse in document daca aceste cifre au fost stabilite corect) si de fond ( se refera la realitatea, legalitatea, oportunitatea operatiei cuprinsa in document ).

Potrivit normelor legale, corectarea documentelor se efectueaza, de regula de catre persoana care a intocmit documentul, prin taiere cu o linie a sumei sau cuvantului gresit, in asa fel incat sa se poata vedea ce s-a corectat si se trece alaturi cuvantul sau suma corecta. Normele legale interzic corectarea documentelor de evidenta care contin operatii de incasari si plati in numerar sau prin banca. Aceste documente, intocmite gresit, trebuie anulate sau pastrate pana in momentul aprobarii de a fi distruse.

Pastrarea documentelor de evidenta se efectueaza in cursul exercitiului la compartimentele functionale ale agentului economic. La sfarsitul anului ele se predau la arhiva agentului economic, de a carei organizare raspunde, de regula, seful compartimentului financiar-contabil.

Modelele registrelor si formelor tipizate comune privind activitatea financiara si contabila ( Regulamentul de aplicare a Legii Contabilitatii ):

BON DE MISCARE A MIJLOACELOR FIXE

Serveste ca:

- document de inregistrare a operatiunilor de decontare intervenite intre unitate si subunitati care tin contabilitate proprie si intre subunitati ale aceleiasi unitati care tin contabilitate proprie;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, de compartimentul financiar-contabil, pe baza actelor justificative care stau la baza operatiunii.

Circula:

- la conducatorul compartimentului financiar-contabil sau inlocuitorul sau, pentru semnare (ambele exemplare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrare

- la unitatea sau subunitatea care participa la operatiunea de decontare, pentru inregistrare

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al partilor participantele operatiunea de decontare

PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCTIUNE A MIJLOACELOR FIXE / DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE

Serveste ca:

- document de constatare a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale;

- document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta sau de declasare a bunurilor materiale;

- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, precum si din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate.