Dosar de Audit Curent

CAPITOLUL I ROLUL DOCUMENTELOR IN ACTIVITATEA DE AUDIT

1.1 Documentatia in activitatea de audit

Pentru a realiza planificarea activitatii de audit, auditorul trebuie sa determine modul specific de abordare a auditului pentru fiecare client si sa documenteze acest lucru, adica sa intocmeasca documentele dosarului de audit pentru fiecare etapa a procesului de audit.

Auditul trebuie efectuat astfel incat sa fie respectate principiile sale de baza.Obiectivele auditului stabilite cu exactitate trebuie consemnate in documentele auditorului.

Prin documentatia lucrarilor de audit se inteleg foile de lucru pe care le-a intocmit auditorul sau documentele pe care le-a obtinut si pastrat in cadrul executarii lucrarilor sale.

In cadrul unor audituri repetitive, anumite foi de lucru pot fi clasate in dosarul permanent (care este regulat pus la zi, tinand seama de informatiile care au o importanta constanta pentru auditurile ulterioare), iar alte foi de lucru pot fi clasate in dosarul exercitiului, continand informatii referitoare in mod esential la perioada auditata.

Aceste foi de lucru sunt proprietatea auditorului. Este la latitudinea auditorului punerea sau nu la dispozitia clientului, a unei parti sau a unui extras din foile sale de lucru. Aceste documente nu trebuie sa se substituie registrelor contabile ale clientului.

Auditorul trebuie sa adopte proceduri satisfacatoare, permitand buna conservare a foilor sale de lucru si a caracterului lor confidential, atat in interiorul, cat si in exteriorul cabinetului sau societatii de expertiza contabila. Auditorul trebuie sa le pastreze o durata suficienta de timp pentru a raspunde nevoilor functiei sale si pentru a satisface cerintele oricarei obligatii legale sau profesionale in materie de conservare a documentelor.

Documentarea lucrarilor de audit este un eveniment indispensabil pentru urmataoarele considerente:

- a justifica indeplinirea obiectivelor, explicarea procedurilor si a normelor, iar opinia si concluziile emise sunt fondate;

- a asigura supervizarea efectiva a lucrarilor delegate colaboratorilor sau a permite utilizarea lucrarilor de control efectuate de alte persoane (alti auditori);

- a transmite datele de la un exercitiu la altul, avand in vedere ca dosarele de lucru constituie o documentare privilegiata pentru cunoasterea generala a lucrarilor anului viitor.

Tinerea dosarelor de lucru este o conditie “sine qua non” pentru o mai buna organizare, planificare si executie a lucrarilor, in conditiile unui volum foarte mare al lucrarilor efectuate de auditor si de complexitatea controalelor de efectuat.

Documentele de lucru pentru audit trebuie pregatite la un standard ridicat, astfel incat sa realizeze obiectivele de audit cat mai simplu si mai clar posibil. Obiectul, continutul si scopul trebuie sa fie clare, fara alte explicatii. Documentele de lucru trebuie intocmite pe masura efectuarii auditului si nu trebuie lasate incomplete sau sa contina aspecte inutile. De asemenea, fiecare trebuie sa-si detalieze procedurile in privinta documentelor de audit depasite (inlocuite).

Gradul de extindere a documentelor de audit este o problema de rationament profesional, iar auditorul trebuie sa-si bazeze decizia privind extinderea documentelor pe ceea ce ar fi necesar pentru a inlesni unui auditor experimentat, fara legaturi anterioare cu auditul respectiv, sa inteleaga activitatea desfasurata si temeiul deciziilor luate.

Calitatea, tipul si continutul vor varia in functie de circumstante, dar documentele de lucru trebuie sa cuprinda, unde este cazul:

- informatii privind structura legala si organizationala a entitatii;

- extrase sau copii ale documentelor, contractelor si proceselor verbale importante;

- informatii privind sectorul, mediul economic si legislativ in cadrul caruia functioneaza entitatea auditata;

- probe privind procesul de planificare si modificarile ulterioare;

- probe despre faptul ca sistemul de contabilitate si control intern al clientului a fost evaluat;

- probe privind evaluarea riscului intern si de control, precum si revizuirile acestora;

- analizele tranzactiilor si soldurilor;

- analizele indicatorilor economico – financiari si ale tendintelor semnificative ale acestora;

- o evidenta a naturii, duratei si intinderii procedurilor de audit si rezultatele acestor proceduri;

- copii ale corespondentei cu alti auditori, experti si alte terte persoane;

- copii ale corespondentei cu clientul, rapoarte catre administratori sau conducere si note ale discutiilor cu administratorii si conducerea privind problemele de audit;

- scrisori de confirmare a declaratiilor;

- o sinteza a aspectelor semnificative ale auditului respective, cuprinzand detalii despre informatiile disponibile, sumele implicate, opiniile conducerii, concluziile despre rezolvarea sau tratarea acestor probleme;

- copii ale situatiilor financiare aprobate.

Calitatea documentelor de lucru determina calitatea auditului prin furnizarea probelor asupra activitatii desfasurate si a concluziilor trase. “Testul suprem” al calitatii documentatiei este dat de situatia in care un auditor cu experienta, fara legaturi anterioare cu angajamentul respectiv, va putea evalua, pornind de la documentele de lucru, ceea ce s-a facut si baza pe care s-au tras concluziile.

Scopul dosarului de audit:

- ajuta la planificarea si efectuarea activitatii de audit;

- ajuta la supravegherea si revizuirea activitatii de audit;

- inregistreaza probele de audit relevante rezultate din activitatea desfasurata pentru ca auditorii sa-si sustina opinia emisa.

Dosarul standard de audit este indexat pe fiecare sectiune importanta, care la randul ei este indexata detaliat contribuind la trimiterea la informatiile aflate in dosar.

1.2 Dosarul de audit curent

Acest dosar trebuie sa contina toate informatiile relevante pentru perioada financiara pentru care se face auditul. Nu se poate specifica in mod exact ce informatii trebuie sa cuprinda acest dosar, pentru ca aceasta depinde de circumstantele fiecarui angajament. Totusi se recomanda ca toate firmele sa depuna eforturi in directia standardizarii formatului acestui dosar, pentru a facilita revizuirea si controlul activitatii. Utilizarea acestor proceduri minimale va ajuta la atingerea acestiu obiectiv.

Dosarul de audit curent mai cuprinde toate elementele angajamentului de audit, a caror utilitate nu depaseste exercitiul controlat. El permite auditorului sa asambleze toate lucrarile, incepand de la organizarea misiunii la sinteza si formularea Raportului de Audit.