Etape premergătoare elaborării situațiilor financiare - Inventarierea

1. Etape premergătoare elaborării situațiilor financiare

Întocmirea situațiilor financiare reprezintă o activitate complexă, orientată în scopul determinării indicatorilor economico-financiari. Pentru realizarea acesteia sunt necesare o serie de etape care se parcurg într-o succesiune logică după cum urmează:

- verificarea înregistrării în conturi a operațiilor economico-financiare;

- efectuarea și verificarea operațiilor economice specifice sfârșitului perioadei de gestiune;

- stabilirea balanței de verificare înainte de inventariere;

- inventarierea generală a patrimoniului;

- regularizarea și înregistrarea diferențelor constatate la inventariere;

- stabilirea balanței de verificare după inventariere;

- determinarea rezultatului exercițiului și repartizarea profitului.

1.2 Verificarea înregistrării în conturi a operatiilor economico-financiare

Scopul acestei etape îl reprezintă asigurarea caracterului real al situațiilor financiare respectiv a concordanței indicatorilor pe care îi conțin cu situația economico-financiară. Pentru aceasta se verifică modul în care s-au înregistrat în contabilitate documentele primare și centralizatoare și în ce măsură au fost reflectate toate operațiile pe care acestea le-au consemnat.

Astfel, documentele primare și centralizatoare sunt verificate atât din punct de vedere al înregistrării lor în conturile corespunzătoare naturii operației conținute, cât și din punct de vedere al formei pe care trebuie să o respecte (folosirea modelului de document corespunzător, completarea tuturor elementelor acestuia, exactitatea prețurilor și a calculelor efectuate, existența semnăturilor persoanelor cărora le revine sarcina întocmirii acestor documente).

De asemenea, se va avea în vedere verificarea conținutului documentelor justificative, prin prisma concordanței cu realitatea a operațiilor economico-financiare pentru care sunt întocmite, a legalității, oportunității și economicității acestor operații.

1.3 Stabilirea balanței de verificare înainte de inventariere și efectuarea inventarierii generale a patrimoniului

Balanța de verificare înainte de inventariere se întocmește pentru centralizarea și controlul exactității datelor înregistrate în conturi. Astfel, ea va permite compararea soldurilor din inventarul contabil și inventarul faptic.

Cu ajutorul balanței se verifică situația debitului și creditului conturilor, înregistrarea sintetică și analitică, iar pentru verificarea înregistrării în conturi a tuturor documentelor justificative se urmărește egalitatea care trebuie să existe între totalul rulajului debitor sau creditor din balanță și totalul calculat în Registrul-jurnal. Datorită faptului că soldurile finale din balanță reprezintă elementul de referință pentru inventarul faptic, balanța poate fi considerată drept un inventar contabil.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a poziției financiare și a rezultatelor obținute de fiecare unitate și cuprinde toate elementele, sursele și resursele entității, precum și bunurile și valorile detinute cu orice titlu, aparținând altor persoane fizice sau juridice. Inventarierea anuală se face, de regulă, cu ocazia închiderii exercițiului financiar, avându-se în vedere și specificul organizației.

Inventarierea patrimoniului se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel puțin două persoane numite prin decizie scrisă, emisă de conducerea unității coordonate, acolo unde este cazul, de o comisie centrală. În decizia de numire se menționează, în mod obligatoriu, componența comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, data începerii și terminării operațiunii.

La unitățile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singură pcrsoană. Prin unități mici la care, potrivit reglementărilor, inventarierea poate fi efectuată de o singură persoană se înțelege: persoanele fizice care au calitatea de comerciant sau societățile comerciale al căror număr de salariați este de până la două persoane, iar valorile materiale care trebuie inventariate nu depășesc plafonul stabilit de administratorul unității.

Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisii vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică, care să asigure efectuarea corectă și la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii și nici contabilii care țin evidența gestiunii respective, cu excepția unităților mici.

În vederea bunei desfășurări a operațiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligația gestionării patrimoniului trebuie să ia măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere.

Pe de altă parte, comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere

potrivit prevederilor legale.

După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridică, sub semnătura directorului economic, a contabilului șef sau a altei persoane numite să îndeplinească această funcție, listele de inventariere, vizate și parafate de către acesta, după care comisia se prezintă la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariată în vederea efectuării inventarierii fizice.

Comisia de inventariere trebuie să aibă în vedere următoarele măsuri organizatorice:

a) Înainte de începerea operațiunii de inventariere, gestionarul răspunzător de gestionarea valorilor materiale elaborează o declarație scrisă privind situația gestiunii pe care o conduce.

b) Se vor indica toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate.

c) Se asigură închiderea și sigilarea, în prezența gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea. Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, președintele comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze aceste locuri și căile de acces, cu excepția locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi.