Evidența contabilă la o societate

1. Descriere societate

S.C. Servicii Comunale Gherghesti S.R.L. a luat fiinţă în anul 2012 având sediul în Sat Gherghesti,Comuna Gherghesti, judeţul Vaslui funcţionând în baza statutului şi a certificatului de înmatriculare eliberat de Camera de Comerţ Vaslui sub numărul J37/7331/2012 cu contul RO016NCB0260003080550001 deschis la Banca Comercială Română Bârlad şi este administrată de asociatul unic Consiliul Local Gherghesti.

La înfiinţare întreprinderea a achizitionat doua microbuze pentru a presta servicii de transport local. În prezent întreprinderea desfăşoară prestari servicii de transport castigand licenta pe inca doua trasee: Barlad-Gherghesti, Gherghesti-Puiesti, activităţi de comerţ cu amănuntul de masa lemnoasa, marfuri (detine un magazin alimentar), prestari servicii intretinere si amenajare drumuri si podete.

Încă de la înfiinţare societatea a organizat activitatea financiar contabilă conform prevederilor Legii Contabilităţii nr. 82/1991, cu modificările şi completările ulterioare şi a normelor de aplicare emise de Ministrul de Finanţe.

Bazele de evaluare folosite în determinarea valorii contabile brute sunt preţurile de achiziţie sau de producţie. De la inceput, unitatea foloseste regimul de amortizare liniară, care constă în repartizarea uniformă a valorii imobilizărilor corporale pe toată durata de folosinţă utilă a acestora.

În situaţiile financiare ale anului 2012 societatea figurează cu un capital social subscris şi vărsat în valoare de 1000 lei.

Capitalul social, deţinut în întregime de Consiliul Local Gherghesti este divizat în 10 părţi sociale a câte 100 lei fiecare. Creanţele şi datoriile înregistrate în evidenţa societăţii se încaseaza, respectiv achita conform contractelor şi termenelor stabilite cu clienţii, respectiv furnizorii.

Ca proiecte de viitor firma îşi propune să deschidă mai multe magazine alimentare in comuna cu preturi mai mici fata de concurenta.

1.2. Structura organizatorică

Întreprinderea S.C Servicii Comunale Gherghesti S.R.L. are un număr minim de 12 angajaţi, încadrându-se în rândul societăţilor mijlocii, repartizaţi astfel: 9 angajaţi în sectorul operativ şi 3 angajaţi în sectorul administrativ. Funcţiile de conducere sunt deţinute de următoarele persoane:

- Administrator (asociatul unic)

- Director general

- Contabil şef

Organigrama întreprinderii este prezentată în Anexa nr. 1.

Departamentul financiar-contabil este condus de contabilul şef (directorul economic) care răspunde cu personalul din subordine şi de întocmirea corectă a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în evidenţa contabilă. În cadrul compartimentului se găseşte şi casierul care se ocupă cu încasările şi plăţile care sunt realizate în numele societăţii.

Relaţiile cu celelalte compartimente ale firmei sunt stabilite încă de la înfiinţare astfel:

- Cu departamentul resurse umane – de aici sunt preluate informaţii despre angajaţi cu scopul de a calcula drepturile salariale care le revin, de asemenea sunt preluate date despre furnizorii cu care firma are încheiate contracte;

- Cu departamentul aprovizionare – de aici sunt preluate documentele justificative aferente achiziţiei şi recepţiei de mărfuri. Acestea servesc la verificarea valorii mărfurilor achiziţionate şi pe baza căreia se va calcula preţul cu care acestea vor fi rerevândute;

- Cu departamentul desfacere (vânzări) – de aici sunt preluate documentele aferente vânzării mărfurilor, de la director sunt preluate contractele care au fost încheiate cu clienţii şi alte documente care atestă consumurile interne;

- Celor din departamentul administrativ le este prezentată situaţia firmei, de asemenea fiind solicitaţi pentru a semna diferite documente, pentru a aproba efectuarea de plăţi, pentru a aproba diferite proiecte pe care firma vrea să le realizeze.

Circuitul documentelor:

Factura fiscala este documentul care evidenţiază atât creanţa faţă de client, cât şi scăderea din gestiune a bunurilor vândute. Factura se întocmește în trei exemplare, de către compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziției de livrare, a avizului de însoțire a mărfii sau a altor documente tipizate care atestă executarea lucrării și prestarea serviciilor.

In cazul primirii unei facturi de la un furnizor acesata circula astfel :

- la Compartimentul Aprovizionare pentru confirmarea primirii pe baza receptiei consemnata in Nota de receptie si constatare de diferente;

- la Compartimentul Contabilitate pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica – pe furnizor si pe produs, precum si in Jurnalul de TVA pentru cumparari cat si pentru acceptarea platii.

Se arhiveaza la Compartimentul Contabilitate.

Avizul de însoţire a mărfii serveşte că document pentru eliberarea din magazie a bunurilor materiale destinate vânzării, pentru întocmirea facturii, ca document de însoţire pe timpul transportului, ca document de recepţie la cumpărător (când nu s-a întocmit factura şi nota de recepţie).