Integrarea Tehnologiilor Informaționale în Domeniul Financiar Contabil

Integrarea tehnologiilor informaționale în domeniul financiar contabil

Tehnologiile informaţionale şi de comunicaţie sunt folosite la nivel individual, cât şi la nivel organizaţional cu o flexibilitate din ce în ce mai ridicată, utilizând intensiv un volum uriaş de informaţii cu impact direct asupra tuturor activităţilor umane. S-a păşit deja într-o nouă etapă - societatea „ global informatizată”- ale cărei principale caracteristici, sunt digitizarea şi interconectivitatea .

O caracteristică a organizațiilor moderne este folosirea într-o proporţie din ce în ce mai mare a sistemelor de informaţii, bazate pe computere şi telecomunicaţii. Printre implicaţiile utilizării tehnologiilor informaţionale în departamentul financiar-contabil, se regasesc : creşterea productivităţii angajaţilor, îmbunătăţirea procesului decizional, creşterea performanţelor.

Noi tehnici de integrare au fost puse la dispoziţie prin intermediul tehnologiei informaţiei. Acestea alături de sisteme avansate de gestionare a datelor contribuie la creşterea eficienţei de recuperare şi restaurare a informaţiilor. Aceste progrese nu fac numai procesul contabil mai simplu, dar creează de asemenea o utilizare mai concentrată şi mai relevantă a informaţiilor computerizate. În general, eficacitatea şi eficienţa în contabilitate au fost majorate cu ajutorul progreselor tehnologiei informaţiei, care vor deveni tot mai prezente odată cu dezvoltarea şi introducerea de noi tehnologii.

1.Relația dintre investițiile în tehnologie și performanța departamentului financiar contabil

Impactul tehnologiei informaţiei asupra performanţelor departamentului financiar contabil se poate regăsi în două moduri:

Analize mai detaliate necesare managementului. Aceasta conduce la:

-decizii mai bune;

-identificarea oportunităţilor de afaceri mai bune, de exemplu prin data mining;

Direcţii nefavorabile pot fi identificate mai rapid, susținand astfel managerii în realizarea unui control mai bun al companiei.

În literatura de specialitate referitor la relaţia dintre investiţii IT şi performanţă şi productivitate s-au raportat efecte pozitive semnificative ale unei astfel de investiţii. Însă aceste investiții nu ar trebui să fie singurul gen de investiții. Investițtiile în tehnologia informației sunt realizate în principal pentru a nu risca pierderea legăturii cu evoluţia pieţei şi a concurenţei. Tehnologiile informaţionale pot avea impact asupra performanţei, dar ele nu sunt suficiente pentru acest lucru. NTIC (noile tehnologii de informare şi comunicare) ar trebui să fie considerate ca resurse suplimentare adăugate într-un context organizaţional şi tehnic. Acestea ar trebui să fie susţinute prin alte mijloace organizatorice şi manageriale. Astfel, efectele acestui set dificil de vectori pot fi izolate prin contribuţiile fiecărui factor.

Performanța ce poate fi obţinută într-o companie sau un departament din cadrul acestuia cu NTIC este, printre altele, în legătură cu fenomenele de învăţare asociate cu utilizarea acestor tehnologii. Într-un studiu de caz, Neo (1988) a remarcat că "cele mai de succes implementări ale tehnologiilor informaţionale în organizaţii sunt cele care au înregistrat deja o experienţă. Eficacitatea unui sistem informatic este, prin urmare, dependentă nu de tehnologia în sine, nici de organizaţia văzut în mod izolat, ci o combinaţie a celor două." . Contribuţia NTIC nu ar trebui privită ca un proces static, ci ca o coevoluţie tehnică şi organizatorică.

Implicaţiile utilizării tehnologiei informaţiei în departamentul financiar-contabil al unei firme pot fi rezumate astfel :

creşterea productivităţii muncii a personalului, creşterea în continuare a vitezei de procesare a datelor, viteza de comunicare şi volumul crescut de constatări;

folosind coduri de bare şi generarea automată a documentelor de aplicaţii informatice;

utilizarea unor proceduri clare pentru corectarea eventualelor erori care apar în fluxurile de informaţii;

îmbunătăţi procesul decizional;

creşterea performanţei.

Într-un sens mai larg, efectele computerizării în departamentele financiar-contabile ale companiilor sunt în principal următoarele:

Reducerea numărului de erori comise în pregătirea documentelor;

Stabilirea unui nivel ridicat de procesare a datelor;

Reducerea semnificativă a erorilor de calcul şi editare;

Creşterea vitezei de procesare a datelor;

Efectuarea diagnosticul financiar în mod automat şi interpretarea rezultatelor;

Tabloulul de bord electronic obţinut cu o varietate de indicatori şi o mare putere de sinteză şi caracterizare.

2.Sisteme inteligente în activitatea financiar-contabilă

Inteligenţa artificială a devenit o realitate nu numai în domeniul biologiei sau biogeneticii, ci şi în economie, cu aplicaţii din cele mai diverse în gestiunea economico-financiară a firmelor. În domeniul financiar-contabil, două componente de bază ale inteligenţei artificiale au aplicabilitate largă: sistemele expert şi bazele de date inteligente.

Sistemele expert au aplicabilitate în economie, în general, şi în domeniul financiar-contabil,în special, datorită caracterului simbolic al prelucrărilor şi al modului de exploatare a informaţiilor.Ca urmare a necesităţii de interpretare a fiecărei operaţiuni economice care este supusă înregistrării contabile se impun alte instrumente decât sistemele tradiţionale de preluare şi prelucrare automată a datelor contabile, instrumente care să preia expertiza umană şi să facă interpretări prin care să se ajungă la rezultate similare gândirii umane, dar într-o perioadă mai scurtă de timp. Sistemele expert sunt capabile să trateze o astfel de problemă, iar dintre cele mai cunoscute arii de utilizare a acestora în domeniul financiar-contabil pot fi enumerate: gestiunea conturilor de furnizori şi clienţi, planificare financiară, determinarea şi analiza abaterilor de la activitatea planificată, sprijinirea controlului intern, gestiunea stocurilor, diagnosticul financiar al firmelor.

Utilizarea sistemelor expert în domeniul financiar-contabil

Atat la nivel de întreprindere, cat și la nivel bancar, o parte a deciziilor pot fi adoptate cu ajutorul unor sisteme expert. Indiferent de domeniu, s-au conturat în timp trei tipuri de sisteme expert:

sisteme expert de tip diagnostic – presupune realizarea unei expertize;

sisteme expert pentru previziune-planificare - sunt utilizate în scopul elaborării de programe sau planuri optime;

sisteme expert de control – sunt utilizate pentru a sprijinii decizii ce trebuie adoptate în timp extrem de rapid și care prelucrează un volum foarte mare de date.

La nivel de întreprindere, principalele activități pentru care se pot dezvolta sisteme expert sunt:

analiza și planificarea financiară;

gestiunea trezoreriei;

alegerea variantelor de finanțare a unei investiții