Întocmirea și utilizarea documentelor financiar-contabile

Intocmirea si utilizare documentelor financiar-contabile

Orice operatie economica, inainte de a fi inregistrata in contabilitate trebuie sa fie consemnata in documente de evidenta economica anume concepute, pentru fiecare fel de operatie economica. Documentele de evidenta economica sunt acte scrise, in care se consemneaza fenomenele si procesele economice care se produc in unitati. Aceste documente sunt procedee metodice comune pentru mai multe stiinte economice, deoarece ele se intocmesc si se folosesc nu numai in contabilitate, ci si in alte forme de evidenta economica. Ele reprezinta suport legal pentru inregistrarile efectuate in evidenta economica. Faptul ca documentele sunt intocmite de persoane autorizate atrage raspunderea persoanei care le-a intocmit pentru consecintele activitatilor declansate pe baza lor.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

• denumirea documentului;

• denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;

• numarul documentului si data intocmirii acestuia;

• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

• continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

• datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;

• numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;

Documentele contabile - jurnale, fise etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:

• felul, numarul si data documentului justificativ;

• sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;

• conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;

• semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz.

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz. Nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate. Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.

Factura se intocmeste si se utilizeaza in conformitate cu prevederile Codului fiscal.

Registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, cu conditia respectarii continutului de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor. Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, registrele de contabilitate obligatorii sunt:

• Registrul-jurnal (este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare.)

• Registrul-inventar (document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.)

• Cartea mare (este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat.)