Întocmirea unei balanțe de verificare la sfârșitul lunii, pe baza înregistrărilor cronologice ce au avut loc în cursul unei luni

- procedeu specific al metodei contabilității -

1. Definiție, importanță, clasificare

1.1. Definiție

Balanța de verificare este un procedeu specific al metodei contabilității, cu ajutorul căruia se sintetizează informațiile contabile înregistrate în conturi și se verifică existența anumitor corelații impuse de dubla înregistrare a elementelor patrimoniale.

1.2. Importanță

a. Oferă informații referitoare la existentul inițial, mișcările sau rulajele din cursul perioadei, inclusiv soldul final al fiecărei substanțe patrimoniale în parte. Prin excepție, balanța șah pune în evidență și corespondența conturilor.

b. Oferă posibilitatea descoperirii unor anumite categorii de erori.

1.3. Funcțiile balanței de verificare

Balanța de verificare constituie un instrument indispensabil de lucru al contabilității, a cărui importanță este dată de funcțiile pe care le îndeplinește. Funcțiile balanței de verificare sunt :

a. Funcția de verificare a exactității înregistrărilor efectuate în conturi

După cum reiese și din denumirea funcției, cu ajutorul acesteia se constată și se verifică exactitatea înregistrărilor din contabilitatea curentă, prin existența egalității permanente dintre totalurile sale.

b. Funcția de verificare a concordanței dintre conturile sintetice și conturile analitice

Această funcție se realizează prin aceea că pentru fiecare cont sintetic care se desfășoară pe conturi analitice se întocmește câte o balanță de verificare a conturilor analitice, cu ajutorul căreia se controlează exactitatea înregistrărilor efectuate în conturile sintetice prin concordanțele care trebuie să fie între conturile analitice și contul sintetic respectiv în ceea ce privește soldurile inițiale, rulajele lunare și soldurile finale.

c. Funcția de instrument de legătură între conturile sintetice și bilanț

Se realizează prin aceea că datele din bilanț reprezintă soldurile finale ale conturilor de active și pasive preluate din balanța de verificare, apoi prelucrate și grupate conform cerințelor de întocmire a bilanțului.

d. Funcția de grupare și centralizare a datelor înregistrate în conturi

Se realizează prin ordonarea și centralizarea informațiilor referitoare la existența și mișcarea elementelor patrimoniale înregistrate în conturile sintetice și analitice. Astfel, este posibilă actualizarea continuă a informațiilor, creându-se posibilitatea identificării volumului și naturii modificărilor intervenite în structura elementelor patrimoniale în fiecare lună.

e. Funcția de instrument de analiză și sinteză a activităților economice

Se realizează prin compararea pe fiecare cont în parte, pe grupe de conturi și pe total a datelor de la începutul unei perioade de gestiune cu cele de la sfârșitul acesteia, stabilindu-se modificărle produse în mărimea și structura elementelor patrimoniale. Prin analiza datelor se pot trage concluzii asupra modului de alocare a resurselor, precum și asupra rezultatelor financiare, în vederea elaborării prognozelor necesare luării deciziilor pentru viitor.

1.4. Clasificarea balanțelor de verificare

Clasificarea balanțelor de verificare are loc după următoarele criterii :

a. După natura conturilor pe care cuprind :

- Balanțe de verificare ale conturilor sintetice - sunt redactate pe baza datelor conținute în conturile sintetice utilizate în contabilitatea curentă a firmei.

- Balanțe de verificare ale conturilor analitice - sunt întocmite pe baza datelor conținute în conturile analitice, care dezvoltă într-un anumit grad de detaliere informațiile conținute în conturile sintetice. Ele pot fi de două feluri :

- Balanțe de verificare analitice pentru conturile monofuncționale

- Balanțe de verificare analitice pentru conturile bifuncționale

b. După structura sau numărul perechilor de egalități conținute :

- Balanța de verificare pe solduri finale ( cu o serie de egalități )

- Balanța de verificare pe sume și solduri finale ( cu două serii de egalități )

- Balanța de verificare pe rulaj ( cu trei serii de egalități )

- Balanța de verificare cu patru serii de egalități

- Balanța de verificare cu cinci serii de egalități

- Balanța de verificare ,,ȘAH” ( cu șase serii de egalități )

c. După criteriul care stă la baza indicatorilor calculați cu ajutorul acestora :

- Balanța de verificare pe totaluri valorice

- Balanța de verificare șah sau pe conturi corespondente