Arhivarea Documentelor și Evidențelor în Format Clasic Comparativ cu Forma Electronică

Clasificarea documentelor

După natura operaţiilor documentele pot fi: documente privind activitatea financiar contabilă (în care se consemnează activele imobilizate, activele circulante, salariile, pasivele, rezultatele financiare); documente pentru alte activităţi care nu constituie acte justificative pentru înregistrările contabile.

După funcţia pe care o indeplinesc documentele pot fi: de dispoziţie - prin care se ordonă a se executa o operaţie economică (dispoziţii de plată, dispoziţii de livrare, ordinul de plată, comanda); de execuţie (justificative) - cuprind date cu privire la executarea operaţiilor economice; mixte sau combinate - reunesc trăsăturile documentelor de dispoziţie şi a celor justificative. Aceste documente sunt initial documente de dispoziţie, iar prin completarea lor cu date referitoare la execuatrea operaţiilor respective ele devin documente justificative.

După numărul operaţiilor economice documentele pot fi: documente singulare care conţin date privitoare la o singură operaţie (chitantă, bon de consum, factură); documente cumulative sau centralizatoare care conţin date privind mai multe operaţii economice de acelaşi fel.

După momentul întocmirii şi rolul în cadrul procesului informaţional: documente primare întocmite în momentul şi la locul efectuării operaţiilor (îndeplinesc rolul de documente justificative); documente secundare întocmite pe baza documentelor primare sau concomitent, asigurând pregătirea datelor în vederea prelucrării lor.

După sfera de aplicare pot fi: documente generale sau comune, utilizate în toate unităţile patrimoniale; documente specifice utilizate în anumite ramuri ale economiei.

După forma de prezentare pot fi: documente tipizate întocmite pe formulare tip strict determinate a căror folosire este obligatoriu; documente netipizate întocmite pe formulare specifice, pe hârtie simplă.

După locul unde se întocmesc şi circulă pot fi: documente interne întocmite în cadrul unităţii; documente externe intocmite în afara unităţii.

După regimul de tipărire şi folosire: documente întocmite pe formulare cu regim special; documente întocmite pe formulare cu reglementări exprese de tipărire, gestionare, folosire şi justificare (mărci poştale, timbre fiscale, bilete de călătorie, certificate medicale, carnete de muncă, etc.); documente întocmite pe formulare cu regim uzual, nu sunt supuse anumitor restricţii privind tipărirea, numerotarea şi justificarea lor.

Clasarea şi păstrarea documentelor

Faza finală a circulaţiei documentelor constituie clasarea lor la dosar după rezolvarea completă şi definitorie a acestora. Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o anumită ordine strict determinată în scopul asigurării, păstrării lor în bune condiţii şi pentru a fi uşor găsite în vederea obţinerii informatiilor necesare. O clasare ratională şi eficientă trebuie să asigure posibilitatea găsirii cu uşurintă a oricărui document, să fie simplă, precisă, elastică, să se poată utiliza la un numar mai mare de documente, să fie potrivită specificului documentelor.

Criterii de clasare

1.Criteriul cronologic – constă în gruparea documentelor în ordinea întocmirii lor (calendaristic)

2.Criteriul alfabetic – impune clasarea în acelaşi dosar a documentelor ţinând seama de denumirea unităţii la care se referă documentele

3.Criteriul geografic – asigură gruparea documentelor după judeţul, municipiul sau oraşul unde îşi au sediul unităţile corespondente

4.Criteriul după obiect sau pe grupe de operaţii economice – constă în aranjarea documentelor pe categorii de probleme (mijloace fixe, active circulante băneşti, livrarea mărfii).

Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile până în anul 2007

s-a efectuat la domiciliul fiscal al societăţii. Arhivarea tinde să devină o problemă odată cu extinderea activităţii, a creşterii numărului de tranzacţii comerciale după o perioadă de funcţionare. Arhivarea clasică a documentelor a prezentat inconvenientul alocării unui spaţiu fizic de depozitare. De aceea societatea a

încheiat un contracte de prestări de servicii, cu titlul oneros, de către o persoană juridică română, care dispun de condiţii corespunzătoare pentru arhivarea registrelor şi documentelor justificative şi contabile. Astfel răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile a revinit administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare. Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, trebuie să înştiinţezea organul fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Organele de control ale Ministerului Finanţelor Publice pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative şi contabile şi în alte locaţii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.