Bugetarea Fluxurilor de Trezorerie

1. Conceptul si necesitatea bugetarii

Activitatea din unitatile cu scop lucrativ vizeaza obtinerea de profit, urmarindu-se permanent maximizarea acestora. Realizarea profitului si capacitatea unitatii de a raspunde pozitiv in lupta concurentiala din economia de piata presupune abilitatea managerului de a stapani si controla costurile activitatii pe care o gestioneaza.

Instrumentul principal pentru urmarirea si controlul cheltuielilor ocazionate de activitatea, desfasurata pentru realizarea obiectivelor intreprinderii si veniturile realizate prin valorificarea produselor fabricate si/sau lucrarilor executate il reprezinta bugetul.

Bugetul reprezinta un document intocmit inaintea desfasurarii activitatii, cu rol de a previziona resursele necesare pentru realizarea unor activitati, a unui produs sau grup de produse. Aceasta presupune elaborarea de bugete pentru fiecare departament angrenat in derularea activitatii si pentru fiecare produs. Totalitatea acestora formeaza un sistem – sistemul bugetar, iar inscrierea in bugete a datelor privind previziunea constituie bugetarea. Un sistem bugetar eficient poate oferi informatii privind nevoile lunare de mijloace banesti, nevoile de materii prime, sezonul de varf al cererii de forta de munca si programarea in timp a cheltuielilor de capital.

La sfarsitul exercitiului se compara rezultatele efective ale activitatiui de exploatare cu sumele prevazute in bugete si se determina pe aceasta baza punctele tari si slabe ale unitatii respective.

Bugetele de venituri si cheltuieli asigura un control bugetar eficient a modului de gestionare a resurselor la nivelul verigilor structural-organizatorice ale unitatii si responsabilitatea managerilor pe structuri organizatorice.

Bugetele reprezinta expresia financiara si cantitativa a unor programe de actiune prin care sunt stabilite obiectivele de atins si mijloacele financiare, materiale si umane necesare pentru realizarea lor.

Conducerea prin bugete creeaza cadrul pentru judecarea performantelor, intrucat prin buget se stabilesc limite maxime pentru cheltuielile fiecarei structuri organizatorice si pentru consumurile directe ocazionate de realizarea produselor chiar depasirea acestora, cu unele exceptii, demonstrand management ineficient la acest nivel. Se realizeaza astfel un control al organelor superioare de conducere (manager general) asupra modului de gestionare a resurselor de catre managerii de la nivel mediu si inferior.

Bugetul poate fi format din date financiare, date operationale nefinanciare sau o combinatie a acestor doua categorii. Exemplu bugetul cheltuielilor generale administrative cuprinde numai date financiare; bugetul consumurilor de materii prime poate cuprinde numai date nefinanciare (unitati de masura); bugetul cheltuielilor privind manopera poate cuprinde date nefinanciare (ore-munca) sau si date financiare – salarii directe, cheltuielile patronale aferente.

2. Principiile fundamentale ale bugetarii

Elaborarea bugetelor este o activitate complexa in care sunt antrenate persoanele cu responsabilitati la diferite nivele organizatorice precum si salariati implicati direct in transpunerea in practica a prevederilor cuprinse in bugete. Participarea la procesul de elaborare a bugetelor unui numar mai mare de salariati are un dublu aspect: contribuie la intocmirea unor bugete mai realiste si transmite responsabilitati directe participantilor la executia bugetului.

Derularea procesului bugetar presupune respectare unui set de principii pentru asigurarea eficientei.

Aceste principii pot fi sintetizate in 5 grupe, astfel:

Grupul A: Principii referitoare la obiective pe termen lung

- Stabilirea unor obiective pe termen lung pentru intreprindere

- Convertirea obiectivelor pe termen lung in planuri de activitate pentru liniile de produse sau servicii prestate si planuri corespunzatoare de profituri, exprimate in termeni cantitativi generali.

Grupul B: Principii referitoare la obiective si strategii pe termen scurt

- Transformarea planurilor pe termen lung in planuri pe termen scurt pentru liniile de produse sau serviciile prestate si un plan detaliat de profituri

- Intocmirea unui set de planuri de elaborare a bugetelor si programarea specifica in timp a activitatilor pentru intreaga perioada (exercitiu).

Grupul C: Principii referitoare la responsabilitatile si relatiile angajatilor

- Identificarea directorului de buget si a personalului corespunzator

- Identificarea tuturor participantilor implicati in procesul de elaborare a bugetului

- Aplicarea tehnicilor de bugetare participativa

- Obtinerea sprijinului total al managerilor superiori si comunicarea acestui fapt participantilor la procesul de bugetare

- Realizarea unei comunicari totale pe toata durata procesului bugetar

Grupul D: Principii referitoare la activitatea propriu-zisa de elaborare a bugetelor

- Aplicarea unor rationamente realiste in cursul elaborarii bugetelor

- Impunerea respectarii tuturor termenelor limita stabilite

- Utilizarea unor procedee flexibile de aplicare

Grupul E: Principii referitoare la respectarea prevederilor bugetare

- Mentinerea unui proces bugetar continuu si monitorizare bugetului in anumite momente pe parcursul exercitiului

- Crearea unui sistem de rapoarte periodice privind performantele, care sa fie legate de responsabilitatile atribuite

- Analiza domeniilor cu probleme inaintea desfasurarii unor noi activitati de planificare.