Comunicarea organizațională - aspecte pozitive și negative la SC Biofarm SA

CAPITOLUL I

ASPECTE TEORETICE PRIVIND COMUNICAREA ORGANIZAŢIONALĂ

Comunicarea reprezintă un schimb de informaţii, fiind o necesitate de bază a vieţii. Totodată, este forma concretă prin care se înfăptuieşte coordonarea unui grup uman într-o organizaţie.

Comunicarea se defineşte ca un transfer de informaţii de la un emitent (expeditor) la un receptor (primitor), în condiţiile înţelegerii corecte de către receptor a conţinutului mesajului.

Ea oferă posibilităţi nelimitate în viaţa socială, implicit în cea organizaţională, jucând un rol imens în existenţa umană. Ideea comunicării ca element şi mijloc esenţial al vieţii individuale şi sociale este larg acceptată atât de sociologi, antropologi, cât şi de psihologi. Comunicarea este considerată ca reprezentând chiar un factor sociogenetic, fără comunicare societatea umană neputând exista. Ea este însă cu atât mai importantă pentru organizaţii, alături de alte funcţii (de organizare, conducere, decizie etc.). Termenul de comunicare organizaţională defineşte totalitatea instrumentelor şi măsurilor de comunicare într-o organizaţie, care sunt folosite pentru a crea o imagine despre organizaţia respectivă şi performanţele ei la publicul ţintă.

Există două ramuri ale acestei comunicări având în vedere publicul căruia i se adresează:

1. Comunicarea internă - are în principal rolul de a prezenta rezultatele tehnice, economice organizatorice; de a transmite informaţii, cunoştinţe şi decizii; de a explica o nouă orientare, o nouă metodă, o nouă tehnologie etc.

Prin comunicare internă, se realizează informarea (se furnizează baza deciziilor), motivarea (se stimulează cooperarea şi implicarea în atingerea obiectivelor), controlul (se clarifică îndatoririle, se stabilesc autoritatea şi responsabilităţile). Funcţia ei emoţională (exprimarea trăirilor, sentimentelor etc.) este de asemenea importantă; astfel se pot dezamorsa unele tensiuni sau se pot consolida anumite poziţii în cadrul organizaţiei.

În mediile organizaţionale întâlnim două tipuri ale comunicării interne şi anume comunicarea formală şi comunicarea informală.

- Comunicarea internă formală este cea în care informaţia circulă înăuntrul lanţului de comandă sau al responsabilităţilor pe linie de sarcină, definite de organizaţie. În cadrul ei aproape totul (mesaje, canale, reţele de comunicare etc.) este prestabilit şi reglementat prin norme bine precizate. Pe parcursul desfăşurării ei sunt activate statutele şi rolurile formale ale membrilor organizaţiei, implicit sistemul de drepturi şi îndatoriri ale acestora exprimate în comportamente dezirabile şi aşteptate.

- Comunicarea internă informală există în afara comunicării formale, transgresând organizarea ierarhică a autorităţii. În comunicarea informală pe primul plan trec nevoile psihologice ale oamenilor, frecvenţa contactelor dintre ei, similaritatea de vârstă, sex, timp petrecut împreună în organizaţie sau în afara ei. În comunicarea informală, informaţia circulă în toate sensurile şi în toate direcţiile (ascendent, descendent, orizontal, diagonal, încrucişat etc.) ,,sărind” peste ,,nodurile” ierarhice. Prin comunicarea informală se scurg informaţii care nu sunt legate neapărat de sarcinile sau de munca membrilor organizaţiei, ci, mai ales cele cu privire la o serie de evenimente ce au sau se presupune că vor avea loc în organizaţie.

2. Comunicarea externă – cuprinde relaţiile firmei cu piaţa, cu furnizorii, clienţi, foruri ierarhice. Organizaţia acţionează într-un mediu economic, social şi politic, stabileşte relaţii şi comunică permanent cu partenerii săi exteriori. Formele de comunicare cu aceşti parteneri externi sunt variate: comunicarea financiară, comunicarea de marketing, comunicarea cu concurenţii, relaţiile publice, vânzarea sau negocierea.

Partenerii externi ai organizaţiei pot fi grupaţi astfel:

- parteneri economici – furnizori, cumpărători şi concurenţi. Cu furnizorii poţi negocia urmărind încheierea unor acorduri pe termen scurt sau lung etc. Cu clienţii, acţiuni de cercetare a pieţei, reclamă şi publicitate, acţiuni de relaţii publice, vânzare, negociere, comunicare cu ocazia derulării contractelor cu concurenţii.

- parteneri financiari sunt cei de la care organizaţia îşi procură fonduri sau alte servicii financiare, acţionarii, băncile, bursa, societăţi de asigurări, alte instuituţii financiare.

- parteneri sociali sunt reprezentaţi de comunitatea locală, opinia publică, asociaţiile şi sindicatele.

- parteneri politici sunt autorităţile publice locale sau puterea publică centrală.

Comunicarea privind viaţa organizaţiei îndeplineşte două funcţii majore:

- funcţia de unificare a activităţilor organizaţiei – comunicarea este modalitatea prin care oamenii sunt uniţi într-o organizaţie pentru a atinge un ţel comun; scopul comunicării într-o organizaţie este acela de a conduce la schimbări, de a influenţa acţiunile ce asigură prosperitatea organizaţiei;

- funcţia de integrare managerială – comunicarea este vitală pentru funcţionarea internă a organizaţiei, pentru că integrează funcţiile manageriale; comunicarea leagă, de asemenea organizaţia de mediul exterior.