Finalizarea controlului financiar - controlul financiar preventiv delegat

1. Finalizarea controlului financiar preventiv

Indiferent care ar fi organul specializat, rezultatele muncii de control trebuie prezentate în mod obligatoriu într-un act de control, unde se înscriu numai abaterile, dificultăţile sau lipsurile. Nu se înscriu aspectele pozitive din unitatea patrimonială, consideraţiile personale, prezentări de opinii sau păreri ale celor controlaţi, altele decât cele referitoare strict la control şi care au fost încadrate în metodologia de control financiar.

Etapa privind finalizarea şi verificarea costatărilor controlului financiar intr atât în atribuţiile persoanelor care exercită controlul financiar , cât şi în preocupările, obligaţiile şi răspunderile persoaneleor care îndeplinesc funcţii de coordonare şi conducere a organelor de control financiar. Aestea au obligaţii privitoare la definitivarea, finalizarea şi mai ales la valorificarea constatărilor controlului. Organele de control trebuie să urmărească cu insistenţă şi rigurozitate aducerea la îndeplinire, în condiţii de calitate şi la termenele stabilite , a sarcinilor trasate şi a măsurilor dispuse în urma verificărilor pentru realizarea în întregime a drepturilor cuvenite statului sau autorităţilor publice locale.

Dacă operaţiunile sau documentele verificate nu au fost avizate de către persoanele împuternicite cu realizarea activităţii de control financiar preventiv sau de alte organe competente, potrivit legii, nu pot fi înregistrate în diferitele evidenţe financiar-contabile, operative sau de sinteză Rezultă deci că operaţiunile economice supuse controlului financiar preventiv nu pot fi aprobate şi nici efectuate dacă din verificarea prealabilă a acestora, pe obiectivele stabilite, a rezultat că nu au fost respectate prevederile sau normele legale prin care au fost reglementate.

1.1. Prezentarea documentelor

Documentele justificative sunt acele documente în care se consemnează operaţiile economice şi financiare în momentul efectuării lor, pe baza cărora se fac înregistrările în jurnale, fie şi în alte documente contabile de către agenţii economici, entităţile publice, asociaţii, etc. Elementele esenţiale pe care trebuie să le cuprindă documentele justificative sunt:

-denumirea documentului;

-denumirea şi sediul unităţii patrimoniale care întocmeşte documentul;

-numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

-cnţinutul operaţiei economice şi financiare şi respectiv temeiul legal al efectuării ei;

-datele cantitative şi valorice aferente operaţiei economice şi financiare efectuate;

-numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiei economice şi financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiile respective, după caz.

În cazul în care documentele respective se referă la cheltuieli pentru prestaţii , servicii efectuate de persoane fizice, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii întocmite în acest scop, în conformitate cu reglementările în vigoare. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat ori înregistrat în contabilitate. Îscrierea datelor în documente se face cu cerneală, pastă de pix, maşină de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea erorilor se face în toate exemplarele documentului justificativ şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării operaţiei. Nu sunt admise corecturi în documentele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, precum şi în alte documente pentru care indicaţiile de completare prevăd asemenea restricţii (ex.: chitanţierul, filele din registrul de casă, filele din carnetul de cecuri pentru ridicarea numerarului de la bancă, etc.)

Documentele greşit întocmite se anulează şi rămân în carnetul respectiv ( nu se detaşează). Pentru asigurarea circulaţiei raţionale şi unitare a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contablitate, precum şi pentru ţinerea la zi a contabilităţii, se recomandă ca directorul financiar-contabil, contabilul şef sau o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie, să întocmească “graficul de circulaţie a documentelor justificative”, care se aprobă de administrator, ordonatorul de cedite sau persoana care are obligaţia gestionării patrimoniului.

Documentele privind operaţiile din care derivă drepturi sau obligaţii patrimoniale ce se reprezintă la control financiar preventiv, vor fi însoţite de actele justificative corespunzătoare ce vor fi semnate în prealabil de către conducătorul compartimentului de specialitate în care urmează să se efectueze operaţia respectivă. Acesta îşi asumă şi întreaga răspundere în legătură cu legalitatea, realitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea, eficacitatea şi eficienţa acestor operaţiuni. În cazul în care dispoziţiile legale prevăd avizarea operaţiilor de către juris-consult, documentele respective vor fi supuse controlului financiar preventiv, împreună cu avizul acestuia.