Identificarea Principalelor Sisteme Informaționale și Aplicații Informatice ce Sprijină Prelucrarea Datelor

S.C. PostMaster S.R.L. îşi are sediul central în Bucuresti fiind alcatuita din 45 de birouri locale. Obiectul studiului nostru de caz va fi aplicat pe filiala din municipiul Vaslui.

1.1 Descrierea organizaţiei

Nr.

crt. Caracteristica Descriere

1.

Obiect de activitate,

forma de organizare juridică, tipul proprietăţii S.C. PostMaster S.R.L. a fost înfiinţată în 2007 in Bucuresti de o echipă de profesionişti entuziaşti cu o experienţă de peste 8 ani în crearea şi implementarea campaniilor de marketing direct.

Obiectul principal de activitate al S.C. PostMaster S.R.L. îl constituie:

• livrarea corespondentei adresate, distributia neadresata, servicii postale si gestiune de baze de date, distributie in spatii publice,

2. Piaţa în amonte şi aval

• Furnizori: interni: Romtelecom (asigura conexiune internet), FanCourier (asigura transportul de la sediile regionale), Austral (asigura distribuirea papetariei), Tipografii parteneri (asigura fabricarea materialelor publicitare)

externi: -

• Clienţi: interni: PPT, Arcadia, etc

externi: Metro, Selgros, Ikea, Kika, Cora, Praktiker, InterEx, Bricostore, etc

• Concurenţa: In prezent, piata este impartita intre PostMaster si concurentii acesteia, Posta Romana si Inbox Marketing care ne obligă să ţinem pasul şi să fim la curent cu tot ce este nou pe piaţă.

• Puncte tari şi slabe ale firmei faţă de piaţă:

Puncte tari:

- cea mai mare suprafata acoperita de o firma de profil;

- are posibilitati foarte mari de dezvoltare datorita liberalizarii serviciilor postale nationale;

- eficientizarea operatiunilor de plata, control, resurse umane prin programele on-line;

- obtinerea unei cresteri cu aproximativ 30% a veniturilor, crestere sustinuta de extinderea portofoliului de clienti si de dezvoltarea serviciilor oferite clientilor existenti;

- atragerea pe piata locala a Postei austriece, dispusa sa investeaza in firma PostMaster.

Puncte slabe:

- ingreunarea distribuirii materialelor publicitare datorita vremii nefavorabile;

- distribuirea dificila a corespondentei adresate din pricina greutatii acesteia.

3. Organizarea firmei şi principalele activităţi econimice Structura organizatorică a firmei este de tip departamentală. Principalele activităţi desfăşurate de societate şi departamentele responsabile pentru acestea sunt:

• lucrări de construcţii ale drumurilor ( şantier )

• fabricarea produselor din beton pentru construcţii (şantier - staţia prefabricate beton)

• activităţi de proiectare-urbanism ( birou proiectare-ofertare)

• marcaje stradale (şantier - siguranţa circulaţiei)

• activităţi de salubritate ( şantier - canalizare pluvial)

1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaţional al organizaţiei

1.2.1 Identificarea sistemelor informaţionale economice şi a aplicaţiilor informatice

Nr

crt. Sistemul informaţional identificat şi scopul Aplicaţia informatică Prelucrări şi tipul prelucrărilor extrase din analiza interfeţei aplicaţiilor

1. Sistemul informaţional privind receptia – are in vedere receptia materialelor publicitare care intra in firma de la furnizori nostri. Microsoft Acces – cu ajutorul acestui program putem realiza multiple operatiuni:

• receptie on-line

• modificari ale bazelor de date

2. Sistemul informaţional privind personalul – are în vedere evidenţa salariaţilor unei societăţi, cu toate datele personale şi posibilitatea de a vizualiza/actualiza informaţii referitoare la angajaţi, obţinerea rapoartelor de evidenţă a angajaţilor. Microsoft Access – cu ajutorul programului vom putea :

• tine evidenta pontajelor fiecarui angajat

• modifica date referitoare la angajati Prelucrare mixtă, făcându-se automat transmiterea informaţiilor la birou de resurse umane manual, prin introducerea pontajelor, datelor personale ale salariaţilor, concedii medicale, de odihnă etc.

3.

Sistemul informaţional privind distributia – desfasurarea in bune conditii a activitatii prestate de angajati. Microsoft Access – prin acest program vom putea primi si trimite informatii despre incheierea distributiei in bune conditii la biroul de IT, prin intermediul unui formular.

4. Sistemul informaţional privind coordonatorul zonal – preia informaţiile din celelalte sisteme informţionale în vederea obţinerii datelor necesare bunei desfasurari ale activitatii firmei. Microsoft Excel – prin utilizarea acestui program vom putea efectua urmatoarele operatiuni:

• trimite AVD (cerere de bani spre decontare)

• primi bonuri de comanda

• trimite decontari (pentru cheltuieli transport, facturi utilitati, produse intretinere sediu,etc. ) Documentele sunt supuse următoarelor tipuri de prelucrări automate: culegerea informaţiilor, validare, corectare si trimiterea lor la celelalte departamente si manual prin introducerea datelor.

5. Sistemul informaţional privind contabilitatea generala – evidenţa imobilizărilor corporale şi necorporale ale societăţii comerciale (mijloace fixe, obiecte de inventar etc.). CIEL Conta –programul permite realizarea urmatoarelor operatiuni:

• gestionarea corecta si completa a activitatii financiar-cantabile;

• introducerea inregistrarilor primare

• obtinerea raportarilor anuale. Prelucrarea este mixtă( culegerea si introducerea datelor se realizează manual, iar calculul amortizării, a duratei de funcţionare, a duratei ramase de amortizat se realizează automat).

1.2.2 Resurse hardware

Firma S.C. PostMaster S.R.L. dispune de o reţea de calculatoare alcătuită dintr-un server (server de baze de date) şi din 5 de PC-uri.

Dispersia calculatoarelor personale: 1 la Directorul zonal, 1 la Operator, 1 la Control Team Leader, 2 la Curieri.