Organizarea Controlului Financiar Preventiv la un Agent Economic

I. INTRODUCERE

Economia de piaţă nu poate funcţiona decât prin respectarea şi aplicarea legilor, ceea ce presupune un control permanent, sistematic şi bine organizat în toate firmele. În acelaşi timp controlul furnizează informaţiile necesare fundamentării deciziilor, fiind un atribut esenţial al actului managerial la nivelul diferitelor structuri organizatorice din economie. Întrucât de calitatea deciziilor şi activitatea de management în general depinde succesul sau insuccesul unui agent economic aflat într-un mediu concurenţial, se poate aprecia că controlul financiar poate asigura în mare măsură realizarea scopului propus. În economia de piaţă agenţii economici sunt supuşi permanent unui examen riguros şi exigent din partea pieţii care operează după criteriul eficienţei şi concordanţei cu nevoile reale ale consumatorilor.

Originile sunt foarte vechi, oricare ar fi culturile şi implantările lor geografice.

Controlul este o măsură pentru a asigura omogenitatea conturilor, exactitatea lor şi transmiterea de rezultate fiabile. Evul mediu dezvoltă aceste tehnici. Biserica şi Administraţia Publică vor fi principalii artizani. În secolul XIX, apar asociaţii de contabili, al căror demers este apropiat de cel pe care noi îl practicăm astăzi. De-a lungul aceleaşi perioade, la instigarea autorităţilor naţionale, se creează organisme profesionale ale căror scopuri sunt de a normaliza proceduri, de a informa, de a consilia, de a reglementa practici, eventual de a sancţiona.

Indeferent de nivelul de la care se exercită, controlul nu este numai o revizie sau o inspecţie care inventariază neregulile şi care propun sau aplică sancţiuni (controlul de conformitate), ci este, în primul rând, un demers menit să cantribuie:

• la perfeţionarea activităţilor controlate,

• la sporirea economităţii, eficacităţii şi eficienţei operaţiunilor şi tranzacţiilor,

• la prevenirea neregurilor, şi

• la lichidarea cauzelor lor (controlul performanţei).

II. DEFINIREA CONTROLUL FINANCIAR – CONTABIL

II.1.Controlul – atribut al condecerii

Indeferent de nivelul de la care se exercită, conducerea este o activitate tot mai complexă, ea având drept atribute:

• prefigurarea evoluţiei viitoare a sistemului condus (funcţia previzională);

• stabilirea structurilor organizatorice şi informaţionale, precum şi a modalităţi de funţionare ale acestora (funcţia organizatorică);

• armonizarea în permanenţă a deciziilor de conducerii şi a acţiunilor personalului, în vederea obţinerii rezultatelor dorite (funcţia de coordonare);

• determinarea personalului din subordine să îşi îndeplinească în condiţii tot mai bune sarcinile (funcţia de antrenare). Aceasta antrenare se asigură atât prin măsuri administrative şi coercitive, cât şi prin măsuri stimulatorii materiale şi morale (motivaţionale);

• urmărirea în permanenţă a modului de funcţionare a sistemului de condus, a rezultatelor obţinute comparativele propuse (funcţia de control).

Controlul reprezintă atât funcţia finalizatoare a procesului de conducerre, cât şi funcţia care furnizează elementele necesare pentru realizarea celorlalte atribute ale conducerii:

Pe baza informaţiilor furnizate de către control, conducerea are posibilitatea să cunoască realitatea. Pe această bază, conducerea îşi alege procedeele de lucru necesare pentru:

• aprecierea calităţii deciziilor luate anterior şi a eficienţei măsurilor întreprinse pentru realizarea lor;

• analiza abaterilor pe cauze şi responsabilităţi;

• fixarea unor noi obiective, a unor noi sarcini, în funcţie de noile condiţii în continuă modificare.

Fără informaţiile furnizate de către control, conducerea nu-şi poate realiza în condiţii bune celelalte atribute ale sale (previziunea, organizarea, coordonarea şi antrenarea).

Prin control, managementul îşi asigură informarea dinamică, reală, preventivă, care ridică valoarea concluziilor şi calitatea deciziilor. Controlul pătrunde în esenţa fenomenelor şi contribuie efectiv la conducerea ştiinţifică şi eficientă, sesizează aspectele negative în momentul în care acestea se manifestă ca tendinţă şi intervine operativ pentru prevenirea şi lichidarea cauzelor. Controlul nu se rezumă să constate manifestarea neajunsurilor, nu este numai concomitent şi ulterior, ci, în primul rând, este bazat pe previziunea desfăşurării activităţii, a posibilităţilor apariţiei deficienţelor şi anomaliilor. Pentru obţinerea profitului maxim, pe lângă evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele şi normele stabilite, controlul contribuie şi la prevenirea tendinţelor şi fenomenelor care necesită decizii de corecţie.