Transparență și Eficientizare în Cadrul Căilor Ferate Române

Implementarea sistemului financiar-contabil integrat pentru CFR Călători, CFR Marfă şi CFR SA, un pas important în cadrul schimbărilor de anvergură din sistemul feroviar românesc

În cadrul procesului de restructurare a Căilor Ferate Române s-a evidenţiat necesitatea realizării de mecanisme interne care să permită o mai bună analiză a activităţii feroviare prin punerea la dispoziţia managementului Companiei de Infrastructură şi a operatorilor feroviari a unor instrumente decizionale performante, utile în activitatea curentă şi cu impact pe termen mediu şi lung :

- realizarea planurilor de afaceri ale companiilor naţionale de transport de marfă şi de călători pentru proiectarea pe o perioadă de 5 ani a resurselor necesare şi a rezultatelor propuse, corelat cu politici comerciale şi de management al materialului rulant coerente,

- realizarea unui model echilibrat de calcul al taxei de utilizare a infrastructurii

- introducerea unui sistem financiar-contabil integrat.

La sfârsitul anului 2001, în urma unei licitaţii deschise, Ministerul Transporturilor, Construcţiilor şi Turismului a semnat contractul RO9910.03 de "Asistenţă în Restructurarea Căii Ferate Române", proiect ce a putut fi realizat în urma unei investiţii însemnate, provenite din fonduri Phare.

Acest proiect a avut mai multe componente care împreună vizau restructurarea Căii Ferate, răspunzând tuturor necesităţilor majore identificate anterior.

Componenta principală a acestui proiect a constat în implementarea unui sistem financiar-contabil integrat la nivelul întregii Căi Ferate Române.

Prin crearea sistemului financiar-contabil integrat bazat pe principiile definite în planurile de afaceri ale companiilor s-a urmărit dezvoltarea unui instrument care să răspundă cerinţelor de business ale celor trei companii feroviare: CFR Călători, CFR SA, CFR Marfă.

Totodată, a fost necesară introducerea unor proceduri de lucru şi a unor modalităţi de raportare standardizate, care să permită obţinerea în timp real a unor situaţii centralizatoare asupra nivelului de profitabilitate al companiilor feroviare. Se dorea urmărirea acestor situaţii pe centre de cost (de la nivel de punct de lucru, staţie, până la nivel de central regională şi companie), pe centre de profit (pe categorii de tren, categorii de mărfuri, etc.) precum şi pe activităţile specifice din sistemul feroviar.

Acest gen de analize este foarte util în cadrul un sistem atât de complex cum este sistemul feroviar românesc.

Conducerea Ministerului Transporturilor, Construcţiilor şi Turismului intenţionează ca pe termen mediu întreaga activitate feroviară să se organizeze pe acest principiu centre de cost - centre de profit, astfel încât pentru fiecare secţiune de circulaţie să se poată urmări rezultatele, iar în funcţie de acestea să se ia cele mai potrivite decizii referitoare la viitorul acestor secţii: închiderea, menţinerea la aceiaşi parametri sau investiţii justificate de cererea de transport tot mai mare, pe termen lung, pe secţia de circulaţie respectivă.

De asemenea, în particular pentru CFR Călători, se va putea determina între ce ore şi pe ce distanţe transportul este mai favorabil, realizându-se o adaptare a ofertei la cerinţele pieţei.

Pentru ca întreg contextul să concure la realizarea acestor obiective, în paralel, în cadrul celorlalte componente ale proiectului au fost dezvoltate planurile de afaceri ale companiilor precum şi instrumente de planificare a costurilor de întreţinere şi de calcul al taxei de utilizare a infrastructurii.

Pentru prima dată fost conceput un model de calcul al Taxei de Utilizare a Infrastructurii care ia în calcul atât elementele fixe cât şi pe cele variabile necesare întreţinerii infrastructurii feroviare.

Soluţia financiar-contabilă implementată, a luat în considerare principiile definite în cadrul celorlalte componente, mapează principalele procese de business din cadrul Căilor Ferate şi este adaptată la nevoile specifice ale sistemului feroviar românesc.

Proiectul a fost iniţial conceput pentru a realiza implementarea soluţiei informatice la o singură societate feroviară, Societatea de Management Feroviar (SMF SA) care asigura gestiunea contabilă şi managementul financiar pentru întreg sistemul feroviar. După desfiinţarea acestei companii la data de 1 noiembrie 2002, personalul şi funcţiunile sale organizatorice au fost distribuite către CFR Călători SA, CFR Marfă SA şi CFR Infrastructură SA.

Această modificare a însemnat pentru furnizor (grupul de firme S&T Romania – SIVECO Romania - Oracle Romania – HP Romania):

- recalibrarea întregului plan de proiect, definirea unor elemente specifice pentru fiecare dintre cele trei companii,

- instruirea unui număr de trei ori mai mare de utilizatori,

- realizarea de valori unice ale planului de conturi pe segmente, pentru fiecare dintre cele trei entităţi.

Toate aceste dificultăţi au fost însă depăşite cu succes datorită suportului managerial obţinut din partea companiilor beneficiare, implicării Ministerului care a formalizat activitatea de proiect pe principii unitare în cele trei companii şi, mai ales, puterii de lucru şi dorinţei de progres exprimată pe parcursul întregului proiect de către utilizatorii finali.

Cea mai mare realizare este aceea că la momentul actual două dintre companiile feroviare au renunţat complet la evidenţa manuală a datelor, urmând ca şi cea de a treia să ajungă la acelaşi rezultat în prima parte a anului viitor.

După finalizarea acestui proiect, în perioada martie-iulie 2004 au fost încheiate cu cele trei companii feroviare contracte cu o durată de 8-18 luni în vederea consolidării sistemului şi extinderii implementării acestuia la nivelurile inferioare din organizaţie, în toate acele subunităţi cu balanţă proprie din cadrul CFR Călători, CFR Marfă şi CFR SA, urmând ca până la sfârşitul anului 2004 să se lucreze din încă 70 de unităţi distribuite la nivel naţional. Astfel, companiile feroviare nu numai că au folosit in mod judicios fondurile Phare alocate, ci şi continuă sa extinda acest proiect cu fonduri proprii.

În perspectivă, pe verticală este posibilă extinderea cu alte aplicatii (Managementul stocurilor, Managementul aprovizionării, Managementul mijloacelor fixe, Managementul contractelor), integrarea cu alte sisteme informatice (de exemplu, cu Sistemul de vânzare bilete, Sistemul de emitere a Scrisorilor de trăsura, etc.) dar şi implementarea unui sistem de suport decizional. Se intentioneaza ca toate aceste sisteme sa fie standardizate la nivelul intregii Cai Ferate Romane.

Pe parcursul acestui proiect Căile Ferate Române au trecut prin schimbări majore de structură şi au continuat să-şi consolideze viziunea comercială. În contextul dat, această primă fază în implementarea soluţiei informatice este un pas important spre realizarea sistemului integrat de preluare, gestiune şi consolidare a tuturor informaţiilor economico-financiare din cadrul celor trei companii feroviare, de utililitate vitală la nivelul întregii structuri feroviare.

Realizarea cu succes a unui proiect informatic atât de complex a fost posibilă datorită implicării unor companii de renume din domeniul tehnologiei informaţiei: S&T Romania, prim contractor şi integratorul proiectului, SIVECO Romania care a realizat implementarea aplicaţiei financiar-contabile, Oracle Romania care a furnizat soluţia Oracle E-Business Suite şi HP Romania care a furnizat infrastructura hardware