E-learning - Implicații în Managementul Documentelor

Necesitatea unui mediu fără hârtie

Anticiparea transformării absolute a datelor în informaţii în timp real şi reducerea timpului nemăsurat al livrării datelor sunt factori-cheie care conduc atât educaţia globală cât şi sistemele economice către un mediu fără hârtie.

Mediul fără hârtie ideal pentru educaţie şi sisteme economice este unul care foloseşte mijloace electronice pentru a face afaceri. Cu o permanentă dezvoltare a aplicaţiilor pentru calculatoare în domeniile educaţiei şi a afacerilor, începutul anilor ’80 a creat impresia că un mediu cu adevărat fără hârtie “bate la uşă”. Ironic parcă, s-a întâmplat chiar opusul. Uşurinţa cu care calculatoarele puteau tipări diferite documente a creat un flux nou de hârtie.

În lumea modernă, instituţiile educaţionale s-au bucurat în unanimitate de oportunitatea de a economisi. Scopul e de a micşora, reteza cheltuielile, şi de a aduce tehnologia la o stare inovativă de colaborare, prin care poate ajuta sistemul educaţional .

Multe din organizaţiile care promovează mediile lipsite de hârtie sunt departe de a atinge Nirvana pe care o caută. Ceea ce trebuie să înţeleagă organizaţiile sunt motivele utilizării hârtiei (dosare, arhive, articole poştale) înaintea sugerării şi promovării unor soluţii tehnice(managementul cunoştinţelor, depozite de date, reţele locale de stocare). De aceea mediile cu adevărat lipsite de hârtie trebuie să fie iniţiate de la nivel cultural, astfel încât organizaţiile să le înţeleagă importanţa şi necesitatea. Pentru a schimba cultura organizaţională şi a promova mediile fără hârtie, este necesară introducerea de noi modalităţi de vizionare, citire şi tranzitare a informaţiilor şi a conţinutului învăţăturilor .

Tehnologia este disponibilă astăzi să ofere date şi informaţii intr-un mediu fără hârtie. Sistemul fără hârtie poate fi văzut ca o activitate de reprezentare a cunoştinţelor în care analiştii implementează un model calitativ al unei aplicaţii software care oferă o funcţionalitate dorită.

Într-o aranjare tradiţională, acest model al aplicaţiei este descris prin text şi diagrame, iar realizarea modelului este implementat într-un limbaj imperativ care favorizează performanţa înaintea flexibilităţii . Prezentarea datelor trebuie să poată suporta un sistem care este user-friendly, flexibil, uşor de înţeles şi de accesat .

În educaţie, media a materializat conceptul nostru despre cunoştinţe de-a lungul istoriei. Tehnologiile recente sunt angajate prin convergenţa utilizării calculatoarelor, a telecomunicaţiilor. Aceste tehnologii noi joacă rolul de reînnoire a universităţilor de la tradiţional la fără hârtie dând cunoştinţelor o altă formă.

În Figura 1 este reprezentată evoluţia tehnologiei educaţionale.

Fig. nr.1 Evoluţia tehnologiei educaţionale

Încă de pe vremea cand egiptenii utilizau instrumente rudimentare de scris pentru a comunica pe foi de trestie, hârtia a fost cea mai obişnuită metodă de documentare a informaţiei. Această metodă de transmitere a cuvintelor scrise a fost atât de gravată în minţile societăţii de azi încât renunţarea la acest mijloc de comunicare nu este uşoară. De fapt, studiile au demonstrat că oamenii sunt capabili să reţină cu 30% mai multe informaţii dacă le sunt prezentate pe hârtie decât dacă le.ar vedea pe ecranul unui calculator . Lucrul fără hârtie constă în micşorarea numărului de ori care să implice manipularea fizică a documentelor şi maximizarea eficienţei lucrului prin posibilitatea accesării informaţiei electronic şi în momentul în care este nevoie. Aplicaţiile fără hârtie sunt folosite pentru a îmbunătăţi şi simplifica fiecare domeniu al afacerii şi administrarea beneficiilor angajaţilor. Site-urile web şi intranet-urile au fost elaborate pentru a profita la capacităşi maxime de beneficiile oferite de absenţa hârtiei.