Analiza postului - elaborarea fișei postului

Schimbările frecvente care se produc într-o organizaţie fac ca în anumite situaţii să fie necorespunzătoare posturile existente. Pentru a le aduce în corcondanţă cu realitatea, ele trebuie supuse unei analize riguroase.

Analiza posturilor – este procedeul prin care se determină sarcinile, activităţile, competenţele şi responsabilităţile specifice unui post şi tipulde persoane recomandate să îl ocupe. Ea se concretizează în :

• Descrierea de post - care reprezintă o listă de sarcini, activităţi, competenţe, responsabilităţi, relaţii formale şi condiţii de muncă ale unui post.

• Specificaţia postului – care reprezintă lista de „cerinţe profesionale şi umane” necesare ocupării postului, adică cunoştinţe, abilităţi, experienţă, precum şi atribute personale (aptitudini,caracteristici de personalitate, aspiraţii etc.).

Pentru efectuarea analizei posturilor, se impune să răspundem la următoarele două întrebări:

Ce scop are analiza posturilor?

Cine sunt cei implicaţi în analiza posturilor?

Referitor la prima întrebare, dacă este util să precizăm că analiza posturilor serveşte la:

1. Cunoaşterea conţinutului posturilor;

2. Selectarea personalului adecvat;

3. Formarea ocupantului postului;

4. Planificarea gestiunii de carieră;

5. Salarizarea în funcţie de importanţa posturilor;

6. Evaluarea performanţei;

7. Securitatea şi igiena muncii;

8. Orientarea schimbării organizaţionale.

În desfăşurarea analizei postului sunt implicaţi:

• Ocupantul postului – care reprezintă principala sursă de informaţii;

• Analistul – care are capacitatea de a interpreta şi sintetiza informaţiile;

• Superiorul ierarhic – al ocupantului postului – care validează informaţiile oferite de ocupantul postului.

Procesul de analiză a postului prespune parcurgerea mai multor paşi (etape):

PASUL 1: Precizează utilizarea care se va da informaţiei, tipul de date care trebuie obţinute şi tehnicile care vor fi folosite în acest scop.

PASUL 2: Asigură culegerea informaţiilor necesare. Pentru aceasta se folosesc:

-organigramele;

-diagramele de proces;

-descrierea postului (dacă există, ea poate fi un bun punct de plecare de la carese poate pregăti o descriere actualizată a postului).

PASUL 3: Selecţionează poziţii reprezentative pentru a le analiza. Acest lucru este necesar atunci când există mai multe posturi similare.

PASUL 4: Constă în analiza propriu-zisă a postului, ceea ce conduce la obţinerea de informaţii privind:

• activităţile cuprinse în post. Studiul activităţilor presupune să se determine:

- misiunea sau finalitatea postului;

- inputul brut (informaţie, material) încredinţat ocupantului postului;

- procesul prin care se transformă inputul;

- nivelul normat de randament;

- durata fiecărei activităţi.

• comportamentul solicitat ocupantului postului . Fiecare tip de activitate cere comportamente specifice:

- iniţiativă;

- capacitate de negociere;

- rapiditate de decizie;

- atenţie.

• condiţiile de muncă. Studiul acestor condiţii permite să se cunoască:

- efortul fizic şi intelectual necesar;

- riscul asumat.

• cerinţele umane necesare defăşurării activităţilor. Studiul acestor cerinţe permite conturarea profilului postului. Cerinţele pot fi intelectuale sau fizice.

- cerinţe intelectuale:

- studii generale;

- studii de specialitate;

- experienţă;

- alte cerinţe speciale.

- cerinţe fizice:

- forţă;

- rezistenţă;

- dexteritate.

• responsabilităţile asumate. Acest studiu evidenţiază:

- mijloacele materiale care se mânuiesc;

- impactul erorilor comise de ocupantul postului asupra organizaţiei ;

- produse sau obiective ale organizaţiei care sunt influenţate de post.

În funcţie de finalitatea analizei, aceste studii sunt, mai mult sau mai puţin, profunde.

Studiile incluse în cadrul acestui pas presupun folosirea uneia sau mai multor tehnici de analiză a posturilor.

PASUL 5: Verificarea informaţiei obţinute prin discuţii directe cu lucrătorul care ocupă postul sau cu şeful său ierarhic. Cu această ocazie se obţine acceptul din partea ocupantului postului sau se fac modificări ale descrierii activităţilor realizate de acesta.

PASUL 6: Elborarea descrierii şi specificaţiei de post, ca rezultat al analizei postului.